> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.inboxmate.psquared.dev/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # E-Mail-Integration > Verbinde dein Postfach, damit Kunden-E-Mails in InboxMate landen — mit Outlook-OAuth, Gmail-OAuth (geschlossene Beta), Weiterleitung, Freigaben im Team und KI-Entwürfen, die in deinem Outlook-Entwurfsordner erscheinen. Verbinde dein Postfach mit InboxMate, damit eingehende E-Mails gemeinsam mit den Chat-Konversationen an einem Ort landen. Postfächer sind **personenbezogen**: Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach und entscheidet selbst, ob sie es mit dem Team teilt. ## Wo du verbindest Öffne **Einstellungen → Mein Profil → Meine Postfächer** und klick auf **Postfach hinzufügen**. Zur Auswahl stehen: * **Outlook / Microsoft 365** — OAuth mit einem Klick, voller Funktionsumfang * **E-Mail-Weiterleitung** — funktioniert mit jedem Anbieter über eine Weiterleitungsregel * **Gmail / Google Workspace** — OAuth mit einem Klick (geschlossene Beta, auf Anfrage; unter **Erweitert**) * **SMTP / IMAP** — für eigene Mailserver, auf Anfrage über den Vertrieb Gmail und SMTP/IMAP findest du im eingeklappten Bereich **Erweitert**. In früheren Versionen lag die Einrichtung im Tab *E-Mail Integration* des Agenten. Dieser Tab zeigt jetzt nur noch an, welche Postfächer aktuell zum Agenten leiten. Einrichtung, Freigaben und Trennen laufen alle über **Mein Profil**. ## Weg 1 — Outlook / Microsoft 365 (empfohlen) OAuth-Anmeldung mit einem Klick über Microsoft Graph. 1. **Mein Profil → Postfach hinzufügen → Outlook / Microsoft 365** 2. Beantworte die kurze Rückfrage, ob du Admin deiner Organisation bist (siehe unten) 3. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen 4. InboxMate holt neue E-Mails etwa alle 2 Minuten ab — du musst nichts weiter tun. Direkt nach dem Verbinden und jederzeit danach kannst du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung oder über den Button **Jetzt prüfen** im Postfach sofort anstoßen. Das kann dieser Weg zusätzlich zur Weiterleitung: * **Aktionen wirken im echten Postfach** — archiviert ein Kategorisierer eine Konversation, wandert die Nachricht auch in deinen Outlook-Archivordner. Manuelles Archivieren (über das Aktionsmenü einer Konversation oder *Alle archivieren* bei einer Mehrfachauswahl) verhält sich genauso. * **Senden von deiner echten Adresse** — Antworten aus InboxMate gehen über dein echtes Outlook-Konto raus und landen in deinem Ordner „Gesendete Elemente“, nicht über einen Weiterleitungs-Alias. * **KI-Entwürfe erscheinen in deinem Outlook-Entwurfsordner** — siehe „Entwürfe nach Outlook spiegeln“ weiter unten. Funktioniert sowohl mit Microsoft-365-Firmenkonten als auch mit privaten Outlook.com- und Hotmail-Konten. ### Microsoft 365 Admin-Freigabe \[#microsoft-365-admin-consent] Gehört dein Konto zu einer verwalteten Microsoft-365-Organisation, muss InboxMate meist **einmalig von der IT freigegeben** werden, bevor irgendjemand ein Postfach verbinden kann. Damit du gar nicht erst in die Microsoft-Fehlermeldung „Administratorgenehmigung erforderlich“ läufst, fragt InboxMate schon **vor** der Weiterleitung zu Microsoft nach: > Firmen-Outlook-Konten brauchen oft eine einmalige Freigabe durch die IT. Sind Sie Admin Ihrer Organisation? Private Konten und Admins verbinden sich direkt. * **Ja – jetzt verbinden** — du wirst direkt zu Microsoft weitergeleitet * **Nein – Link an meine IT senden** — du trägst die Adresse eurer Administration ein, InboxMate schickt ihr einen fertigen Freigabe-Link Die Freigabe ist **einmal pro Organisation** nötig, nicht einmal pro Person. Was deine IT bekommt, welche Berechtigungen angefragt werden und was zu tun ist, wenn es trotz Freigabe nicht klappt. ### Ein gemeinsames Postfach verbinden Statt deines persönlichen Postfachs kannst du auch ein gemeinsames Postfach wie `office@` oder `support@` anbinden. Du meldest dich dabei weiterhin mit deinem eigenen Konto an. Vor der Weiterleitung zu Microsoft setzt du dafür das Häkchen bei *Ich möchte ein gemeinsames Postfach verbinden (z. B. office@)* und trägst die Adresse ein. Dabei gibt es auf Microsoft-Seite mehrere Stolperfallen — getrennte Berechtigungen für Lesen und Senden, verzögert wirksame Rechte und eine Outlook-Einstellung für gesendete Elemente, die standardmäßig falsch steht. Lies vorher [Gemeinsames Postfach verbinden](/de/user-guide/inbox/shared-mailbox). ### Kategorien nach Outlook spiegeln Jede Outlook-Verbindung hat einen eigenen Schalter: **InboxMate-Kategorien zu Outlook spiegeln**. Ist er aktiv, erscheint jede Kategorie, die die KI einer E-Mail zuweist, auch als farbige Outlook-Kategorie an der Nachricht selbst — derselbe Stand in InboxMate, im Outlook-Web, am Desktop und am Handy. Der Schalter steht standardmäßig auf **an**, wenn die Outlook-Kategorieliste des Postfachs beim Verbinden leer ist, und auf **aus**, wenn dort bereits Kategorien definiert sind (damit InboxMate deine bestehende Systematik nicht durcheinanderbringt). Du kannst ihn jederzeit im Einstellungs-Popover der Verbindung umstellen. Wird eine Kategorie zum ersten Mal gespiegelt, registriert InboxMate sie mit einer festen Farbe in deiner Outlook-Kategorieliste, damit das Kennzeichen überall richtig dargestellt wird. Bei einer Neukategorisierung wird das vorherige Kennzeichen entfernt und das neue gesetzt — immer nur eine gespiegelte Kategorie gleichzeitig, passend zur Darstellung in InboxMate. Bei [gemeinsamen Postfächern](/de/user-guide/inbox/shared-mailbox) funktioniert das Spiegeln der **Farben** nicht — eine Einschränkung von Microsoft. Die Kategorie wird der E-Mail trotzdem zugewiesen, nur das farbige Kennzeichen fehlt. ### Entwürfe nach Outlook spiegeln Ein zweiter Schalter pro Postfach: **KI-Entwürfe in Outlook spiegeln**. Bei neuen Outlook-Verbindungen standardmäßig aktiv. Ist er aktiv, landet jeder KI-Antwortentwurf — egal ob automatisch über die Aktion *Antwort entwerfen* einer Kategorie oder manuell über **Neu generieren** erzeugt — zusätzlich in deinem Outlook-Entwurfsordner, eingehängt in die ursprüngliche Konversation und mit deiner Signatur. Generierst du neu, wird der Outlook-Entwurf aktualisiert statt dupliziert. Das Ergebnis: Du kannst KI-Entwürfe am Handy oder am Desktop direkt aus Outlook prüfen und senden, ohne InboxMate zu öffnen. Der Entwurf ist ein ganz normaler Outlook-Entwurf, den du in Microsofts eigener Oberfläche bearbeiten und verschicken kannst. ## Weg 2 — Gmail / Google Workspace (OAuth) **Geschlossene Beta — auf Anfrage.** Gmail-OAuth ist derzeit auf freigegebene Domains beschränkt. Liegt dein Google-Konto auf einer freigeschalteten Domain, läuft die Verbindung durch; andernfalls wird die Anmeldung direkt nach dem Zustimmungsbildschirm abgelehnt und es wird kein Postfach angelegt. Schreib uns, um deine Workspace-Domain freischalten zu lassen: [sales@psquared.dev](mailto:sales@psquared.dev). (Jede Gmail-Adresse lässt sich weiterhin über [Weiterleitung](#option-3-email-forwarding-any-provider) anbinden — dieser Weg ist nicht beschränkt.) OAuth mit einem Klick für Gmail und Google Workspace — das Google-Gegenstück zum Outlook-Weg oben, mit derselben Synchronisierung in beide Richtungen. 1. **Mein Profil → Postfach hinzufügen → Erweitert → Gmail / Google Workspace** 2. Melde dich mit deinem Google-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen 3. InboxMate holt neue E-Mails in kurzen Abständen ab. Direkt nach dem Verbinden und jederzeit danach kannst du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung oder über **Jetzt prüfen** im Postfach sofort anstoßen. Das kann dieser Weg zusätzlich zur Weiterleitung (analog zu Outlook): * **Aktionen wirken in Gmail** — archiviert ein Kategorisierer oder eine Person eine Konversation, markiert sie als gelesen oder vergibt Labels, wird das auch in Gmail übernommen. Endgültiges Löschen entspricht dem Gmail-**Papierkorb** (die Gmail-Berechtigungen erlauben kein hartes Löschen). * **Senden von deiner echten Adresse** — Antworten und neue E-Mails gehen über dein echtes Gmail-Konto raus, nicht über einen Weiterleitungs-Alias. ### Angefragte Berechtigungen * `gmail.modify` — Nachrichten lesen und ihren Status ändern (Labels, Archivieren, als gelesen markieren) * `gmail.send`, `gmail.compose` — Antworten senden und neue E-Mails verfassen * `userinfo.email`, `openid` — Identität bei der Anmeldung ### Domain-Beschränkung (geschlossene Beta) Nur Google-Konten auf einer freigegebenen Domain können die Verbindung abschließen. Die Prüfung läuft **nach** Googles Zustimmungsbildschirm — ein nicht freigeschaltetes Konto sieht also noch die Google-Abfrage, wird aber bei der Rückkehr zu InboxMate abgewiesen. Es wird nichts gespeichert. Melde dich bei uns, um eure Workspace-Domain freischalten zu lassen. ## Weg 3 — E-Mail-Weiterleitung (jeder Anbieter) \[#option-3-email-forwarding-any-provider] Für Gmail (ohne OAuth), IONOS, FastMail oder alles, was eine Weiterleitungsregel beherrscht. 1. **Mein Profil → Postfach hinzufügen → E-Mail-Weiterleitung** 2. Wähle den KI-Agenten, der die eingehenden E-Mails bearbeiten soll 3. Trag deine Support-Adresse ein, optional mit Anzeigename 4. Kopier die erzeugte Weiterleitungsadresse (`*@mail.inboxmate.psquared.dev`) 5. Richte in deinem E-Mail-Programm die Weiterleitung an diese Adresse ein Weitergeleitete E-Mails kommen in dem Moment an, in dem dein Anbieter sie weiterleitet — hier gibt es keine Verzögerung durch das Abrufintervall. Bei der Weiterleitung sieht InboxMate eine Kopie jeder E-Mail, kann aber nicht auf das ursprüngliche Postfach zugreifen. Aktionen wie *Archivieren* verändern die Konversation nur innerhalb von InboxMate — im Originalpostfach bleibt alles unangetastet. Im Aktivitätsprotokoll erscheint dafür der Hinweis „nur InboxMate“. ## Weg 4 — SMTP / IMAP (über den Vertrieb) Für eigene Mailserver — eigene Domain, Mailserver im Haus oder selbst gehostetes Setup — richten wir die Anbindung für dich ein. Klick im Dialog **Postfach hinzufügen** auf **Vertrieb kontaktieren** oder schreib an [sales@psquared.dev](mailto:sales@psquared.dev). Eine Selbsteinrichtung gibt es dafür noch nicht. ## Freigaben und Eigentümerschaft \[#sharing-ownership] Jedes Postfach hat eine **Eigentümerin oder einen Eigentümer** — die Person, die es verbunden hat. Standardmäßig sieht nur diese Person die Konversationen. Im Einstellungs-Popover der Verbindung kannst du: * **Mit allen im Team teilen** aktivieren — dann sehen alle Personen im Workspace die Konversationen * Oder gezielt einzelne Personen auswählen (wenn *Mit allen* aus ist) Administrator:innen und Workspace-Inhaber:innen sehen alle Postfächer im Workspace. Alle anderen sehen nur die Postfächer, die ihnen gehören oder die mit ihnen geteilt wurden. Welcher **KI-Agent** ein Postfach bearbeitet, kannst du jederzeit über das Auswahlfeld auf der Verbindungskarte ändern — dafür musst du nichts löschen und neu anlegen. ## Agenten für ein verbundenes Postfach wechseln Die Verbindungskarte unter **Mein Profil → Meine Postfächer** hat eine eingebaute Agentenauswahl. Wähl einen anderen Agenten, und eingehende E-Mails werden ab sofort dorthin geleitet. Bestehende Konversationen bleiben, wo sie sind. ## Verbindung trennen Öffne das Einstellungs-Popover einer Verbindung und klick auf **Trennen**. InboxMate fragt dann, was mit den vorhandenen Konversationen passieren soll: * **Für alle sichtbar machen** — die Konversationen bleiben erhalten und werden für alle im Workspace sichtbar (die Verknüpfung zur Verbindung entfällt, die Konversationen bleiben bestehen) * **Alle archivieren** — alle Konversationen dieses Postfachs archivieren und die Verbindung anschließend entfernen Bei Outlook-Verbindungen wird beim Trennen zusätzlich unser OAuth-Token sofort ungültig gemacht — die Verbindung wird spätestens beim nächsten geplanten Abgleich (innerhalb von etwa 2 Minuten) nicht mehr abgefragt. ## KI-Funktionen für E-Mail ### KI-Entwürfe (alle Tarife) InboxMate wertet eingehende E-Mails aus und entwirft Antwortvorschläge auf Basis deiner Wissensdatenbank, der Notizen zum Kontakt und der recherchierten Informationen zum Unternehmen. Du kannst die Entwürfe prüfen, anpassen und senden — oder selbst etwas Eigenes schreiben. ### Kategorisierer (ab Pro) In den Tarifen Pro und Business sortiert InboxMate jede eingehende E-Mail in eine deiner Kategorien und führt pro Kategorie Aktionen aus: archivieren, Ticket erstellen, benachrichtigen, Webhook auslösen, **Unternehmen recherchieren**, **Antwort entwerfen** oder **Mit KI antworten** (Business). Die vollständige Anleitung steht unter [Kategorisierer](/de/user-guide/inbox/categorizers). ### Automatische KI-Antwort (nur Business) Im Business-Tarif lässt sich die Aktion **Mit KI antworten** für eine Kategorie auf automatisch stellen. Die KI verschickt Antworten dann ohne manuelle Prüfung, auf Basis deiner Wissensdatenbank und der Persönlichkeit deines Agenten. Im Pro-Tarif läuft dieselbe Aktion im Vorschlagsmodus — als vorbereiteter Entwurf, den ein Mensch freigibt. ## Tarifgrenzen und Verbrauch Wie viele Postfächer du verbinden kannst, hängt von deinem Tarif ab (siehe die Zeile zu Postfächern im [Tarifvergleich](/user-guide/workspace/usage-and-billing#plans) (englisch)) — Weiterleitung, Outlook, Gmail und SMTP/IMAP zählen dabei gleich, unabhängig von der Art der Verbindung. Auch Kategorisierer und die automatische KI-Antwort richten sich nach deinem Tarif, siehe [Kategorisierer](/de/user-guide/inbox/categorizers). Die KI-Arbeit an E-Mails — Antworten entwerfen, automatisch antworten und alles Weitere — läuft über das gemeinsame **Credits**-Modell und nicht über eine feste Monatsgrenze. Wie Credits funktionieren und was die einzelnen Aktionen kosten, steht unter [Nutzung und Abrechnung](/user-guide/workspace/usage-and-billing) (englisch).