# Tipps für bessere Antworten Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/getting-started/best-practices Was einen Chatbot brauchbar macht — und was ihn reihenweise Gespräche kostet. ## Wissen: Tatsachen, kein Verhalten Ins Wissen gehört, **was gilt**. In die Anweisungen gehört, **was der Agent tut**. Ein Satz wie *„Kläre früh, welcher Weg passt"* oder *„Diese Angaben beschleunigen ein Angebot: Produkt, Format, Stückzahl"* liest sich im Wissen harmlos. Er macht den Agenten aber zu etwas anderem, als Ihre Anweisungen vorsehen — und bei Widersprüchen gewinnt oft der Wissenstext, weil er konkreter formuliert ist. Dasselbe gilt für Mengengrenzen und Lieferzeiten. Steht „ab 10.000 Stück" im Wissen, darf der Agent es sagen — auch dann, wenn Sie das dem Besucher eigentlich nicht von sich aus erzählen wollten. ## Anweisungen: kurz, hart, oben Ein Modell folgt kurzen, nummerierten Regeln am Anfang deutlich besser als einer langen Erzählung. Wenn ein Agent sich nicht an etwas hält, ist die richtige Antwort meist **kürzen**, nicht ergänzen. **Tun:** * Die härtesten Regeln als nummerierte Liste ganz nach oben * Konkrete Verbote statt allgemeiner Wünsche: „Keine Preise, die nicht in einer Tool-Antwort stehen" statt „sei vorsichtig mit Preisen" * Sonderfälle festlegen: kein Suchtreffer, Werkzeugfehler, Reklamation, fremdes Thema **Lassen:** * Beispielsätze. Sie werden zur Schablone und stehen bald unter jeder Nachricht * Dieselbe Regel an drei Stellen unterschiedlich formulieren * Dem Agenten eine Aufgabe geben, die eigentlich Ihr Team macht — etwa Angebote zusammenstellen ## Eine Frage pro Nachricht Der häufigste Fehler in der Praxis: Der Agent stellt fünf Fragen auf einmal, nummeriert. Das liest niemand. Schreiben Sie ausdrücklich hinein: *„Eine Frage pro Nachricht. Nie zwei, nie eine Liste, nie nummeriert."* Und gleich dahinter: *„Kein ‚oder' in der Frage"* — sonst wird aus einer Frage eine getarnte Auswahlliste. ## Zeigen statt aufzählen Produkte als Text sind eine verpasste Gelegenheit. Eine Produktkarte hat Bild, Preis und eine Schaltfläche; ein Textabsatz hat nichts davon. Schreiben Sie es als Vertrag: *„Jedes Produkt, das du erwähnst, zeigst du mit der Produktkarte. Ein Produktname im Text ist ein Fehler."* ## Kurz heißt nicht kalt Eine nackte Frage ohne ein Wort davor wirkt abweisend. Aber eine feste Höflichkeitsformel vor jeder Nachricht wirkt aufgesetzt. Die Regel, die funktioniert: zuerst beantworten, was gefragt wurde, dann die Rückfrage. Keine Standardfloskel als Einstieg. ## Kontaktdaten nicht zu früh verlangen Wer noch keine Antwort bekommen hat, gibt ungern seine Adresse heraus. Eine Abfrage vor der ersten Antwort kostet Gespräche. Fragen Sie, wenn der Agent schon geholfen hat. ## Das Modell ist ein Hebel Hält sich ein Agent trotz klarer Regeln nicht daran — zählt Produkte als Text auf, schreibt Romane statt drei Sätzen — dann liegt es oft nicht am Text, sondern am Modell. Ein sparsames Modell ist günstiger, folgt strengen Formatregeln aber schlechter. Probieren Sie ein stärkeres Modell, bevor Sie den Anweisungstext weiter verlängern. Siehe [KI-Modelle](/de/user-guide/workspace/ai-models). ## Nach dem Start weiterarbeiten Die Einrichtung ist der kleinere Teil. Lesen Sie wöchentlich zehn echte Gespräche und leiten Sie daraus ab: | Beobachtung | Maßnahme | | ------------------------------- | ------------------------------------- | | Frage ohne gute Antwort | Wissenseintrag ergänzen | | Erfundene Zahl | Regel in den Anweisungen ergänzen | | Abbruch nach der ersten Antwort | Antwort ist zu lang oder trifft nicht | | Wiederkehrendes Thema | Schnellantwort dafür anlegen | Die Antwortzeit in der Übersicht verrät, wie viele Werkzeuge im Spiel waren. Regelmäßig über zehn Sekunden heißt meist: Der Agent sucht mehrfach hintereinander, weil Suchbegriffe oder Wissen nicht passen. # Schnellstart Chatbot Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/getting-started/chatbot-quickstart In etwa einer Stunde von null zum laufenden Chatbot auf Ihrer Website. Diese Anleitung führt einmal durch alles. Rechnen Sie mit einer knappen Stunde, das meiste davon für Wissen und Anweisungen. ## 1. Agenten anlegen **Meine Agenten → Neuer Agent**. Als Art **Chat-Widget** wählen, Namen vergeben. Tragen Sie im Reiter **Setup** unter **Identität** Ihre **Website** ein. Erst danach erscheinen die Reiter **Widget**, **Übergabe** und **Veröffentlichen**. ## 2. Wissen hinterlegen Ohne Wissen antwortet der Agent allgemein und damit unbrauchbar. Der schnellste Weg: Ihre Website einlesen lassen. Der bessere Weg: ein paar eigene Texte zu den Fragen, die wirklich gestellt werden. Beginnen Sie mit den fünf Fragen, die Ihr Team am häufigsten beantwortet. Diese fünf Texte bringen mehr als hundert automatisch eingelesene Seiten. Schreiben Sie **Tatsachen** ins Wissen, kein Verhalten. Sätze wie „Frage zuerst nach der Stückzahl" gehören in die Anweisungen, sonst widersprechen sich beide Texte. Siehe [Wissensquellen](/de/user-guide/chatbot/data-sources). ## 3. Anweisungen schreiben Der wichtigste Schritt. Ein bewährter Aufbau: ```text theme={null} Du bist der Berater auf beispiel.at. Deine Aufgabe: dem Besucher das passende Produkt zeigen. Du bist kein Angebotsassistent. # Harte Regeln 1. Eine Frage pro Nachricht. Nie zwei, nie eine Liste. 2. Höchstens drei Sätze pro Nachricht. 3. Keine Preise, Lieferzeiten oder Mengen, die nicht in einer Tool-Antwort oder im Wissen stehen. Auch nicht als "ca.". 4. Produkte immer als Produktkarte, nie als Text oder Link. 5. Erfinde nichts. Kennst du etwas nicht, biete den Teamkontakt an. # Ablauf Frage zuerst, wofür es gebraucht wird. Dann die Menge. Danach zwei bis drei Produktkarten zeigen und eine Rückfrage stellen. # Ton Sie-Form, einfaches Deutsch, kurze Hauptsätze. ``` Schreiben Sie keine Beispielsätze hinein. Steht dort *„Beginne zum Beispiel mit: Sehr gerne"*, klebt der Agent diesen Satz irgendwann unter jede Nachricht. Beschreiben Sie die Absicht statt eines Beispielsatzes. ## 4. Begrüßung und Schnellantworten Die Begrüßung ist die erste Nachricht. Die Schnellantworten sind die anklickbaren Karten darunter — der häufigste Einstieg, denn die meisten Besucher tippen nichts. Drei bis vier Karten reichen. Formulieren Sie aus Sicht des Besuchers: *„Welche Tasche passt zu mir?"* statt *„Produktberatung"*. ## 5. Aussehen anpassen Im Reiter **Widget**: Primärfarbe, Thema, Symbol, Position. Laden Sie beim eigenen Symbol nur die Bildmarke hoch, ohne Schriftzug — im Knopf ist wenig Platz. Prüfen Sie das Ergebnis in hellem **und** dunklem Thema. ## 6. Testen Rechts im Reiter **Widget** läuft der echte Chatbot. Testen Sie nicht nur die glatten Fälle: * Eine Frage, deren Antwort nirgends hinterlegt ist — erfindet er etwas? * Eine Preisfrage — nennt er eine Zahl, die er nicht haben kann? * „Ich will jemanden sprechen" — kommt die Kontaktkarte? ## 7. Einbinden Im Reiter **Veröffentlichen**: Domain freigeben, Code kopieren, vor `` Ihrer Website einsetzen. Anleitungen für Shopify, WordPress, Webflow und andere stehen unter [Einbinden](/de/user-guide/chatbot/deploy). Fast alles braucht nach dem Speichern noch einen Klick auf **Veröffentlichen**: Aussehen, Domains, Seitenregeln, Begrüßung, Schnellantworten, verzögerte Nachrichten, E-Mail-Erfassung und Branding. Nur **Anweisungen und Wissen** wirken sofort. ## 8. Benachrichtigungen einstellen Unter **Einstellungen → Benachrichtigungen** legen Sie fest, worüber Sie informiert werden. Für einen Chatbot sinnvoll: | Ereignis | Weg | | ------------------------------ | ---------- | | Neuer Chat | in der App | | Übergabe angefordert | E-Mail | | Neue Kontaktdaten aus dem Chat | E-Mail | Speichern Sie jedes Ereignis einmal aktiv ab. Solange Sie das nicht getan haben, wird nichts verschickt — auch wenn der Schalter eingeschaltet aussieht. Prüfen Sie es mit einem Testchat. ## 9. Nach einer Woche nachsehen Lesen Sie zehn echte Gespräche unter **Konversationen**. Daraus ergibt sich fast immer: * eine fehlende Antwort → neuer Wissenseintrag * eine falsche Antwort → neue Regel in den Anweisungen * ein wiederkehrendes Thema → neue Schnellantwort Das ist die eigentliche Arbeit am Chatbot. Die Einrichtung ist nur der Anfang. # Willkommen bei InboxMate Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/getting-started/introduction Ein Chatbot für Ihre Website und eine KI für Ihr Postfach — aus derselben Wissensbasis. InboxMate gibt es in zwei Ausprägungen. Viele Kunden nutzen nur eine davon. Ein Chat-Fenster auf Ihrer Seite, das Besucherfragen beantwortet, Produkte zeigt und bei Bedarf an Ihr Team übergibt. Sortiert eingehende Post in Ihre Kategorien, schreibt Antwortentwürfe in Ihrem Ton und lernt aus jeder Freigabe. Beide greifen auf dieselbe Wissensbasis zu. Wer mit dem Chatbot anfängt, kann das Postfach später dazunehmen, ohne das Wissen noch einmal zu pflegen. ## Der Chatbot in Kürze Website eingelesen, PDFs hochgeladen oder Texte selbst geschrieben — der Agent antwortet nur aus dem, was Sie hinterlegt haben. Produkte erscheinen als Karte mit Bild, Preis und Schaltfläche. Kontakt als anklickbare WhatsApp-Karte. Kommt der Agent nicht weiter oder verlangt der Besucher danach, übernimmt ein Kollege das Gespräch aus der App. Besucher können Name und E-Mail hinterlassen. Sie bekommen eine Benachrichtigung und finden den Kontakt in der App. ## So kommen Sie zum laufenden Chatbot **Meine Agenten → Neuer Agent**, als Art **Chat-Widget** wählen. Ihre Website einlesen lassen oder ein paar Texte schreiben. Zehn gute Absätze bringen mehr als hundert eingelesene Seiten. Wer der Agent ist, was er tun soll und was nicht. Kurze, klare Regeln. Im Reiter **Widget** läuft die Vorschau mit der echten Konfiguration. Den Code aus dem Reiter **Veröffentlichen** in Ihre Website einsetzen. Eine ausführliche Anleitung steht im [Schnellstart Chatbot](/de/getting-started/chatbot-quickstart). ## Wo die Daten liegen In jedem Tarif werden Daten in der EU gespeichert (Frankfurt), die KI-Verarbeitung läuft in Schweden. Ihre Daten verlassen Europa nicht. Siehe [KI-Modelle und EU-Daten](/de/user-guide/workspace/ai-models). ## Hinweis auf die KI Im Fuß des Chat-Fensters steht, dass hier eine KI antwortet. Das verlangt die EU-KI-Verordnung. Über das Branding lässt er sich nicht entfernen. # Schnellstart Postfach Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/getting-started/quickstart Postfach verbinden, Kategorien bestätigen und die ersten KI-Vorschläge freigeben — in unter 10 Minuten. Diese Anleitung führt dich durch die drei Schritte, die InboxMate einsatzbereit machen: Postfach verbinden, Kategorien bestätigen, erste Vorschläge in den **Entscheidungen** freigeben. ## Voraussetzungen * Ein InboxMate-Konto — [kostenlos registrieren](https://app.psquared.dev) * Ein Postfach, das du verbinden kannst — Outlook / Microsoft 365 geht am schnellsten; per Weiterleitung funktioniert jeder Anbieter ## Postfach verbinden Melde dich auf [app.psquared.dev](https://app.psquared.dev) an und öffne **Einstellungen → Mein Profil → Meine Postfächer**. Wähle **Outlook / Microsoft 365** für die OAuth-Anmeldung mit einem Klick. Funktioniert sowohl mit Microsoft-365-Firmenkonten als auch mit privaten Outlook.com- und Hotmail-Konten. Bevor du zu Microsoft weitergeleitet wirst, fragt InboxMate kurz nach: **Bist du Admin deiner Organisation?** Der Grund steht unter [Microsoft 365 Admin-Freigabe](/de/user-guide/inbox/microsoft-365-admin-consent) — überspring die Frage nicht, sie erspart dir im Zweifel eine Fehlermeldung von Microsoft. Anderer Anbieter? **E-Mail-Weiterleitung** funktioniert mit Gmail, IONOS, FastMail und allem, was eine Weiterleitungsregel kann. **SMTP/IMAP** richten wir auf Anfrage ein. Der vollständige Vergleich steht unter [E-Mail-Integration](/de/user-guide/inbox/email-integration). Neue E-Mails werden etwa alle 2 Minuten abgeholt. Wenn es schneller gehen soll, stößt du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung sofort an. Du willst ein **gemeinsames Postfach** wie `office@` oder `support@` verbinden statt deines persönlichen? Das geht — es gibt dabei aber ein paar Stolperfallen auf Microsoft-Seite. Siehe [Gemeinsames Postfach verbinden](/de/user-guide/inbox/shared-mailbox). ## Kategorien bestätigen Hier gibt es nichts auszuwählen. Der Schritt beginnt sofort mit der Analyse: InboxMate wartet, bis der erste Abgleich deines Postfachs durch ist, liest bis zu 100 deiner neuesten E-Mails und schlägt dir einige wenige Kategorien vor, die zu deinem tatsächlichen Posteingang passen. Jeder Vorschlag ist eine bearbeitbare Karte: * Kategorie umbenennen oder die Beschreibung neu formulieren * Die **Beispielsender** prüfen — das sind echte Absender, die die KI für diese Kategorie gesehen hat * Kategorien löschen, die du nicht brauchst, oder mit **Kategorie hinzufügen** eigene ergänzen Ist dein Postfach ganz neu und noch leer, siehst du einen entsprechenden Hinweis und den Button **E-Mails erneut laden & analysieren**. Dauert die Analyse zu lange, übernimmt InboxMate ein bewährtes Standard-Set (Wichtig · Newsletter · Spam), das du genauso bearbeiten kannst. Schlägt die Anfrage ganz fehl, erscheint **Analyse hat nicht geklappt** mit **Erneut versuchen** und **Mit Standard-Kategorien starten**. Du bleibst also nie stecken. Unter den Karten steht ein Erklärtext — kein Schalter: > **Volle Autonomie wird verdient, nicht voreingestellt.** Zum Start schlägt InboxMate Aktionen nur vor — du gibst sie frei. Aus deinen Freigaben und Korrekturen lernt die KI; sobald eine Regel gereift ist, kannst du sie im Tab „KI-Reife“ auf Autopilot stellen. Genau an dieser Stelle erwarten viele einen Regler — und es gibt bewusst keinen. Alles, was in diesem Schritt entsteht, ist **ausnahmslos** ein Vorschlag, auch Archivieren und Spam. Nichts davon läuft von selbst, solange du es nicht später selbst freischaltest. Deshalb steht auf jedem Aktions-Chip der Kategoriekarten *vorschlagen*. Klick auf **Übernehmen und weiter**. InboxMate legt genau einen Kategorisierer an, der für das gerade verbundene Postfach gilt. ## In Aktion sehen Der letzte Schritt im Onboarding führt die erste Live-Triage vor deinen Augen aus: InboxMate holt deine neuesten E-Mails, kategorisiert die jüngsten Konversationen aus den letzten 14 Tagen (bis zu 15 Stück) und meldet dir, wie viele E-Mails triagiert wurden. Über **Zu deinen Entscheidungen** landest du direkt in der Freigabe-Warteschlange. Ist im Postfach gerade nichts los, erscheint stattdessen *Noch keine neuen E-Mails*. Deine Kategorien sind trotzdem aktiv — was später eintrifft, wird automatisch sortiert. Wenn du danach dein Postfach öffnest, trägt jede Konversation ein Kategorie-Kennzeichen. Wo eine Kategorie einen Antwortentwurf vorsieht, liegt dieser bereits fertig da — geschrieben auf Basis deiner Wissensdatenbank, der Historie des Kontakts und deiner Signatur. ## Freigeben in den Entscheidungen Öffne **Entscheidungen** in der Seitenleiste. Jeder Vorschlag von InboxMate — ein Antwortentwurf, ein Archivieren, eine Kategoriezuordnung — bleibt hier liegen, bis ein Mensch entscheidet: * **Ja** — unverändert freigeben * **Anders** — vor der Ausführung anpassen * **Ignorieren** — verwerfen Freigeben heißt nicht nur, eine Liste abzuarbeiten — es ist das Trainingssignal. Wenn du dieselbe Art von Aktion einige Male freigegeben hast, fragt InboxMate von sich aus: *„Ab jetzt automatisch?“* Das ist der Moment, die Regel auf Autopilot zu stellen — oder mit **Weiter fragen** noch eine Weile weiter zu prüfen. ## Wie es weitergeht Wie die Freigabe-Warteschlange funktioniert und wie die einzelnen Aktionstypen aussehen. Wie deine Korrekturen und Freigaben verändern, was InboxMate als Nächstes tut. Verfolge Kategorie für Kategorie, wie viel Vertrauen sich InboxMate verdient hat. Welche Modelle hinter Entwürfen und Kategorisierung stecken und wie du sie einstellst. # Gespräche lesen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/analytics Sehen, wie der Chatbot läuft — Gespräche, Antwortzeiten, Zufriedenheit. Die **Übersicht** im Hauptmenü zeigt, wie Ihr Chatbot arbeitet. ## Kennzahlen Chatbot-Konten sehen oben zwei Kacheln: | Kachel | Bedeutung | | --------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | | **Chats diese Woche** | Gespräche der letzten sieben Tage | | **Neue Kontakte** | Besucher, die in den letzten sieben Tagen Kontaktdaten hinterlassen haben | ## Letzte Aktivität Darunter läuft eine Liste der jüngsten Gespräche mit der ersten Frage und der Antwortzeit. Ein Klick öffnet das vollständige Gespräch. Über **Rauschen ausblenden** verschwinden sehr kurze Gespräche ohne echte Frage — etwa wenn jemand das Fenster nur geöffnet hat. ## Tiefe je Tarif | Tarif | Umfang | | -------------------- | ------------------------------------------------- | | Free | Kennzahlen und Anzahl der Gespräche | | Pro | Zusätzlich Aufschlüsselungen und Themenauswertung | | Business, Enterprise | Zusätzlich Export als CSV oder JSON | ## Aus den Zahlen etwas machen Die Gesprächsliste ist wertvoller als jede Kennzahl. Lesen Sie einmal pro Woche zehn echte Gespräche und achten Sie auf: 1. **Fragen ohne gute Antwort** — daraus wird ein neuer Wissenseintrag 2. **Abbrüche nach der ersten Antwort** — meist ist die Antwort zu lang oder geht am Anliegen vorbei 3. **Wiederkehrende Themen**, die keine Schnellantwort haben — daraus wird eine neue Karte 4. **Erfundene Angaben** — Preise oder Termine, die nirgends hinterlegt sind. Dann fehlt eine Regel in den Anweisungen Die Antwortzeit in der Liste verrät, wie viele Werkzeuge der Agent aufgerufen hat. Springt sie regelmäßig über zehn Sekunden, sucht er meist mehrfach hintereinander — ein Hinweis darauf, dass die Suchbegriffe oder das Wissen nicht passen. # Assistent zum Bauen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/builder-assistant Den Agenten im Gespräch prüfen und verbessern lassen. Jeder Agent hat einen eingebauten Assistenten. Sie öffnen ihn auf der Detailseite über **Mit KI bauen**. Er kennt den Agenten, sagt Ihnen, was fehlt, und ändert es auf Wunsch selbst. Der Assistent arbeitet **immer nur an dem Agenten**, von dessen Seite Sie ihn geöffnet haben. ## Was er kann | Aufgabe | Ergebnis | | -------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Agenten prüfen** | Liest Anweisungen, Begrüßung, Rolle, Sprache, Wissen und die letzten Gespräche. Nennt die wichtigsten Schwachstellen | | **Anweisungen schreiben** | Entwirft einen vollständigen Anweisungstext aus Rolle, Ton und Einsatzort | | **Begrüßung schreiben** | Ein passender Eröffnungssatz, in der eingestellten Anredeform | | **Schnellantworten bauen** | Drei bis vier Karten mit Titel, Beschreibung und Symbol | | **Anredeform wechseln** | Zwischen Sie und Du | | **Wissen verbinden** | Hängt eine bestehende Wissens-Sammlung an den Agenten | | **Aussehen vorschlagen** | Farb- oder Themenvorschlag, immer mit Vorschau und Bestätigung | ## Beraten oder handeln Der Assistent liest, wie Sie fragen: * **„Was kann ich besser machen?"** — er prüft erst, zählt die Funde auf und fragt, ob er sie umsetzen soll * **„Ändere die Anweisungen auf X"** — er macht es sofort Wollen Sie beides in einem Schritt, hängen Sie an die Bitte ein *„und setz das gleich um"*. ## Gute Fragen Der Standardweg. Er nennt die zwei bis drei wirksamsten Punkte mit Begründung und fragt, ob er sie umsetzen soll. Ein Satz, abgestimmt auf Rolle und Ton. Schreibt die Anweisungen neu: Identität, Zuständigkeit, Ton und eine Regel für die Übergabe. Ersetzt den bisherigen Text. „Bau mir drei Schnellantworten zum Thema Rückgabe", „mach die Primärfarbe wärmer", „verbinde die Sammlung Produktkatalog". ## Denkprozess Während er arbeitet, zeigt er seinen Gedankengang in einem ausklappbaren Block. Dort sehen Sie, welche Wissenseinträge er angesehen hat und warum er einen Punkt höher gewichtet als einen anderen. ## Rückgängig machen Jede Änderung steht im Reiter **Verlauf**, mit dem Hinweis, dass sie aus dem Assistenten kam. Über den Knopf in der Zeile setzen Sie sie zurück. Siehe [Verlauf und Zurücksetzen](/de/user-guide/chatbot/history). ## Grenzen * Er kann den Agenten nicht löschen, nichts an der Abrechnung ändern und keinen anderen Agenten anfassen * Änderungen am Aussehen schlägt er nur vor, er übernimmt sie nie von selbst * Beim Wissen kann er nur verbinden und lösen. Neue Sammlungen und neue Inhalte entstehen im Bereich **Wissen** # Was der Chatbot weiß Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/data-sources Websites einlesen, PDFs hochladen und eigene Einträge schreiben — damit der Agent Ihr Geschäft kennt. Die Antworten Ihres Agenten sind nur so gut wie das Wissen dahinter. ## Die zwei Wege | Weg | Wie es wirkt | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | **Wissen am Agenten** | Der Text steht in jedem Gespräch vollständig zur Verfügung | | **Wissens-Sammlung** | Der Agent durchsucht sie bei Bedarf und bekommt nur die passenden Ausschnitte | Für kleine Wissensmengen — bis etwa zehn Seiten Text — ist der direkte Weg am Agenten der bessere. Alles ist immer da, nichts kann beim Suchen danebengreifen, und es kostet keine zusätzliche Werkzeugrunde. Eine Sammlung lohnt sich, wenn das Wissen deutlich größer wird. Bereich Wissen mit Einträgen ## Inhalte anlegen ### Website einlesen Sie geben eine Adresse an, InboxMate liest die Seite und legt einen Wissenseintrag daraus an. * Erfasst wird Text, keine Bilder und keine Inhalte, die erst per JavaScript entstehen * Lesen Sie Seiten erneut ein, wenn sich Ihre Website ändert * Über den Sitemap-Scan finden Sie alle Seiten auf einmal und wählen aus, welche übernommen werden Einlesen und PDF-Uploads verbrauchen KI-Credits: 5 Credits je eingelesene Seite, 1 Credit je gescannter PDF mit Texterkennung (PDFs mit Textebene sind frei). Siehe [Nutzung und Abrechnung](/de/user-guide/workspace/usage-and-billing). ### PDF hochladen Kataloge, Preislisten, Handbücher. Der Text wird herausgelöst und als Eintrag gespeichert. Mehrere Dateien lassen sich gemeinsam hochladen. ### Eigene Einträge schreiben Der genaueste Weg. Ein Eintrag je Thema. | Thema | Wofür | | --------------------- | ------------------------------------------ | | **Frage und Antwort** | Klare Einzelfragen mit eindeutiger Antwort | | **Überblick** | Zusammenfassung eines Themas | | **Preise** | Preisangaben | | **Regeln** | Rückgabe, Versand, Zahlungsbedingungen | | **Kontakt** | Erreichbarkeit und Öffnungszeiten | Viele kleine Einträge schlagen wenige große. Ein Eintrag „Rückgaberecht" ist brauchbarer als ein Eintrag „Alle Regeln". ## Was nicht ins Wissen gehört Schreiben Sie keine Handlungsanweisungen ins Wissen. Sätze wie *„Kläre früh, welcher Weg passt"* oder *„Diese Angaben beschleunigen ein Angebot: …"* lesen sich harmlos, machen den Agenten aber zu etwas anderem, als die Anweisungen vorsehen. Bei Widersprüchen gewinnt oft der Wissenstext, weil er konkreter formuliert ist. Ins Wissen gehören **Tatsachen**. Ins Anweisungsfeld gehört **Verhalten**. Ebenfalls heikel: Mengengrenzen, Lieferzeiten und Preisspannen im Wissen. Der Agent darf alles nennen, was dort steht — auch dann, wenn Sie es dem Besucher eigentlich nicht von sich aus sagen wollten. ## Wissens-Sammlungen Eine Sammlung zerlegt Ihre Texte in kleine Abschnitte und macht sie durchsuchbar. Der Agent stellt beim Antworten ein bis drei kurze Suchanfragen und bekommt die passendsten Abschnitte zurück. ### Inhalte hinzufügen Über **Element hinzufügen** an der Sammlung: Text, PDF, mehrere PDFs, eine Webadresse, Fragen und Antworten, ein Sitemap-Scan oder ein bestehender Wissenseintrag. Auf der Detailseite der Sammlung sehen Sie den Stand der Aufbereitung — offen, in Arbeit, fertig oder fehlgeschlagen. ### Sammlungen zuordnen Ein Agent kann mehrere Sammlungen nutzen. Die Zuordnung erfolgt über das Menü an der Sammlung oder über den Reiter **Setup** am Agenten. ### Wenn die Suche schlecht trifft * Prüfen Sie, ob die Einträge fertig aufbereitet sind * Zerlegen Sie große Texte in kleinere Einträge mit sprechendem Titel * Ein Titel, der wie die Frage des Besuchers klingt, wird besser gefunden als eine Überschrift wie „Allgemeines" Hat ein Agent eine Sammlung, weist InboxMate ihn zusätzlich an, vor jeder Antwort dort zu suchen. Das ist gewollt, kostet aber eine Runde pro Antwort. Wenn Ihr Wissen ohnehin klein ist, lassen Sie die Sammlung weg. ## Länge der Einträge Das Eingabefeld für einen Wissenseintrag fasst 10.000 Zeichen. Längere Texte werden abgeschnitten — teilen Sie sie vorher auf. # Abteilungen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/departments Agenten gruppieren, damit die Übersicht bei mehreren Agenten lesbar bleibt. Abteilungen sind eine einfache Gruppierung auf der Seite **Meine Agenten**. Jeder Agent gehört zu höchstens einer Abteilung. Abteilungen wirken sich nicht auf Berechtigungen, Abrechnung oder die Zuteilung von Gesprächen aus. Sie sind reine Ordnung. ## Abteilung setzen 1. Agenten öffnen 2. Reiter **Setup**, Karte **Identität** 3. Feld **Abteilung** anklicken. Tippen filtert bestehende Abteilungen; ein neuer Name legt die Abteilung an 4. Oben **Änderungen speichern** ## Zu Beginn gibt es keine Die Liste startet leer. Die erste Abteilung entsteht, sobald Sie einen Namen eintippen. ## Umbenennen und entfernen Eine eigene Verwaltung gibt es nicht. Um umzubenennen, setzen Sie bei allen Agenten der alten Abteilung den neuen Namen; die alte verschwindet, sobald sie niemand mehr verwendet. Zum Entfernen wählen Sie in der Auswahlliste **Auswahl aufheben**. ## Darstellung Auf der Seite **Meine Agenten** erscheinen die Abteilungen als eigene Abschnitte. Agenten ohne Abteilung stehen unten unter **Ohne Abteilung**. # Einbinden Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/deploy Den Chatbot mit einer Zeile Code auf Ihre Website bringen — inklusive Anleitungen für Shopify, WordPress und andere. Im Reiter **Veröffentlichen** finden Sie alles, was zwischen Ihrem Agenten und Ihrer Website steht. Reiter Veröffentlichen ## Whitelisted-Domains Tragen Sie hier ein, auf welchen Domains das Widget laufen darf. Ohne Eintrag lädt es überall, wo jemand Ihren Code einsetzt. ```text theme={null} example.at www.example.at shop.example.at ``` Ohne Eintrag lädt das Widget auf jeder Seite, auf der jemand Ihren Code einsetzt. Tragen Sie hier Ihre Domains ein, sobald der Chatbot live geht. ## Seitensichtbarkeit Sie können das Widget auf bestimmte Seiten beschränken oder auf bestimmten Seiten ausblenden — jeweils über Pfadmuster. Ohne Regel erscheint es überall. Typische Fälle: das Widget im Kassenbereich ausblenden, oder es nur auf den Produktseiten zeigen. ## Einbinden auf deiner Website Kopieren Sie den Ausschnitt und setzen Sie ihn vor das schließende `` Ihrer Seite. ```html theme={null} ``` Das Skript lädt nebenher und bremst Ihre Seite nicht. Der Einbettungscode zeigt auf eine gespeicherte Konfigurationsdatei. Alles, was in dieser Datei steht, wirkt erst nach einer **Neuveröffentlichung**: Aussehen, Domains, Seitenregeln, Begrüßung, Schnellantworten, verzögerte Nachrichten, Hilfe-Tab, E-Mail-Erfassung, Übergabe an einen Mitarbeiter und Branding. Sofort wirken nur **Anweisungen und Wissen** — die liest der Agent bei jeder Nachricht neu. ## Anleitungen je Plattform 1. **Onlineshop → Themes → Code bearbeiten** im aktiven Theme 2. `layout/theme.liquid` öffnen 3. Den Ausschnitt direkt **vor** `` einsetzen 4. Speichern Offizielle Anleitung: [Theme-Code im Shopify-Adminbereich bearbeiten](https://help.shopify.com/de/manual/online-store/themes/theme-structure/extend/edit-theme-code). Am einfachsten über ein Plugin: 1. **WPCode** oder **Insert Headers and Footers** installieren 2. In den Plugin-Einstellungen das Feld **Footer** öffnen, Ausschnitt einsetzen, speichern Ohne Plugin bearbeiten Sie die `footer.php` Ihres Themes — dann aber in einem Child-Theme, sonst überschreibt das nächste Theme-Update Ihre Änderung. 1. **Project Settings → Custom Code** 2. Ausschnitt in **Footer Code** einsetzen 3. Speichern und die Seite **veröffentlichen** Erfordert einen Premium-Tarif. 1. Dashboard → **Einstellungen → Benutzerdefinierter Code → Code hinzufügen** 2. Ausschnitt einsetzen, **Body — Ende** wählen, **Alle Seiten** 3. Speichern Erfordert mindestens den Business-Tarif. 1. **Einstellungen → Erweitert → Code-Injektion** 2. Ausschnitt in das Feld **Footer** einsetzen 3. Speichern Setzen Sie den Ausschnitt vor `` jeder Seite, auf der das Widget erscheinen soll. Bei mehrseitigen Websites gehört er in die gemeinsame Vorlage. Ihre Plattform ist nicht dabei? Suchen Sie in deren Hilfe nach „Custom Code", „Code Injection" oder „Header & Footer Scripts". Oder buchen Sie über den Reiter **Veröffentlichen** ein kostenloses Einrichtungsgespräch. ## Links, die auf Ihrer Seite bleiben Zeigt der Agent eine Produkt- oder Seitenkarte, soll der Besucher nicht in einem neuen Tab auf einer fremden Adresse landen. Ist beim Agenten die eigene Adresse als Ursprung für Kartenlinks hinterlegt, wandelt das Widget solche Links in Pfade um: Der Besucher bleibt auf der Seite, auf der er ist, und der Chat läuft nach dem Seitenwechsel weiter. Diese Einstellung ist von den freigegebenen Domains getrennt und wird von uns eingerichtet. Nützlich ist das vor allem bei Vorschau-Adressen: Ein Shop, der noch unter einer Testdomain läuft, würde seine Besucher sonst auf die Live-Domain schicken. Links nach außen — etwa WhatsApp — bleiben davon unberührt und öffnen weiter in einem neuen Tab. ## Nach dem Einbinden prüfen * Erscheint der Startknopf an der richtigen Stelle? * Öffnet sich das Fenster und steht die Begrüßung da? * Funktionieren die Schnellantworten? * Führt eine Produktkarte auf die richtige Seite, und ist der Chat danach noch da? * Ist die Kontaktkarte anklickbar? Testen Sie zusätzlich am Handy. Der angedockte Modus schaltet dort bewusst auf überlagernd um, und Schnellantworten brauchen mehr Platz als am Bildschirm. # Wenn der Chatbot falsch antwortet Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/fehler-beheben Die drei häufigsten Fehler und was Sie dagegen tun. ## Zuerst: das Gespräch ansehen Öffnen Sie **Konversationen** und suchen Sie das Gespräch. Lesen Sie die Frage des Besuchers und die Antwort. Erst danach ändern Sie etwas. ## Der Chatbot nennt einen Preis, den es nicht gibt Der häufigste Fehler. Er erfindet auch gern Lieferzeiten und Mindestmengen. Reiter **Setup**, Feld **Anweisungen**. ```text theme={null} Nenne keine Preise, Lieferzeiten oder Mengen, die nicht im Wissen stehen. Auch nicht als "ungefähr". Kennst du die Zahl nicht, sage das und biete den Kontakt zum Team an. ``` Oben rechts **Änderungen speichern**. Reiter **Widget**, dieselbe Frage noch einmal stellen. Diese Änderung wirkt sofort. Sie müssen nicht neu veröffentlichen. ## Der Chatbot weiß etwas nicht Dann fehlt ein Wissenseintrag. Legen Sie unter **Wissen** einen neuen an — ein Eintrag je Thema, mit einem Titel, der wie die Frage des Besuchers klingt. Gut: *„Wie lange dauert die Lieferung?"* Schlecht: *„Allgemeines"* ## Der Chatbot schreibt zu lang oder stellt fünf Fragen auf einmal Schreiben Sie in die **Anweisungen**: ```text theme={null} Eine Frage pro Nachricht. Nie zwei, nie eine Liste, nie nummeriert. Höchstens drei Sätze pro Nachricht. ``` Hilft das nicht, liegt es am Modell. Ein sparsames Modell hält sich schlechter an strenge Regeln. Siehe [KI-Modelle](/de/user-guide/workspace/ai-models). ## Der Chatbot zählt Produkte als Text auf Produkte sollen als Karte mit Bild und Schaltfläche erscheinen. Tun sie das nicht, fehlt die Regel: ```text theme={null} Jedes Produkt, das du erwähnst, zeigst du mit der Produktkarte. Ein Produktname im Text ist ein Fehler. ``` ## Der Chatbot redet über Dinge, die Sie nicht anbieten Meist steht die Ursache nicht in den Anweisungen, sondern im **Wissen**. Suchen Sie dort nach dem Begriff. Wissenstexte, die eine Handlungsanweisung enthalten — *„Frage zuerst nach der Stückzahl"* — machen den Chatbot zu etwas anderem, als Ihre Anweisungen vorsehen. Ins Wissen gehören Tatsachen. In die Anweisungen gehört Verhalten. ## So prüfen Sie, ob Ihre Änderung gewirkt hat Oben rechts **Änderungen speichern**. Ohne diesen Klick ist nichts geändert. Reiter **Widget**. Rechts läuft Ihr echter Chatbot. Stellen Sie dort dieselbe Frage noch einmal. Ein laufendes Gespräch nutzt die neuen Anweisungen ab der nächsten Nachricht. Nur nötig, wenn Sie das **Aussehen** geändert haben. Dann vorher im Reiter **Veröffentlichen** neu veröffentlichen und die Seite im Browser neu laden. ## Wenn nichts davon hilft Der Reiter **Verlauf** zeigt jede Änderung mit Datum und Name. Die letzte Änderung an einem Feld lässt sich dort zurücksetzen. Kommen Sie nicht weiter, schreiben Sie an [office@psquared.dev](mailto:office@psquared.dev). Schicken Sie die Frage des Besuchers, die Antwort des Chatbots und den Zeitpunkt mit — damit finden wir das Gespräch sofort. # Übergabe an einen Menschen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/handover Wann ein Kollege das Gespräch übernimmt, wie das im Chat aussieht und wer benachrichtigt wird. Der Reiter **Übergabe** regelt zwei Dinge: wann Ihr Team von einem Gespräch erfährt, und wie die Übernahme durch einen Menschen im Chat aussieht. ## Benachrichtigungen Benachrichtigungen werden **pro Person** eingestellt, nicht pro Agent. Sie finden sie unter **Einstellungen → Benachrichtigungen**. Früher gab es dieselben Schalter zusätzlich an jedem Agenten — das führte dazu, dass niemand wusste, welche Einstellung gilt. Am Agenten bleibt nur eine Einstellung: | Einstellung | Bedeutung | | ------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | Schalter „Erlauben Sie dem Agent, Sie bei dringenden Angelegenheiten zu kontaktieren“ | Der Agent entscheidet selbst, wann eine Lage dringend ist, und meldet sich beim Team | | **Empfänger** | Wer in diesem Fall eine E-Mail bekommt | Die Dringlichkeit beurteilt der Agent anhand seiner Anweisungen. Schreiben Sie dort hinein, was als dringend gilt — sonst ist die Auslegung Geschmackssache. ### Welche Ereignisse es gibt Unter **Einstellungen → Benachrichtigungen** stellt jede Person selbst ein, worüber sie informiert wird: | Ereignis | Wann es auslöst | | -------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | | **Neuer Chat** | Ein Besucher beginnt ein Gespräch | | **Übergabe angefordert** | Der Besucher will ausdrücklich einen Menschen sprechen | | **Zusammenfassung bei inaktivem Chat** | Ein Gespräch ruht, der Agent fasst es zusammen | | **Neue Kontaktdaten** | Ein Besucher hat Name und E-Mail hinterlassen | Jedes Ereignis lässt sich getrennt für **in der App**, **per E-Mail** und **mobil** schalten. Für die Chat-Ereignisse gilt: Ohne einmal gespeicherte Einstellung wird nichts verschickt — auch dann nicht, wenn der Schalter auf der Seite eingeschaltet aussieht. Klicken Sie einmal **Änderungen speichern** und prüfen Sie danach mit einem Testchat, ob die E-Mail wirklich ankommt. ## Übernahme durch einen Menschen Übernimmt ein Kollege ein Gespräch aus der App heraus, sieht der Besucher das im Chat. Die Texte dafür stellen Sie hier ein: | Feld | Wofür | | ------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Mitarbeiter-Bezeichnung** | Name, der statt des Agenten angezeigt wird, zum Beispiel *Team Papiertaschen* | | **Übernahmenachricht** | Erscheint, wenn ein Mensch beitritt | | **Freigabenachricht** | Erscheint, wenn die KI wieder übernimmt | | **Nachricht bei Mitarbeiter-Anfrage** | Erscheint, wenn der Besucher selbst nach einem Menschen fragt | | **Mitarbeiter-Symbol** | Eigenes Bild für die Nachrichten des Menschen, bis 2 MB. Steht im ausklappbaren Abschnitt **Erweitert** unter den vier Texten | Alle Texte lassen sich pro Sprache hinterlegen. Formulieren Sie die Übernahmenachricht so, dass klar wird, dass jetzt ein Mensch schreibt: *„Guten Tag, hier ist Sarah vom Team. Ich übernehme ab hier."* Ein neutrales *„Ein Mitarbeiter ist dem Chat beigetreten"* liest sich wie eine Systemmeldung. ## Kontaktdaten einsammeln Unabhängig von der Übergabe kann der Chat nach Name und E-Mail fragen, bevor der Besucher weiterschreibt. Die Kontakte landen unter **Mehr → Kontakte** und lösen die Benachrichtigung *Neue Kontaktdaten* aus. Eine Abfrage vor der ersten Antwort kostet Gespräche. Wer noch nichts bekommen hat, gibt ungern seine Adresse heraus. Fragen Sie lieber erst, wenn der Agent schon geholfen hat. # Verlauf und Zurücksetzen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/history Wer wann welche Einstellung geändert hat — und wie Sie die letzte Änderung rückgängig machen. Der Reiter **Verlauf** zeigt jede Änderung an diesem Agenten: wer, wann, von welchem Wert auf welchen. Reiter Verlauf ## Was festgehalten wird | Vorgang | Was im Verlauf steht | | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Anlage** | Wer den Agenten erstellt hat, mit Zeitstempel | | **Feldänderung** | Zum Beispiel *Begrüßung* von *Hallo* auf *Guten Tag*, mit Vorher und Nachher | | **Langer Text** | Dasselbe, aber mit einem Schalter, der einen Vergleich nebeneinander öffnet — für Anweisungen, die zu lang für eine Zeile sind | | **Änderung durch die KI** | Wie eine Feldänderung, zusätzlich mit dem Kennzeichen, dass der Assistent beteiligt war | | **Zurücksetzen** | Eine eigene neue Zeile mit dem Vermerk *Zurückgesetzt* | ## Änderungen durch den Assistenten Ändert der Assistent etwas in Ihrem Auftrag, steht Ihr Name in der Zeile — er handelt für Sie, nicht als eigene Person. Ein kleines Zusatzsymbol und ein Kennzeichen machen sichtbar, dass die Änderung aus dem Assistenten kam. ## Zurücksetzen Jede Zeile, die die **letzte** Änderung an ihrem Feld ist, hat einen Knopf zum Zurücksetzen. Ein Klick fragt nach, schreibt danach den alten Wert zurück und legt eine neue Verlaufszeile an. Nur die jeweils letzte Änderung pro Feld lässt sich zurücksetzen. Ältere Zeilen haben den Knopf nicht, weil ein Rücksprung dorthin die Änderungen dazwischen stillschweigend überspringen würde. Um weiter zurückzugehen, setzen Sie von oben nach unten Schritt für Schritt zurück. ## Was nicht im Verlauf steht * **Inhalte von Wissens-Sammlungen** — die werden an der Sammlung festgehalten, nicht am Agenten. Am Agenten steht nur, dass eine Sammlung verbunden oder gelöst wurde * **Nachrichten aus Gesprächen** — die liegen im Reiter Konversationen. Der Verlauf betrifft die Einstellungen, nicht die Antworten * **Reines Ansehen** — nur Änderungen werden festgehalten # Mehrsprachigkeit Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/multi-language Wie das Widget die Sprache des Besuchers erkennt und was sich daran anpasst. InboxMate unterstützt Deutsch und Englisch. Das Widget richtet sich nach dem Besucher. ## Wie die Sprache bestimmt wird Hat der Besucher das Widget schon einmal benutzt und dabei eine Sprache gewählt, gilt diese. Sonst liest das Widget die Spracheinstellung des Browsers. Beginnt sie mit `de`, wird Deutsch verwendet. Trifft beides nicht zu, gilt Englisch. ## Was sich anpasst | Element | Verhalten | | -------------------------- | --------------------------------------- | | **Begrüßung** | In der erkannten Sprache | | **Schnellantworten** | Der passende Satz Karten | | **Verzögerte Nachrichten** | In der erkannten Sprache | | **Texte zur Übergabe** | Bezeichnung und Meldungen | | **Oberfläche** | Schaltflächen, Platzhalter, Systemtexte | ## Inhalte hinterlegen Steht die **UI-Sprache** im Tab Setup auf mehrsprachig, bekommen Begrüßung, Schnellantworten und die Texte zur Übergabe Reiter je Sprache. Ergänzen Sie in den Anweisungen einen Satz wie: „Antworte immer in der Sprache des Besuchers. Du beherrschst Deutsch und Englisch." Die Oberfläche folgt der Browsersprache, der Antworttext folgt Ihren Anweisungen — beides muss zusammenpassen. ## Sprache fest vorgeben Beim Einbinden lässt sich die Sprache erzwingen: ```javascript theme={null} window.PSquaredChat.init({ agentId: 'ihre-agent-id', uiLang: 'multi' // 'de', 'en' oder 'multi' }); ``` | Wert | Verhalten | | ------- | ------------------------------ | | `de` | Immer Deutsch | | `en` | Immer Englisch | | `multi` | Nach Browsersprache, empfohlen | # Chatbot – Überblick Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/overview Wie der Chatbot aufgebaut ist, welche Reiter es gibt und wo welche Einstellung sitzt. Der Chatbot ist ein Agent, der auf Ihrer Website als Chat-Fenster erscheint. Sie richten ihn im Bereich **Meine Agenten** ein und binden ihn danach mit einer Zeile Code in Ihre Seite ein. Änderungen werden erst mit **Änderungen speichern** übernommen. Danach wirken **Anweisungen und Wissen sofort** — sie liest der Agent bei jeder Nachricht neu. Alles andere steht in der veröffentlichten Konfigurationsdatei und wirkt erst nach einem Klick auf **Veröffentlichen** oben im Kopf. ## Die Navigation Links im Hauptmenü finden Sie: | Eintrag | Inhalt | | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Übersicht** | Kennzahlen und die letzten Gespräche | | **Meine Agenten** | Liste aller Agenten, hier legen Sie neue an | | **Konversationen** | Alle Chats, über alle Agenten hinweg | | **Tools & Integrationen** | Werkzeuge, die der Agent aufrufen darf | | **Wissen** | Wissenseinträge und Wissens-Sammlungen | | **Einstellungen** | Konto, Mein Profil, Benachrichtigungen, Audit-Log, KI-Modelle, Benutzer, Berechtigungen, Webhooks, API | Unter **Mehr** liegen Freigaben, Visualisierung, Tickets, Kontakte, Dokumente sowie Nutzung & Abrechnung. Die Abrechnung finden Sie also hier, nicht in den Einstellungen. ## Die Reiter am Agenten Öffnen Sie einen Agenten, sehen Sie oben eine Reiter-Leiste. Passen nicht alle Reiter nebeneinander, klappen die hinteren in ein Menü **Mehr**; am Handy lässt sich die Leiste stattdessen seitlich schieben. In beiden Fällen sind alle Reiter erreichbar. | Reiter | Was dort eingestellt wird | | ------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Übersicht** | Nur zum Lesen: Auszug aus den Anweisungen, Hinweise zur Einrichtung, verbundene Postfächer, offene Vorschläge | | **Setup** | Identität, Anweisungen, Begrüßung, Schnellantworten, Wissen, Tools, Modell | | **Widget** | Aussehen: Farbe, Thema, Symbol, Position, angedockter Modus | | **Übergabe** | Wer benachrichtigt wird und wie die Übernahme durch einen Menschen aussieht | | **Veröffentlichen** | Whitelisted-Domains, Seitensichtbarkeit, Einbettungscode | | **Konversationen** | Die Chats dieses Agenten | | **Verlauf** | Wer wann welche Einstellung geändert hat | Nutzen Sie InboxMate nur als Chatbot, fehlt der Reiter **Email**. Er erscheint, sobald ein Postfach mit dem Agenten verbunden ist — oder wenn der Agent beim Anlegen als E-Mail-Agent angelegt wurde. ## Der übliche Weg **Meine Agenten → Neuer Agent**. Wählen Sie als Art **Chat-Widget**. Im Reiter **Setup**: Name, Rolle, Website, Anredeform, Sprache. Dann die Anweisungen — sie bestimmen, wie der Agent spricht und was er tun darf. Siehe [Agent einstellen](/de/user-guide/chatbot/settings). Damit der Agent Ihre Produkte und Regeln kennt. Siehe [Wissensquellen](/de/user-guide/chatbot/data-sources). Im Reiter **Widget**: Farbe, Symbol, Position. Siehe [Widget gestalten](/de/user-guide/chatbot/widget-customization). Die Vorschau im Reiter **Widget** ist der echte Chatbot mit der aktuellen Konfiguration. Im Reiter **Veröffentlichen** den Code kopieren und in Ihre Website einsetzen. Siehe [Einbinden](/de/user-guide/chatbot/deploy). ## Was der Chatbot im Gespräch zeigen kann Neben Text kann der Agent Karten einblenden. Sie kommen aus Werkzeugen und erscheinen direkt im Chat: | Karte | Wofür | | ---------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Produktkarte** | Ein Produkt mit Bild, Titel, Preis und Schaltfläche | | **Seitenkarte** | Ein Verweis auf eine bestimmte Seite Ihrer Website | | **Kontaktkarte** | WhatsApp, Telefon oder E-Mail — die ganze Karte ist anklickbar | Öffnet ein Besucher eine Produkt- oder Seitenkarte, bleibt er auf Ihrer Website und der Chat läuft weiter, sobald die neue Seite geladen ist. Dafür muss beim Agenten die eigene Adresse als Ursprung für Kartenlinks hinterlegt sein — das richten wir ein. ## Hinweis auf die KI Im Fuß des Chat-Fensters steht ein Hinweis, dass hier eine KI antwortet. Das verlangt die EU-KI-Verordnung für Systeme, die mit Menschen sprechen. Über das Branding lässt er sich nicht entfernen; in der Oberfläche gibt es keinen Schalter dafür. # Chatbot testen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/playground Den Chatbot testen, bevor Besucher ihn sehen. Im Reiter **Widget** schalten Sie ganz unten die Vorschau ein. Der Chat-Knopf erscheint dann unten rechts am Bildschirm — es ist kein Bild, sondern der echte Chatbot mit der aktuellen Konfiguration. ## So testen Sie 1. Agenten öffnen, Reiter **Widget** 2. Nach unten zur Karte **Vorschau** scrollen 3. Unten rechts am Bildschirm auf den Chat-Knopf klicken und schreiben wie ein Besucher 4. Der Agent antwortet mit den aktuellen Anweisungen, dem aktuellen Wissen und den aktuellen Werkzeugen ## Was Sie prüfen sollten | Prüfung | Worauf achten | | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Häufige Fragen** | Stimmt die Antwort inhaltlich, und ist sie kurz genug? | | **Unbekanntes** | Fragen Sie etwas außerhalb des Wissens. Erfindet der Agent eine Antwort, fehlt eine Regel in den Anweisungen | | **Preise und Termine** | Nennt er Zahlen, die nirgends hinterlegt sind? Das ist der häufigste Fehler | | **Ton** | Passt die Anrede, ist die Länge angemessen? | | **Schnellantworten** | Führen die Karten zu sinnvollen Gesprächen? | | **Karten** | Erscheinen Produkt-, Seiten- und Kontaktkarte statt Text? | | **Übergabe** | Bietet der Agent bei Bedarf das Team an? | Testen Sie nicht nur die glatten Fälle. Die aufschlussreichsten Antworten kommen bei „weiß nicht", „zu teuer" und „ich will jemanden sprechen". Änderungen an Anweisungen und Wissen wirken sofort, auch in einem laufenden Gespräch ab der nächsten Nachricht. Alles andere — Aussehen, Begrüßung, Schnellantworten, Branding — sieht der Besucher erst nach einer Neuveröffentlichung. ## Vorschau und echte Website Die Vorschau lädt eine eigene Kopie des Widget-Programms, die mit der App ausgeliefert wird. Nach einer Aktualisierung der Widget-Technik kann sie darum kurz hinter dem Stand auf Ihrer Website liegen. Im Zweifel gilt, was auf Ihrer Website erscheint. # Was der Chatbot sagt Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/settings Identität, Anweisungen, Begrüßung, Schnellantworten, Wissen, Tools und Modell — alles im Reiter Setup. Im Reiter **Setup** stellen Sie ein, was der Chatbot weiß und wie er antwortet. Die meisten Änderungen machen Sie hier. ## Identität | Feld | Bedeutung | | -------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Rolle** | Kurze Tätigkeitsbezeichnung, zum Beispiel *Thermen-Berater*. Erscheint in der Agentenliste | | **Abteilung** | Freiwillige Gruppierung, siehe [Abteilungen](/de/user-guide/chatbot/departments) | | **Website** | Die Domain, auf der das Widget läuft. Sie wandert automatisch in die Freigabeliste | | **Anredeform** | *Sie* oder *Du* für deutsche Gespräche | Die **UI-Sprache** — nur Deutsch, nur Englisch oder mehrsprachig — steht nicht hier, sondern in der Karte **Anweisungen** direkt über der Begrüßung. Bei mehrsprachig bekommen Begrüßung und Schnellantworten Reiter je Sprache. Die **Website** wandert automatisch in die Freigabeliste im Reiter **Veröffentlichen**. Ohne sie lädt das Widget zwar, aber auf jeder Seite, auf der jemand Ihren Code einsetzt. ## Anweisungen Die Anweisungen sind der wichtigste Text am ganzen Agenten. Sie gelten in jedem Gespräch. Was hineingehört: * **Wer der Agent ist** und für welche Firma er spricht * **Was seine Aufgabe ist** — und ausdrücklich, was nicht * **Wie er spricht** — Länge, Ton, eine Frage pro Nachricht statt einer Liste * **Was er nie sagen darf** — Preise schätzen, Lieferzeiten zusagen, Rabatte versprechen * **Wann er ans Team übergibt** Kurz schlägt lang. Ein Text aus knappen, nummerierten Regeln am Anfang wirkt deutlich stärker als eine lange Erzählung. Stellen Sie die härtesten Regeln nach oben. Beispielformulierungen im Anweisungstext werden zur Schablone. Steht dort *„Beginne zum Beispiel mit: Sehr gerne"*, klebt der Agent diesen Satz irgendwann unter jede Nachricht. Beschreiben Sie lieber die Absicht als einen Beispielsatz. Siehe auch [Gute Praxis](/de/getting-started/best-practices). Begrüßung und Schnellantworten im Reiter Setup ## Begrüßung Die erste Nachricht, die ein Besucher sieht, wenn das Fenster aufgeht. Bei mehrsprachigen Agenten hinterlegen Sie je eine Fassung pro Sprache. ## Schnellantworten Die anklickbaren Karten unter der Begrüßung. Sie sind der häufigste Einstieg ins Gespräch — die meisten Besucher tippen nichts, sondern klicken. * Bis zu vier Karten sind sinnvoll, mehr drängt das Gespräch nach unten * Im Stil **Karten** hat jede Karte Titel, kurze Beschreibung und ein Symbol. Im einfachen Stil ist es nur der Fragetext * Formulieren Sie aus Sicht des Besuchers: *„Welche Tasche passt zu mir?"*, nicht *„Produktberatung"* * Prüfen Sie sie nach jeder größeren Änderung am Sortiment — veraltete Karten fallen Besuchern sofort auf ## Verzögerte Nachrichten Eine Nachricht, die nach einigen Sekunden neben dem geschlossenen Chat-Knopf auftaucht, um Besucher anzusprechen. Lässt sich im Setup aktivieren und pro Sprache texten. ## Wissen Hier verbinden Sie Wissenseinträge und Wissens-Sammlungen mit dem Agenten. Siehe [Wissensquellen](/de/user-guide/chatbot/data-sources). Legen Sie in Wissenstexte **keine Handlungsanweisungen**. Sätze wie *„Kläre früh, welcher Weg passt"* oder *„Frage nach Stückzahl und Liefertermin"* gehören in die Anweisungen. Stehen sie im Wissen, widersprechen sich beide Texte, und das Wissen gewinnt oft — weil es konkreter klingt. ## Tools Werkzeuge, die der Agent aufrufen darf: Katalogsuche, Websuche, eigene Schnittstellen. Siehe [Tools & Integrationen](/de/user-guide/chatbot/tools). ## Erweitert Reiter Setup mit dem Feld Anweisungen Der Reiter **Setup** hat diese Karten, von oben nach unten: | Karte | Inhalt | | -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Identität** | Rolle, Abteilung, Website, Anredeform | | **Anweisungen** | Der Anweisungstext, UI-Sprache, Begrüßungsnachricht, Schnellantworten | | **Hilfe-Tab (FAQ)** | Ein zusätzlicher Reiter im Chat-Fenster mit häufigen Fragen | | **Verzögerte Nachrichten** | Die Nachricht neben dem geschlossenen Knopf | | **Datei-Uploads** | Ob Besucher Dateien in den Chat legen dürfen. Braucht den Business-Tarif | | **Wissen** | Verbundene Wissenseinträge und Sammlungen | | **Tools** | Werkzeuge, die der Agent aufrufen darf | | **Erweitert** | Das KI-Modell | | **E-Mail-Erfassung** | Ob und wann der Chat nach Name und E-Mail fragt | Den **Namen** ändern Sie oben im Kopf über **Agent-Name bearbeiten**. Das Modell ist ein echter Hebel. Ein sparsames Modell hält sich schlechter an Regeln wie „immer eine Produktkarte statt Text". Wenn ein Agent Anweisungen ignoriert, ist ein größeres Modell oft die schnellere Lösung als ein längerer Anweisungstext. ## Speichern Änderungen werden erst mit **Änderungen speichern** oben rechts übernommen. Das Formular hält beim Öffnen eine Kopie der Konfiguration. Wurde der Agent zwischenzeitlich woanders geändert, überschreibt Ihr Speichern diese Änderung. Laden Sie die Seite neu, bevor Sie speichern, wenn parallel jemand anderes daran gearbeitet hat. ## Mit KI bauen Der Knopf **Mit KI bauen** öffnet einen Assistenten, der den Agenten kennt und Einstellungen auf Zuruf ändert. Siehe [Assistent zum Bauen](/de/user-guide/chatbot/builder-assistant). # Tools & Integrationen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/tools Werkzeuge geben dem Agenten die Möglichkeit zu handeln — Kataloge abfragen, Karten zeigen, fremde Schnittstellen aufrufen. Mit Werkzeugen kann der Chatbot mehr als antworten. Er kann zum Beispiel Ihren Katalog durchsuchen. Er ruft sie von sich aus auf, wenn das Gespräch es verlangt. Wann ein Werkzeug passt, entscheidet der Agent anhand seiner **Beschreibung**. Eine vage Beschreibung führt zu falschen Aufrufen. Eigene Werkzeuge und MCP-Server gibt es ab dem Pro-Tarif. Einige Werkzeuge aus dem Marktplatz stehen in allen Tarifen zur Verfügung. ## Karten im Chat Diese Werkzeuge zeigen etwas an, statt Daten zu holen. Sie warten auf keine Antwort — der Agent zeigt die Karte und spricht weiter. | Karte | Inhalt | | ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | **Produktkarte** | Bild, Titel, Preis, Verfügbarkeit und eine Schaltfläche zur Produktseite | | **Seitenkarte** | Verweis auf eine Seite Ihrer Website, mit einem Satz, was den Besucher dort erwartet | | **Kontaktkarte** | WhatsApp, Telefon oder E-Mail. Die ganze Karte ist anklickbar | Schreiben Sie in die Anweisungen ausdrücklich, dass Produkte **immer** als Karte gezeigt werden und nie als Text oder Link. Ohne diese Regel zählen viele Modelle die Produkte lieber als Liste auf — das sieht deutlich schlechter aus und der Besucher kann nichts anklicken. Die Werte auf einer Produktkarte übernimmt der Agent aus der Antwort des Katalogwerkzeugs. Erfundene Titel oder Preise sind damit ausgeschlossen, solange Sie ihn nicht ausdrücklich zum Schätzen einladen. ## Eingebaute Werkzeuge ### Wissenssuche Ist dem Agenten eine Wissens-Sammlung zugeordnet, bekommt er automatisch eine Suche darauf. Er stellt mehrere kurze Suchanfragen gleichzeitig und führt die Treffer zusammen. ### Websuche Sucht im Internet, wenn das eigene Wissen nicht reicht. Zu aktivieren unter **Tools & Integrationen → Marktplatz**. ## Marktplatz Fertige Anbindungen, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren: **Tools & Integrationen → Marktplatz**. | Bereich | Werkzeuge | | ----------------- | --------------------------------------------------------------------- | | **Produktivität** | Jira, Twenty CRM | | **Kommunikation** | Gmail (Beta) | | **KI-Verwaltung** | Agenten, Kontakte, Wissen, Erinnerungen, geplante Aufgaben, Werkzeuge | | **Recherche** | Websuche | ## Eigene Werkzeuge Sie können jede REST-Schnittstelle anbinden. **Tools & Integrationen → Neues Tool** Methode und Adresse eintragen. Bewegliche Teile in geschweiften Klammern: ``` https://api.example.at/bestellungen/{bestellId} ``` API-Schlüssel, Bearer-Token oder Basic Auth. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Welche Angaben braucht das Werkzeug, welche sind Pflicht? Werte in doppelten geschweiften Klammern füllt der Agent aus dem Gespräch. Der wichtigste Teil. Sagen Sie klar, **wann** das Werkzeug zu benutzen ist: ```text theme={null} Nutze dieses Werkzeug, wenn ein Kunde nach dem Stand seiner Bestellung, der Sendungsverfolgung oder dem Liefertermin fragt. Erfordert die Bestellnummer. ``` Über den Testknopf eine Beispielanfrage schicken und die Antwort prüfen. ### Hinweise in der Antwort Sie können in die Antwort Ihres Werkzeugs Hinweise für den Agenten legen — etwa *„Zeige höchstens drei Produkte als Karte und stelle danach genau eine Frage"* oder bei null Treffern *„Keine Treffer. Frage nach einer anderen Farbe. Erfinde kein Produkt."* Solche Hinweise wirken stärker als dieselbe Regel in den Anweisungen. Sie erreichen den Agenten genau in dem Moment, in dem er entscheidet — und nicht zwanzig Nachrichten vorher. ### Antworten klein halten Eine Katalogantwort mit allen Feldern kann Hunderte Kilobyte groß sein. Das kostet Geld, macht den Agenten langsam und verschlechtert seine Antworten, weil das Wesentliche im Rauschen untergeht. Geben Sie pro Treffer nur zurück, was die Karte braucht: Titel, Adresse, Bild, Preis, Verfügbarkeit, Kennung. Alles Weitere holt ein zweites Werkzeug für genau ein Produkt. ## MCP-Server Für komplexere Anbindungen lässt sich ein MCP-Server verbinden. InboxMate findet die dort angebotenen Werkzeuge selbst. MCP steht ab dem Pro-Tarif zur Verfügung. ## Gute Praxis * **Ein Werkzeug, eine Aufgabe.** Kein Alleskönner * **Klare Beschreibung.** Danach entscheidet der Agent * **Mit echten Daten testen**, nicht mit Wunschbeispielen * **Fehler abfangen.** Legen Sie fest, was der Agent sagt, wenn die Schnittstelle nicht antwortet — sonst erfindet er etwas # Ihr Chatbot ist schon eingerichtet Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/uebernehmen Was bereits erledigt ist, was Sie selbst ändern können und was Sie besser nicht anfassen. Ihr Chatbot läuft bereits auf Ihrer Website. Sie müssen nichts neu anlegen. Legen Sie **keinen neuen Agenten** an. Sonst haben Sie zwei, und der neue ist leer. ## So kommen Sie an Ihren Chatbot 1. Auf [app.psquared.dev](https://app.psquared.dev) anmelden 2. Links im Menü **Meine Agenten** anklicken 3. Ihren Agenten anklicken — es ist der mit dem Namen Ihres Shops Agentenseite mit Hauptmenü und Reitern Oben sehen Sie eine Reihe von Reitern. Sie brauchen davon drei. | Reiter | Wofür Sie ihn brauchen | | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- | | **Setup** | Was der Chatbot weiß und wie er antwortet | | **Widget** | Wie er aussieht. Ganz unten schalten Sie die Vorschau ein und probieren ihn aus | | **Konversationen** | Was Besucher wirklich gefragt haben | ## Das können Sie selbst ändern * **Begrüßung** — der erste Satz im Chat-Fenster * **Schnellantworten** — die anklickbaren Karten darunter * **Wissen** — Ihre Öffnungszeiten, Preise, Versandregeln * **Anweisungen** — wie der Chatbot spricht und was er nicht sagen darf * **Farbe und Symbol** Änderungen an Anweisungen und Wissen wirken sofort. Änderungen am Aussehen brauchen einen zusätzlichen Klick — siehe [Einbinden](/de/user-guide/chatbot/deploy). ## Das sollten Sie nicht ändern Fassen Sie diese drei Dinge nicht an. Wenn hier etwas falsch steht, verschwindet Ihr Chatbot von der Website. * **Freigegebene Domains** im Reiter **Veröffentlichen** * **Seitenregeln** im Reiter **Veröffentlichen** * Den **Einbettungscode** in Ihrem Shop Brauchen Sie hier eine Änderung, sagen Sie es der Agentur, die den Chatbot eingerichtet hat. ## Sie können nichts kaputt machen Jede Änderung steht im Reiter **Verlauf** mit Datum und Name. Die jeweils letzte Änderung an einem Feld lässt sich dort mit einem Klick zurücksetzen. Siehe [Verlauf und Zurücksetzen](/de/user-guide/chatbot/history). ## Die sieben Wörter, die immer wieder vorkommen | Wort | Bedeutung | | ------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | **Agent** | Ihr Chatbot. Ein Konto kann mehrere haben, Sie haben einen | | **Anweisungen** | Der Text, der bestimmt, wie der Chatbot spricht und was er nicht sagen darf | | **Wissen** | Ihre Fakten: Öffnungszeiten, Versand, Produkte. Nur daraus antwortet er | | **Wissenseintrag** | Ein einzelner Text im Wissen, mit Titel | | **Schnellantwort** | Eine anklickbare Karte unter der Begrüßung | | **Widget** | Das Chat-Fenster auf Ihrer Website | | **Veröffentlichen** | Der Klick, mit dem eine Änderung am Aussehen auf Ihrer Website ankommt | ## Wenn Sie nicht weiterkommen Wenden Sie sich an **Ihre Agentur**, wenn der Chatbot nicht mehr auf der Website erscheint oder gar nicht antwortet. Wenden Sie sich an **psquared** unter [office@psquared.dev](mailto:office@psquared.dev), wenn der Chatbot antwortet, aber die Antworten falsch sind — oder wenn Sie eine Einstellung nicht finden. Schreiben Sie dazu: die Frage des Besuchers, die Antwort des Chatbots und den Zeitpunkt. Damit finden wir das Gespräch sofort. # Widget gestalten Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/chatbot/widget-customization Farbe, Thema, Symbol, Position und der angedockte Modus — alles im Reiter Widget. Der Reiter **Widget** bestimmt, wie das Chat-Fenster auf Ihrer Website aussieht. Ganz unten schalten Sie die Vorschau ein — der Chat-Knopf erscheint dann unten rechts am Bildschirm, genau wie später auf Ihrer Website. Reiter Widget mit geöffneter Vorschau ## Farbe und Thema | Einstellung | Bedeutung | | --------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | **Primärfarbe** | Kopfzeile, Senden-Knopf, Startknopf und Akzente | | **Design** | Hell, dunkel oder automatisch nach der Systemeinstellung des Besuchers | | **Widget-Stil** | Standard oder Farbverlauf | Prüfen Sie Ihre Farbe in beiden Themen. Ein helles Logo verschwindet im hellen Thema, wenn es keine farbige Scheibe hinter sich hat. ## Startknopf | Einstellung | Bedeutung | | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | | **Button-Symbol** | Vorlagen oder ein eigenes Bild, am besten PNG oder SVG mit durchsichtigem Hintergrund | | **Button-Größe** | Klein, mittel, groß oder sehr groß | | **Button-Animation** | Einblenden, Hochschieben, Hüpfen, Skalieren oder keine | | **Button-Erscheinungsverzögerung** | Nach wie vielen Sekunden der Knopf erscheint | | **Position** | Unten links oder unten rechts | ### Eigenes Symbol hochladen 1. Agenten öffnen, Reiter **Widget** 2. Unter **Button-Symbol** die Option für ein eigenes Bild wählen 3. Bild hochladen Laden Sie nur die Bildmarke hoch, ohne Schriftzug. Im Knopf ist wenig Platz; ein Logo mit Text wird unlesbar klein. Die Marke sollte optisch mittig sitzen — viele Logodateien haben links oder unten mehr Luft, was im runden Knopf sofort auffällt. ## Avatar im Gespräch Der **Avatar-Stil** entscheidet, wie das Symbol neben den Nachrichten des Agenten aussieht. Ein eigenes Logo bekommt dabei eine Scheibe in Ihrer Primärfarbe, damit es auf hellem Hintergrund sichtbar bleibt. ## Angedockter Modus Standardmäßig legt sich das Chat-Fenster über die Seite. Im angedockten Modus sitzt es stattdessen fest am rechten Rand und **schiebt den Seiteninhalt nach links** — als säße ein Kollege daneben. | Einstellung | Bedeutung | | --------------------- | ------------------------------ | | **Darstellung** | *Überlagernd* oder *Angedockt* | | **Breite des Panels** | 320 bis 560 Pixel, Vorgabe 400 | Angedockt wirkt erst ab 1024 Pixel Fensterbreite. Darunter — also auf dem Handy — bleibt es überlagernd, weil zum Schieben kein Platz wäre. Der Zustand bleibt über Seitenwechsel erhalten: War das Panel offen, ist es auf der nächsten Seite wieder offen. Schließt der Besucher es, bekommt die Seite ihre volle Breite zurück und der Startknopf erscheint wieder. ## Statusmeldung während der Tool-Nutzung Läuft im Hintergrund ein Werkzeug, etwa eine Katalogsuche, können Sie dem Besucher eine kurze Meldung zeigen — zum Beispiel *„Ich sehe im Katalog nach …"*. Ohne diese Meldung wirken längere Suchen wie ein Stillstand. ## Branding Der Hinweis *„Powered by InboxMate"* lässt sich je nach Tarif ausblenden: | Tarif | Branding | | -------------------- | ----------------------------------------- | | Free, Pro | wird angezeigt | | Business, Enterprise | kann entfernt werden, White-Label möglich | Der Hinweis, dass hier eine KI antwortet, gehört nicht zum Branding. Er bleibt auch dann stehen, wenn Sie das Branding entfernen. In der Oberfläche lässt er sich nicht abschalten. ## Vorschau Ganz unten im Reiter Widget steht die Karte **Vorschau**. Ist sie aktiv, erscheint der Chat-Knopf unten rechts am Bildschirm — nicht in der Karte. Sie können darin tippen wie ein Besucher. Nach einer Änderung klicken Sie **Vorschau aktualisieren**, sonst zeigt das Fenster noch den alten Stand. Am schmalen Bildschirm — unter 768 Pixel — erscheint statt der Vorschau der Hinweis, dass sie nur am Rechner läuft. Die Vorschau lädt eine eigene Kopie des Widget-Programms, die mit der App ausgeliefert wird. Nach einer Aktualisierung der Widget-Technik kann sie darum kurz hinter dem Stand auf Ihrer Website liegen. Was der Besucher sieht, ist immer die veröffentlichte Fassung. # KI-Reife — der Weg zum Autopilot Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/ai-maturity Der Tab KI-Reife zeigt, wie viel Autonomie sich jede Regel verdient hat, und lässt dich die Regeln hochstufen, denen du zutraust, ohne Rückfrage zu laufen. **KI-Reife** ist der zweite Tab der Seite [Entscheidungen](/de/user-guide/inbox/decisions) — neben **Warteschlange**, der laufenden Warteschlange. Während es in der Warteschlange darum geht, über die Vorschläge von *heute* zu entscheiden, ist KI-Reife die Übersicht: Für jede Regel, die die KI ausführt, zeigt sie, wie weit diese Regel von „lernt noch“ zu „kann allein laufen“ gekommen ist — und gibt dir mit **Jetzt automatisieren** einen Klick, um sie hochzustufen. Hier löst nichts irgendetwas aus. Es ist eine reine Ansicht des verdienten Vertrauens plus ein Button zum bewussten Hochstufen — das Gegenteil einer Blackbox. ## Zwei Wege, wie eine Regel aufsteigt Eine Regel läuft über dieselbe Vertrauensschwelle hoch, egal ob du sie aus der Warteschlange oder aus diesem Tab heraus hochstufst — es sind zwei Ansichten auf denselben Mechanismus: Während du Entscheidungen abarbeitest, stupst InboxMate dich bei Gelegenheit an: Nach genügend Freigaben fragt es direkt auf der Karte **Ab jetzt automatisch?**. Praktisch im Moment selbst. Hier siehst du den Fortschritt *aller* Regeln auf einen Blick und stufst mit **Jetzt automatisieren** von dir aus hoch — ohne auf die nächste passende E-Mail zu warten, die einen Hinweis auslöst. ## Die vier Stufen Jede Regel steht auf einer von vier Reifestufen, angezeigt als Badge unter **Regeln nach Reifegrad**: | Stufe | Badge im Produkt | Was sie bedeutet | | --------------- | ------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Learning | **Lernt** | Sammelt noch Freigaben, oder ihre Entwürfe werden noch stark überarbeitet. | | Reliable | **Zuverlässig** | Wird durchgängig freigegeben, und die Bearbeitungen werden kleiner — vertrauenswürdig, aber noch nicht für den Autopilot angeboten. | | Autopilot-ready | **Bereit für Autopilot** | Hat die Vertrauensschwelle überschritten und alle Hürden genommen. Einen Klick von der Automatik entfernt. | | Automated | **Automatisiert** | Läuft bereits im Automatikmodus. Ihre Treffer überspringen die Warteschlange komplett. | Die Schwellen sind fest definiert, kein Bauchgefühl-Score. Bei der Standard-Vertrauensschwelle von **5** Freigaben erreicht eine Regel **Zuverlässig** bei 3 Freigaben und wird bei 5 **Bereit für Autopilot** — *vorausgesetzt*, sie nimmt auch die unten beschriebenen Hürden. Ein Fortschrittsbalken **Weg zum Autopilot** auf jeder Karte zeigt, wie nah sie dran ist (Freigaben ÷ Schwelle). Sowohl **Ja** als auch **Anders** (freigeben bzw. mit einer Korrektur freigeben) zählen auf die Freigaben einer Regel ein. **Ignorieren** nicht — eine abgelehnte Aktion bringt eine Regel nie näher an die Automatisierung. ## Was eine Regel zurückhält Die Zahl der Freigaben allein reicht nicht. Eine Regel bleibt unterhalb von **Bereit für Autopilot** gedeckelt, solange einer dieser Punkte zutrifft: * **Die Entwürfe werden noch stark umgeschrieben.** Die Kennzahl **Bearbeitungs-Trend** misst, wie viel du an den Entwürfen einer Regel vor dem Senden änderst. Sind deine jüngsten Bearbeitungen noch umfangreich, hat die KI deinen Ton noch nicht gelernt, und die Regel bleibt auf **Lernt** — egal, wie oft du sie schon freigegeben hast. (Aktionen ohne Entwurf, etwa Archivieren, haben keinen Bearbeitungs-Trend und überspringen diese Hürde.) * **Die Regel ist still geworden.** Eine Regel, die ihre Reife vor langer Zeit erreicht hat, seither aber nicht mehr zum Zug kam, bleibt auf **Zuverlässig** stehen — mit dem Hinweis *„Länger nicht bestätigt — für Autopilot erneut freigeben.“* InboxMate wirbt nicht für den Autopilot bei einer Regel, die es länger nicht in Aktion gesehen hat. * **Du hast den Hinweis weggeklickt.** Mit **Weiter fragen** bleibt eine Regel unter Aufsicht, bis du sie bewusst hochstufst. * **Der Aktionstyp kann grundsätzlich nicht aufsteigen** — siehe unten. ## Eine Regelkarte lesen Jede Karte trägt das Stufen-Badge, den Balken **Weg zum Autopilot** und drei Kennzahlen: * **Saubere Freigaben** — Freigaben, bei denen keine Korrektur nötig war (das eigentliche Vertrauenssignal). * **Gelernt** — wie viele Stil- und Faktenbeispiele diese Regel dem Entwurfsgenerator beigebracht hat. Das hängt daran, was die KI [aus deinen Bearbeitungen gelernt hat](/de/user-guide/inbox/learning). * **Bearbeitungs-Trend** — ob deine Bearbeitungen an ihren Entwürfen zunehmen oder abnehmen (oder **keine Bearbeitungen** bei Aktionstypen ohne Entwurf). Ist eine Regel **Bereit für Autopilot**, zeigt die Karte **Jetzt automatisieren**. Ein Klick darauf öffnet eine Bestätigung — *„Aktion automatisieren? Ab sofort führt die KI die Aktion „…“ für die Kategorie „…“ automatisch aus – ohne weitere Nachfrage.“* — mit dem Hinweis, dass das **umkehrbar** ist: *„Du kannst das jederzeit im Kategorisierer wieder auf „Vorschlagen“ zurückstellen.“* Bestätige mit **Ja, automatisieren**. ## Die Kopfzahlen Über der Regelliste geben drei Übersichtskarten und ein Diagramm das Gesamtbild für den Account: * **Gesparte Zeit (geschätzt)** — die geschätzt eingesparten Stunden, *„Geschätzt aus tatsächlich ausgeführten Aktionen der letzten 8 Wochen.“* * **Automatisiert** — Regeln, die vollständig automatisch laufen. * **Bereit für Autopilot** — Regeln, die du gerade jetzt mit einem Klick hochstufen könntest. * **Autonomie im Zeitverlauf** — eine wöchentliche Sparkline, die die ausgeführten Aktionen aufteilt in **Automatisch** (von selbst ausgelöst), **Freigegeben** (von dir über die Warteschlange freigegeben) und **Manuell übernommen** (du hast die KI übersteuert). Der Wert für die gesparte Zeit ist bewusst ehrlich und nachprüfbar — er ist die tatsächliche Anzahl ausgeführter Aktionen, multipliziert mit einer dokumentierten Konstanten je Aktion (ein Antwortentwurf spart zum Beispiel mehr Minuten als ein Archivieren), aufgeschlüsselt nach Aktionstyp. Er ist nie eine hochgerechnete Wachstumsprognose. ## Nicht jede Aktion kann aufsteigen Wer in den Automatikmodus darf, steht pro Aktionstyp fest: | Kann automatisch werden | Wird nie automatisch | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------- | | **Archivieren**, **Ticket erstellen**, **Weiterleiten**, **E-Mail senden**, **Automatisch antworten**, **Als gelesen markieren**, **In Ordner verschieben** | **Endgültig löschen** | **Endgültig löschen** bleibt immer ein Vorschlag, egal wie oft du es freigibst — es ist unwiderruflich, deshalb führt InboxMate es nie unbeaufsichtigt aus. Stufst du eine Regel mit **Weiterleiten** oder **E-Mail senden** hoch, bestätigst du damit zugleich, dass sie ohne weitere Prüfung senden darf. Diese Bestätigung wird in dem Moment festgehalten, in dem du auf **Ja, automatisieren** klickst — denn diese Aktionen lassen sich, einmal automatisch, nicht mehr zurückholen. Antworten an Kundinnen und Kunden landen deshalb nie versehentlich im Autopilot, sondern erst, wenn du genau diese Regel bis zur Schwelle freigegeben und sie ausdrücklich hochgestuft hast. ## Wo das zusammenhängt * Die Entscheidungen, die du in der [Warteschlange](/de/user-guide/inbox/decisions) triffst, speisen jede Zahl auf dieser Seite. * Die Kennzahl **Gelernt** und der schrumpfende **Bearbeitungs-Trend** stammen daraus, [was die KI aus deinen Bearbeitungen lernt](/de/user-guide/inbox/learning). * Solange es noch keine Aktivität gibt, siehst du *„Noch keine Regeln zum Reifen“* — gib ein paar Vorschläge in der Warteschlange frei, dann tauchen hier nach und nach Regeln auf, sobald sie sich Autonomie verdienen. # Posteingang kategorisieren Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/categorize-onboarding Die automatische E-Mail-Sortierung in einem Schritt einrichten, direkt nach dem Verbinden eines Postfachs — die KI liest deinen Posteingang und schlägt Kategorien vor, die du bearbeitest und bestätigst. Sobald du ein Postfach verbindest, richtet InboxMate die Kategorisierung für dich ein. Schon die erste E-Mail, die danach eintrifft, ist sortiert, hat einen Antwortentwurf oder wird zum Ticket — ohne dass du je einen Regel-Bildschirm geöffnet hättest. Im Onboarding ist das der Schritt **Kategorien bestätigen**; denselben Ablauf kannst du später jederzeit aus dem visuellen Editor erneut starten. ## Die KI analysiert deinen Posteingang Es gibt keinen Modus zum Auswählen. Die Analyse startet, sobald sich der Schritt öffnet: InboxMate wartet die erste Synchronisierung des Postfachs ab, nimmt bis zu 100 deiner neuesten eingegangenen E-Mails als Stichprobe, fasst sie zusammen und lässt das Modell einen kleinen Satz Kategorien vorschlagen, der zu deinem tatsächlichen Mailaufkommen passt. Der Schritt liest nur — gespeichert wird nichts, bevor du bestätigst. Ist die Analyse fertig, landest du auf der Vorschau. Dort siehst du: * **Vorgeschlagene Kategorien** — jede mit Namen, einer einzeiligen Beschreibung und einer Gruppe **Beispielsender** (Absender, die die KI dieser Kategorie zugeordnet hat). So erkennst du auf einen Blick, ob der Vorschlag plausibel ist. * Pro Kategorie eine bearbeitbare Karte — umbenennen, Beschreibung neu formulieren oder ganz entfernen. Mit **Kategorie hinzufügen** legst du eine eigene an. Ist das Postfach ganz neu und leer, hat die KI nichts zu lesen. Dann erscheint ein Hinweis auf den leeren Posteingang mit der Schaltfläche **E-Mails erneut laden & analysieren**: Sie holt die letzten Mails noch einmal ab und startet einen neuen Versuch. Praktisch direkt nach dem Verbinden von Outlook, wo die erste Synchronisierung ein paar Sekunden hinterherhinken kann. Läuft die Analyse in einen Timeout, greift InboxMate auf einen bewährten Startsatz zurück (Wichtig · Newsletter · Spam) und weist in einem Banner darauf hin. Dieser Satz lässt sich genauso bearbeiten wie ein KI-Vorschlag — du bleibst also nie stecken. Schlägt die Anfrage ganz fehl, erscheint stattdessen **Analyse hat nicht geklappt** mit **Erneut versuchen** und **Mit Standard-Kategorien starten**. ## Autonomie wird verdient, nicht hier ausgewählt Unter den Kategorie-Karten steht ein Erklärungsfeld — keine Einstellung: > **Volle Autonomie wird verdient, nicht voreingestellt.** Am Anfang schlägt InboxMate Aktionen nur vor — du gibst sie frei. Die KI lernt aus deinen Freigaben und Korrekturen; sobald eine Regel gereift ist, kannst du sie im Reiter **KI-Reife** auf Autopilot stellen. Jede Aktion, die in diesem Schritt entsteht, läuft ausnahmslos im Vorschlagsmodus — auch Archivieren und Spam. Deshalb steht auf jedem Aktions-Chip der Kategorie-Karten *vorschlagen*: Einen grünen „auto“-Chip gibt es in dieser Phase gar nicht zu holen. Regeln kommen später einzeln auf Autopilot, und zwar über [KI-Reife](/de/user-guide/inbox/ai-maturity) — nie als Voreinstellung auf diesem Bildschirm. Nicht zu verwechseln mit der **Konfidenz-Voreinstellung** (Vorsichtig / Standard / Aggressiv) im [Flow-Editor](/de/user-guide/inbox/flow-editor). Die steuert, wie *sicher* sich die KI sein muss, bevor sie überhaupt eine Kategorie vergibt — eine andere Frage als die, ob eine Aktion von selbst läuft. Das Onboarding speichert den Kategorisierer immer auf **Standard**. ## Übernehmen Klick auf **Übernehmen und weiter**. InboxMate legt einen Kategorisierer an, der für genau das eben verbundene Postfach gilt. Die erste Sortierung läuft danach als eigener Onboarding-Schritt, **In Aktion sehen**: InboxMate holt deine neuesten Mails, kategorisiert die jüngsten Konversationen aus den letzten 14 Tagen (bis zu 15 Stück), meldet, wie viele E-Mails dabei durchgelaufen sind, und übergibt dich an **Entscheidungen**. Ist im Postfach gerade nichts los, steht dort stattdessen *Noch keine neuen E-Mails* — der Kategorisierer ist so oder so aktiv und sortiert alles, was als Nächstes eintrifft. Ab hier justierst du alles im Detail — Bedingungen ergänzen, Aktionen ändern, eine Beispiel-Mail testen — im [Flow-Editor](/de/user-guide/inbox/flow-editor). Der Onboarding-Schritt richtet immer einen **E-Mail**-Kategorisierer für genau ein Postfach ein. Willst du mehrere Postfächer abdecken oder zusätzlich Widget-Chats kategorisieren, passt du den Geltungsbereich später im Editor an — siehe [Kategorisierer](/de/user-guide/inbox/categorizers#scope). Lieber mit einer selbst gebauten Vorlage starten statt mit einem KI-Vorschlag? Vorlagen sind nicht mehr Teil des Onboardings — sie liegen unter **Einstellungen → Kategorisierer**, wo du jederzeit eine anlegen kannst. # Kategorisierer Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/categorizers Eingehende E-Mails und Chats automatisch in Kategorien einsortieren und pro Kategorie Aktionen ausführen. Kategorisierer legen fest, wie InboxMate mit jeder eingehenden Nachricht umgeht. Du definierst eine Liste von Kategorien samt Beschreibung, und die KI ordnet jede neue E-Mail (oder jeden inaktiv gewordenen Widget-Chat) genau einer davon zu. Jede Kategorie kann Aktionen auslösen: archivieren, ein Ticket erstellen, eine Benachrichtigung schicken, mit KI antworten oder einen Webhook aufrufen. Du verwaltest Kategorisierer unter **Einstellungen → Kategorisierer** oder visuell im [Flow-Editor](/de/user-guide/inbox/flow-editor). InboxMate legt pro Workspace einen Standard-Kategorisierer für E-Mails an, der bereits sieben gängige Kategorien mitbringt (z. B. *Kundenanfrage*, *Intern*, *Spam*, *Newsletter*, *Zustellfehler*). Zum ersten Mal mit Kategorisierern unterwegs? Am schnellsten geht es über den Onboarding-Schritt **Kategorisieren** direkt nach dem Verbinden eines Postfachs — siehe [Posteingang kategorisieren](/de/user-guide/inbox/categorize-onboarding). Wie du eine Kategorie in mehrere Pfade mit Bedingungen aufteilst, steht unter [Bedingungen und Verzweigungen](/de/user-guide/inbox/conditions-branches). ## So funktioniert es 1. Eine neue E-Mail trifft ein, oder ein Widget-Chat wird inaktiv (30 Minuten ohne neue Nachricht) 2. InboxMate lässt den passenden Kategorisierer einmal pro Konversation durch das LLM laufen 3. Das LLM wählt genau eine Kategorie und liefert einen Konfidenzwert, eine Zusammenfassung und eine Begründung 4. Jede Aktion der zugeordneten Kategorie läuft im Modus **automatisch** (wird ausgeführt) oder **Vorschlag** (wartet auf eine Freigabe durch einen Menschen) ## Kategorien Eine Kategorie besteht aus einem Namen und optional aus einem **Experten-Hinweis**, der der KI sagt, wann sie diese Kategorie wählen soll. Der Hinweis steckt hinter dem Zahnrad-Symbol neben dem Kategorie-Titel — ein Klick darauf klappt ein Textfeld mit der Beschriftung *Zusätzliche Infos zu dieser Kategorie* auf. Sobald ein Hinweis hinterlegt ist, färbt sich das Zahnrad in der Hauptfarbe. So siehst du auf einen Blick, welche Kategorien zusätzliche Anweisungen mitbringen. Gute Hinweise sind ein bis zwei Sätze und beschreiben die Absicht, nicht einzelne Stichwörter. Beziehe dich auf Signale, die die KI tatsächlich sieht: Absender, Betreff, Formulierungen im Text sowie Dateinamen und MIME-Typ der Anhänge. > **Rechnung** — Nur wenn das Wort *Rechnung* im Betreff steht und ein PDF angehängt ist. Das deutsche Standard-Set deckt die meisten B2C-Postfächer ohne Zutun ab. Du kannst Kategorien aber jederzeit umbenennen, entfernen oder ergänzen. Der Hinweis ist optional — wenn der Kategoriename für sich spricht (*Spam*, *Newsletter*), lass ihn leer. **Eine Kategorie darf durchaus ohne Aktion bleiben.** Eine Sammelkategorie wie *Sonstiges* sortiert die Mail oft nur ein und lässt sie im Posteingang liegen — ohne Folgeschritt. Wenn die KI Kategorien vorschlägt, lässt sie so eine Sammelkategorie bewusst ohne Aktion und stattet nur die inhaltlich klaren Kategorien mit Aktionen aus. In der [System Visualisierung](/de/user-guide/inbox/system-visualization) enden diese am grauen Endpunkt **Keine Aktion**. ### Anhänge gehören zum Signal Zu jeder E-Mail bekommt die KI eine einzeilige Übersicht der Anhänge zu sehen: Dateinamen, MIME-Typen, Größen — aber nicht den Inhalt der Dateien. Hinweise wie *„nur wenn eine Rechnung als PDF angehängt ist“* funktionieren also genau so, wie du sie formulierst. Die KI erkennt Dateiname und MIME-Typ, sie kann aber nicht in die Datei hineinsehen. ## Aktionen Jede Kategorie kann eine oder mehrere dieser Aktionen auslösen: | Aktion | Was sie macht | | ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Archivieren** | Markiert die E-Mail-Konversation als archiviert | | **Kontakt anlegen** | Sucht einen Kontakt zum Absender oder legt ihn an (Suche über die E-Mail-Adresse) und verknüpft ihn mit der Konversation. Name und Rolle füllt die KI automatisch aus. Das ist die **einzige** Aktion, die einen Kontakt anlegt — siehe [Kontakt anlegen](#kontakt-anlegen-add-the-sender-as-a-contact) weiter unten. | | **Ticket erstellen** | Öffnet ein Ticket, dessen Titel, Beschreibung und Priorität standardmäßig von der KI stammen; optional wird automatisch eine Person aus dem Team zugewiesen (standardmäßig von der KI ausgewählt). Siehe [Ticket erstellen](#ticket-erstellen) weiter unten. | | **Unternehmen recherchieren** | Sucht das Unternehmen des Absenders in deinem CRM oder legt es an und liest dessen Website in die Notizen des Unternehmens ein. Recherchiert jedes Unternehmen standardmäßig **einmal** und setzt voraus, dass bereits ein Kontakt existiert — siehe [Unternehmen recherchieren](#unternehmen-recherchieren) weiter unten. | | **Antwort entwerfen** | Erzeugt vorab einen KI-Antwortentwurf und legt ihn an der Konversation ab. Bei einer Outlook-Verbindung mit aktiviertem *Drafts spiegeln* landet derselbe Entwurf auch in deinem Outlook-Ordner „Entwürfe“. | | **Mit KI antworten** | Erzeugt eine KI-Antwort auf Basis deiner Wissensdatenbank und verschickt sie | | **E-Mail senden** | Verfasst und verschickt eine komplett neue E-Mail an einen Kontakt oder eine Adresse — also keine Antwort auf die eingegangene Konversation. Nützlich für Abläufe wie „Vertrieb informieren, sobald ein heißer Lead reinkommt“. Der Text kann eine feste Vorlage sein (mit den Platzhaltern `{{sender}}`, `{{subject}}`, `{{snippet}}`, `{{summary}}`) oder von der KI aus einem Prompt erzeugt werden. Der Versand läuft über deinen Postfach-Anbieter (bei Outlook landet eine Kopie in deinem Ordner „Gesendet“). | | **E-Mail weiterleiten** | Leitet die letzte eingegangene Nachricht der Konversation an einen Kontakt oder eine Person im Team weiter, optional mit einer vorangestellten Notiz. Die Zustellung läuft über den Postfach-Anbieter. | | **Benachrichtigung** | Informiert dein Team, sobald diese Kategorie zutrifft — in der App, per E-Mail, als Push in der Mobile App und/oder über einen Slack-/Teams-Webhook. Die Empfänger wählst du in einer Mehrfachauswahl mit Avataren. Siehe [Benachrichtigungen](#notifications-in-app-email-mobile-app-slack-teams). | | **Webhook auslösen** | Schickt die Kategorisierung samt vollständigem E-Mail-Payload per POST an eine URL — siehe [Webhook-Payload](#webhook-payload) | | **Endgültig löschen** | Löscht die Nachricht unwiderruflich (standardmäßig bewusst nicht in der Oberfläche angeboten) | `E-Mail senden`, `E-Mail weiterleiten` und `Endgültig löschen` greifen **unwiderruflich** ein. Der Editor verlangt deshalb einen ausdrücklichen Bestätigungsschalter, bevor sie laufen dürfen — gesendete oder gelöschte Mails bekommst du nicht zurück. Widersprüchliche Aktionen blockiert InboxMate beim Speichern: *Archivieren* lässt sich nicht mit *Endgültig löschen* kombinieren (und *Endgültig löschen* nicht mit *Ticket erstellen*, *Mit KI antworten*, *E-Mail senden* oder *E-Mail weiterleiten*). Derselbe Aktionstyp darf außerdem nur einmal pro Kategorie vorkommen. ### Vorschlagsmodus oder Automatik Jede Aktion hat einen Modus-Schalter: **automatisch tun** (das System führt sie aus) oder **nur vorschlagen** (die Aktion wartet im Posteingang darauf, dass jemand sie freigibt oder verwirft). Solange du eine Kategorie noch feinjustierst, ist der Vorschlagsmodus die sichere Wahl. `Mit KI antworten` ist die einzige Aktion, die in beiden Modi läuft: Im Vorschlagsmodus erzeugt sie vorab einen Entwurf, den dein Team prüfen und mit einem Klick abschicken kann; im Automatikmodus geht die Antwort ohne Prüfung raus. `Antwort entwerfen` verhält sich immer wie der Vorschlagsmodus und verschickt nie von selbst — das ist die Variante „Ich will einen fertigen Entwurf vorfinden“. ### Kontakt anlegen: den Absender als Kontakt speichern \[#kontakt-anlegen-add-the-sender-as-a-contact] Die Aktion **Kontakt anlegen** sucht einen Kontakt zum Absender oder legt ihn an — gesucht wird über die E-Mail-Adresse — und verknüpft ihn mit der Konversation. Name und Rolle liest die KI aus der Nachricht und der Signatur heraus. Kontakte werden beim Eintreffen einer E-Mail **nicht mehr automatisch** angelegt. Eine Kategorie legt nur dann einen Kontakt an, wenn **Kontakt anlegen** in ihrer Aktionskette steht. Kategorien ohne diese Aktion (etwa *Spam*, *Newsletter*, *Zustellfehler*) legen nie einen Kontakt an — du entscheidest also, aus welchen Absendern Kontakte werden. Setz die Aktion **weit nach vorne in die Kette** — vor *Unternehmen recherchieren* und *Antwort entwerfen*. Spätere Aktionen bauen auf dem verknüpften Kontakt auf: Die Unternehmens-Recherche hängt sich daran, und der Entwurf kann sich darauf beziehen. ### Unternehmen recherchieren Diese Aktion sucht das Unternehmen des Absenders in deinem CRM oder legt es an und liest dessen Website in die Notizen des Unternehmens ein. * **Standardmäßig nur einmal recherchieren.** Liegen zum Unternehmen bereits Recherche-Notizen vor, überspringt die Aktion das Auslesen und verwendet das Vorhandene. Aktiviere an der Aktion **Bestehende Recherche aktualisieren**, wenn bei jedem Durchlauf neu ausgelesen werden soll. * **Braucht vorher einen Kontakt.** *Kontakt anlegen* muss weiter oben in der Kette stehen, sonst wird die Aktion zur Laufzeit übersprungen (siehe [Reihenfolge der Aktionen](#action-order--dependencies)). ### Ticket erstellen Standardmäßig erzeugt die KI **Titel und Beschreibung** des Tickets aus der E-Mail — du trägst sie nicht mehr selbst ein. Lässt du die **Priorität** leer, entscheidet die KI auch darüber. Wenn du stattdessen einen konstanten Titel willst, findest du hinter einem Aufklapp-Bereich eine optionale **feste Betreff-Vorlage**. Ist *Unternehmen recherchieren* vorher in der Kette gelaufen, bekommt die ticket-erzeugende KI diese Recherche als Kontext mitgeliefert. Das Ticket spiegelt dann wider, was über das Unternehmen des Absenders bekannt ist. Verknüpft wird das Ticket mit dem Kontakt und dem Unternehmen. ## Reihenfolge der Aktionen \[#action-order--dependencies] Die Aktionen einer Kette laufen **von oben nach unten** und reichen ihre Ergebnisse weiter. Die Reihenfolge ist deshalb wichtig: * **Kontakt anlegen** verknüpft den Kontakt → * **Unternehmen recherchieren** schreibt die Unternehmens-Recherche → * **Antwort entwerfen**, **Mit KI antworten** und **Ticket erstellen** nutzen diesen Kontakt und die Recherche in ihrem Ergebnis. Der Editor prüft die Reihenfolge und warnt dich, wenn sie eine Abhängigkeit verletzt: * **Unternehmen recherchieren** *setzt* **Kontakt anlegen** davor *voraus*. Der Editor zeigt eine deutliche Warnung mit einer **Korrektur per Klick**. Ignorierst du sie, wird die Recherche zur Laufzeit übersprungen. * Bei **Antwort entwerfen**, **Mit KI antworten** und **Ticket erstellen** erscheint nur ein dezenter Hinweis: Stell **Unternehmen recherchieren** davor, dann fällt ihr Ergebnis inhaltlich reicher aus. ## Beispielkette: Kundenanfrage Eine typische Kette für *Kundenanfrage* besteht aus vier Aktionen in dieser Reihenfolge: 1. **Kontakt anlegen** *(automatisch)* — legt den Absender als Kontakt an und verknüpft ihn mit der Konversation, damit die späteren Schritte etwas haben, woran sie andocken 2. **Ticket erstellen** *(vorschlagen)* — öffnet ein Ticket, damit die Anfrage nachverfolgt wird 3. **Unternehmen recherchieren** *(automatisch)* — findet das Unternehmen des Absenders (über den vom LLM erkannten Firmennamen und die Absender-Domain), liest die Website mit deinem eigenen Prompt aus (einmalig, außer *Bestehende Recherche aktualisieren* ist an) und schreibt ein Briefing in die Notizen des Unternehmens 4. **Antwort entwerfen** *(automatisch)* — erzeugt einen Antwortentwurf; weil Schritt 3 gerade gelaufen ist, sieht der Entwurfs-Prompt die frisch geschriebenen Unternehmens-Notizen zusätzlich zu deinem Agent-Prompt, der Wissensdatenbank, den Kontaktnotizen und dem Operator-Profil Die komplette Kette — neue E-Mail → kategorisieren → Kontakt und Unternehmen anlegen und recherchieren → Entwurf schreiben — braucht in einem typischen Postfach rund 10 bis 20 Sekunden. ### Wer Kontakte und Unternehmen anlegt `Kontakt anlegen` ist die **einzige** Aktion, die einen Kontakt anlegt, und `Unternehmen recherchieren` die **einzige**, die einen Unternehmenseintrag in deinem CRM erzeugt. Kategorien ohne diese beiden Aktionen (etwa *Spam*, *Newsletter*, *Zustellfehler*) legen nie automatisch einen Kontakt oder ein Unternehmen an — auch dann nicht, wenn das LLM einen Namen erkannt hat. Das ist Absicht: Die Kette ist die Schranke gegen Spam im CRM. (Weil *Unternehmen recherchieren* vorher einen Kontakt braucht, gehört *Kontakt anlegen* davor.) So wird zugeordnet: * Absender mit Firmen-Domain (z. B. `martin@bigtechcorp.com`) → Zuordnung bzw. Neuanlage strikt über `(Domain, Name)`. Schreibt später `sarah@bigtechcorp.com`, landet sie am selben Eintrag. * Absender mit Freemail-Adresse (`gmail.com`, `outlook.com`, `gmx.de`, …) → Zuordnung nur über den Namen (die Domain wird als `null` gespeichert). Zwei Absender, die von unterschiedlichen Freemail-Adressen über dieselbe BigTechCorp schreiben, landen am selben Unternehmenseintrag. Hat das LLM zusätzlich eine Domain oder Website aus dem Text oder der Signatur gelesen (etwa `psquared.dev` in der Fußzeile), hat diese Vorrang vor der Absender-Domain. Praktisch, wenn jemand von seiner privaten Gmail-Adresse schreibt, in der Signatur aber die echte Firmen-Domain steht. ## Webhook-Payload Die Aktion `Webhook auslösen` schickt per POST ein JSON an die von dir hinterlegte URL — mit der kompletten Kategorisierung und dem E-Mail-Kontext, also auch Absender, Text und allen Anhängen. Für typische Automatisierungen (Rechnung ablegen, in Slack posten, einen n8n-Flow starten) brauchst du keinen weiteren API-Aufruf: ```jsonc theme={null} { "type": "categorization.action.webhook", "categorizationId": "f4da1a1e-…", "categorizerId": "a76f53a9-…", "accountId": "9ab33ff6-…", "subject": { "type": "email_thread", "id": "73975626-…" }, "summary": "PDF-Rechnung für Juni im Anhang.", "reasoning": "Betreff, Text und Anhang deuten klar auf eine Rechnung hin.", "llmSuggestedAction": null, "email": { "threadId": "73975626-…", "chatId": "f3813072-…", "messageId": "AQMkAD…", "fromEmail": "office@example.com", "fromName": "Example GmbH", "toEmails": ["you@example.com"], "ccEmails": [], "subject": "Rechnung", "bodyText": "Rechnung Juni im Anhang. LG", "receivedAt": "2026-05-21T18:51:34+00:00", "attachments": [ { "filename": "Rechnung 05-26.pdf", "mimeType": "application/pdf", "size": 25638, "url": "https://…supabase.co/storage/v1/object/public/files/email-attachments/…/Rechnung%2005-26.pdf", "dataBase64": "JVBERi0xLjQK…", "truncated": false } ] }, "firedAt": "2026-05-21T18:52:06.169Z" } ``` ### Anhänge im Payload Für jeden Anhang gibt es drei Wege an die Datei: * **`url`** — öffentliche URL, ohne Ablaufdatum. Nimm einen HTTP-Node (z. B. in n8n *HTTP Request* → *File response*) und schieb die Datei direkt nach Drive, S3 oder an deinen eigenen Endpunkt. Funktioniert bei jeder Dateigröße. * **`dataBase64`** — der Inhalt als Base64 direkt im Payload, befüllt bei Dateien **bis 5 MB**. Dekodiere ihn in einem Code-Node oder nutze in n8n *Convert to File → Move Base64 String to File*. Damit sparst du dir den HTTP-Umweg komplett. * **`truncated`** — nur dann `true`, wenn die Datei größer als das Inline-Limit von 5 MB ist. Das Feld `dataBase64` fehlt dann; nimm stattdessen `url`. `filename`, `mimeType` und `size` sind immer enthalten. Das LLM des Kategorisierers hat Dateinamen und MIME-Typen schon bei der Kategorie-Entscheidung gesehen — deshalb beziehen sich die Felder `summary` und `reasoning` oft direkt darauf. ### Signatur-Header Hast du beim Webhook ein Secret hinterlegt, setzt jede Zustellung den Header `X-Categorizer-Signature`: ``` X-Categorizer-Signature: sha256= ``` Prüfe ihn per HMAC-SHA256 über den rohen Request-Body — mit dem Secret, das du beim Anlegen der Webhook-Aktion gespeichert hast. ## Benachrichtigungen: In-App, E-Mail, Mobile App, Slack und Teams \[#notifications-in-app-email-mobile-app-slack-teams] Die Aktion **Benachrichtigung** informiert dein Team, sobald eine Kategorie zutrifft — ohne dass jemand den Posteingang im Auge behalten muss. Im Aktions-Panel legst du fest, **wer** benachrichtigt wird und **wie**: * **Kanäle (wie)** — beliebig kombinierbar: * **In-App-Benachrichtigung** — die Glocke in InboxMate. * **E-Mail** — an die Konto-Adressen der gewählten Empfänger. * **Mobile App** — eine Push-Nachricht in die [InboxMate Mobile App (englisch)](/de/user-guide/workspace/mobile-app). Sie erreicht nur Empfänger, die die App installiert und sich angemeldet haben; alle anderen werden einfach übersprungen. * **Slack / Teams (Webhook)** — schickt eine Nachricht per POST an eine Incoming-Webhook-URL, die du einfügst. * **Empfänger (wer)** — wähle die Workspace-Mitglieder aus, die informiert werden sollen. Lässt du das Feld leer, wird jede Person benachrichtigt, die Zugriff auf das Postfach hat. (Die Empfängerliste gilt für die Kanäle In-App, E-Mail und Mobile App; der Webhook postet immer an seine URL.) ### Slack-/Teams-Webhook Sobald du den Kanal **Slack / Teams (Webhook)** aktivierst, erscheint das Feld **Webhook-URL**. Füge dort eine Incoming-Webhook-URL aus einem der beiden Dienste ein. InboxMate erkennt an der URL, um welchen Dienst es sich handelt, und formatiert die Nachricht passend — als Slack-Nachricht, als Teams Adaptive Card oder als generisches JSON für alles andere. Die Benachrichtigung enthält die Kategorie, den Betreff der E-Mail, den Absender und die einzeilige Zusammenfassung der KI. Microsoft hat den alten Connector „Incoming Webhook“ in Teams abgeschaltet. Eine URL bekommst du heute über die eingebaute App **Workflows** (Power Automate): Öffne in dem Teams-Kanal, in dem die Nachrichten landen sollen, das Menü **···** → **Workflows**. Alternativ fügst du die App **Workflows** aus dem Teams App Store hinzu. Wähle die Vorlage **„Post to a channel when a webhook request is received.“** Bestätige die Verbindung und wähle Team und Kanal aus. Workflows erzeugt eine **HTTP-POST-URL**. Kopiere sie. Füge die URL im Feld **Webhook-URL** der Benachrichtigungs-Aktion ein und speichere. Die vollständige Anleitung von Microsoft: [Create incoming webhooks with Workflows for Microsoft Teams](https://support.microsoft.com/en-us/office/post-a-workflow-when-a-webhook-request-is-received-in-microsoft-teams-8ae491c7-0394-4861-ba59-055e33f75498). Das Aktions-Panel verlinkt direkt auf diese Microsoft-Anleitung — du musst den Editor also nicht verlassen, um sie zu finden. Lege für den Ziel-Kanal einen Incoming Webhook an und füge dessen URL im Feld **Webhook-URL** ein. Die Anleitung von Slack: [Sending messages using incoming webhooks](https://api.slack.com/messaging/webhooks). Der Webhook geht in dem Moment raus, in dem die Kategorie zutrifft, und läuft nach dem Prinzip **fire and forget**: Eine falsche URL oder ein Fehler von Slack/Teams wird protokolliert, blockiert aber nie die Kategorisierung oder ihre übrigen Aktionen. Postfach über **Outlook** verbunden? Dann bist du auf Microsoft 365 und nutzt mit ziemlicher Sicherheit auch Teams. Der Workflows-Webhook ist der schnellste Weg, Meldungen wie „heißer Lead eingetroffen“ oder „Rechnung eingegangen“ in den Kanal zu bringen, den dein Team ohnehin im Blick hat. ## Teilen und Zugriff Jeder Kategorisierer ist entweder **privat** oder **geteilt**. Eingestellt wird das mit dem Schalter **Im Team teilen** am Kategorisierer-Knoten (der Wurzel): * **Privat (nur du)** — nur wer ihn angelegt hat, sieht ihn und lässt ihn laufen. Gut für persönliche Regeln auf einem Postfach, das nur du betreust. * **Mit dem Team geteilt** — alle Mitglieder des Workspace sehen ihn; **bearbeiten dürfen ihn nur Admins und die Person, die ihn angelegt hat**. Gut für ein gemeinsames Support-Postfach, in dem für alle dieselben Regeln gelten sollen. Das greift mit dem [Teilen von Postfächern](/de/user-guide/inbox/email-integration#sharing-ownership) ineinander: Ein Kategorisierer wirkt nur auf Postfächer innerhalb seines Bereichs **Gilt für**, und Mitglieder sehen nur Kategorisierungen für Postfächer, die ihnen gehören oder mit ihnen geteilt wurden. In einem Workspace mit 2 bis 20 Personen richtet man üblicherweise einen geteilten Kategorisierer pro gemeinsamem Postfach ein, dazu private Kategorisierer für die persönlichen Postfächer. ## Konfidenz-Verhalten \[#confidence-behavior] Die Voreinstellung steuert, wie sicher sich die KI sein muss, bevor sie handelt: | Voreinstellung | Schwelle für die Zuordnung | Schwelle für die automatische Ausführung | | -------------- | -------------------------- | ---------------------------------------- | | **Vorsichtig** | 0.85 | 0.95 | | **Standard** | 0.70 | 0.85 | | **Aggressiv** | 0.55 | 0.70 | Unterhalb der Zuordnungs-Schwelle landet die E-Mail ohne Kategorie im Posteingang. Zwischen den beiden Schwellen werden Aktionen nur vorgeschlagen, aber nicht automatisch ausgeführt. ## Geltungsbereich \[#scope] Standardmäßig läuft ein Kategorisierer auf jedem verbundenen Postfach und zusätzlich auf inaktiv gewordenen Widget-Chats. Unter **Gilt für** schränkst du ihn auf einzelne Postfächer ein, indem du deren Chips auswählst — oder du schaltest die Widget-Chats ganz ab. Workspaces mit mehreren Postfächern (etwa Support und Vertrieb) fahren meist besser mit einem eigenen Kategorisierer pro Postfach: Dann hat jedes seine eigenen Kategorien und Aktionen. ## Wissen Jeder Kategorisierer kann Wissen aus zwei Quellen beziehen: * **Wissensquellen (immer mitgegeben)** — bis zu 10 kurze Wissenseinträge, die in jeden Prompt eingebaut werden. Ideal für Fakten, die immer gelten: Rückgaberegeln, Öffnungszeiten, Eskalationswege. * **Wissens-Buckets (bei Bedarf durchsucht)** — Vektor-Buckets, die die KI über `search_knowledge` abfragen kann, wenn sie für die Kategorie-Entscheidung mehr Kontext braucht. Ideal für große Wissensdatenbanken. Wie du Wissenseinträge und Buckets aufbaust, steht unter [Datenquellen (englisch)](/de/user-guide/chatbot/data-sources). ## Aktivitätsprotokoll Der Abschnitt **Letzte Aktivität** listet die jüngsten Kategorisierungen und die dabei ausgeführten Aktionen auf. Bei umkehrbaren Aktionen (etwa Archivieren) steht ein Button **Rückgängig** — so lässt sich eine Fehlentscheidung korrigieren, ohne die Seite zu verlassen. ## Verfügbarkeit nach Tarif Kategorisierer sind in allen bezahlten Tarifen (Pro, Business, Enterprise) enthalten, auch Aktionen im Automatikmodus wie `Mit KI antworten` auf automatisch gestellt. ## EU-Modell-Routing Workspaces mit aktivierter EU-Verarbeitung (Pro und Business) leiten die Kategorisierung automatisch über das EU-Deployment von GPT-4.1 oder GPT-5-mini. Du musst nichts einstellen — das Routing passiert transparent bei jeder Anfrage. # Bedingungen und Verzweigungen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/conditions-branches Referenz zum Aufteilen einer Kategorie in bedingte Pfade — auf Absender, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge, Kontakte oder Konfidenz abgleichen und pro Verzweigung andere Aktionen ausführen. Eine schlichte Kategorie führt bei jeder E-Mail, die auf sie passt, dieselben Aktionen aus. **Verzweigungen** lassen eine Kategorie in verschiedene Pfade auffächern — jeder mit seiner eigenen Bedingung und seinen eigenen Aktionen. Nimm sie, wenn eine „Kundenanfrage“ deines größten Kunden anders behandelt werden soll als jede andere Kundenanfrage, oder wenn eine Rechnung mit angehängtem PDF anders laufen soll als eine ohne. Verzweigungen legst du [im Flow-Editor](/de/user-guide/inbox/flow-editor) an: Wähle eine Kategorie aus, klick auf **Verzweigung** und öffne dann das Seitenpanel der Verzweigung. Das Panel startet leer — mit **+ Bedingung hinzufügen** ergänzt du eine Klausel nach der anderen (so siehst du nur die Felder, die du wirklich verwendest), und mit dem ✕ entfernst du eine Klausel wieder. ## Die Switch-Karte Eine Kategorie mit **mehr als einer Verzweigung** wird als ein einziger **Switch-Karten**-Knoten gezeichnet statt als einzelne Verzweigungs-Knoten. Die Karte listet jede Verzweigung als **nummerierte Bedingungszeile** auf (geprüft von oben nach unten — der erste Treffer gewinnt), jede mit ihrem eigenen Ausgangspunkt, der zur Aktionskette dieser Verzweigung führt, dazu eine Standardzeile **„Sonst (alle übrigen)“** für alles Weitere. Ein Button **„+ Zweig hinzufügen“** auf der Karte ergänzt eine neue Verzweigung, und ein Klick auf eine beliebige Zeile wählt sie zum Bearbeiten aus. So bleibt die ganze Entscheidung an einer Stelle lesbar, statt über die Arbeitsfläche verteilt zu sein. ## Wie Verzweigungen ausgewertet werden Jede E-Mail wird wie gewohnt zuerst genau einer Kategorie zugeordnet. Innerhalb dieser Kategorie wertet InboxMate jede Verzweigung der Reihe nach aus. **Der erste Treffer gewinnt** — sobald die Bedingung einer Verzweigung erfüllt ist, laufen ihre Aktionen, und keine spätere Verzweigung wird noch betrachtet. Eine Verzweigung ohne Bedingung trifft immer zu. Setz sie als „Sonst“-Auffangnetz ganz nach unten. Aktionen einer Kategorie, die an keiner bedingten Verzweigung hängen, verhalten sich genauso — sie laufen bei jedem Treffer. Umsortiert werden Verzweigungen mit den Pfeilen nach oben/unten im Verzweigungs-Panel — die Reihenfolge ist es, die über die Priorität entscheidet. ## Verfügbare Bedingungen Eine Bedingung kann beliebige der folgenden Klauseln kombinieren. Bei zwei oder mehr Klauseln legt ein Schalter oben im Panel fest, wie sie verknüpft werden: **Alle (UND)** verlangt, dass jede Klausel zutrifft (die Voreinstellung), **Mindestens eine (ODER)** löst die Verzweigung aus, sobald eine einzelne Klausel zutrifft. Innerhalb einer einzelnen Klausel, die eine Liste aufnimmt, **genügt ein einziger passender Eintrag** — `senderDomainIn: [a.de, b.de]` trifft also auf eine E-Mail aus einer der beiden Domains zu, unabhängig von der UND-/ODER-Einstellung. | Bedingung | Feld im Panel | Trifft zu, wenn … | | --------------------------- | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Absender-Adresse** | Absender-E-Mail | der Absender eine der aufgeführten Adressen ist | | **Absender-Domain** | Absender-Domain | die Domain des Absenders eine der aufgeführten Domains ist (z. B. `firma.de`) | | **Bekannte Kontakte** | Bekannte Kontakte | der Absender einer der ausgewählten CRM-Kontakte ist | | **Betreff enthält** | Betreff enthält | der Betreff den angegebenen Text enthält | | **Nachrichtentext enthält** | Inhalt enthält | der Nachrichtentext den angegebenen Text enthält | | **Anhang vorhanden** | Nur wenn Anhang dabei ist | die E-Mail mindestens einen Anhang hat | | **Mindest-Konfidenz** | Mindest-Konfidenz | die Konfidenz der KI-Klassifizierung den angegebenen Wert erreicht oder überschreitet (0–1) | Lässt du das Häkchen bei **„Diese Verzweigung greift nur bei Bedingung“** weg, wird die Verzweigung zum bedingungslosen „Immer“- bzw. Sonst-Auffangnetz. Setz es, um die Bedingungsfelder von oben einzublenden. ## Durchgespielte Beispiele Auf der Kategorie **Kundenanfrage**: 1. **Verzweigung — „Großkunde“**: Bedingung *Absender-Domain = grosskunde.de* → Aktion **Benachrichtigung** (automatisch) + **Antwort entwerfen**. 2. **Verzweigung — „Sonst“** (ohne Bedingung) → Aktion **Ticket erstellen**. Weil der erste Treffer gewinnt, nimmt Post von `grosskunde.de` die erste Verzweigung; alles andere fällt durch bis zum Ticket. Auf der Kategorie **Rechnung**: 1. **Verzweigung — „Mit Beleg“**: Bedingung *Nur wenn Anhang dabei ist* **und** *Betreff enthält „Rechnung“* → Aktion **E-Mail weiterleiten** an die Buchhaltung. 2. **Verzweigung — „Sonst“** → Aktion **Antwort entwerfen** (nach dem fehlenden Dokument fragen). Häng **Mindest-Konfidenz = 0.9** an eine Verzweigung, damit ihre Aktionen nur laufen, wenn die KI sehr sicher ist, und lass eine „Sonst“-Verzweigung mit geringerer Konfidenz stattdessen bloß vorschlagen. Das ist ein Sicherheitsnetz pro Verzweigung, zusätzlich zur globalen Konfidenz-Voreinstellung des Kategorisierers. ## Ein Hinweis zu Anhängen InboxMate sieht Dateiname, Typ und Größe eines Anhangs — nicht seinen Inhalt. *„Nur wenn ein PDF angehängt ist“* funktioniert also zuverlässig, und du kannst auf Formulierungen im Betreff oder im Dateinamen abgleichen, aber eine Bedingung kann nicht davon abhängen, was *in* der Datei steht. ## Verhältnis zur Konfidenz-Voreinstellung Bedingungen an Verzweigungen ersetzen das [Konfidenz-Verhalten](/de/user-guide/inbox/categorizers#confidence-behavior) des Kategorisierers nicht — sie kommen obendrauf. Die Voreinstellung entscheidet weiterhin, ob ein Treffer überhaupt sicher genug ist, um zu handeln, und ob eine auf „automatisch“ gestellte Aktion wirklich läuft oder nur vorgeschlagen wird. Die **Mindest-Konfidenz** einer Verzweigung ist eine zusätzliche Untergrenze pro Verzweigung obendrauf. # Kontakte Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/contacts Kundenkontakte ansehen und verwalten, die über Chat-Konversationen gesammelt wurden. InboxMate kann Kontaktdaten aus Chat-Konversationen sammeln und speichern. Die Kontakte-Funktion gibt es in den Tarifen Pro und Business. ## Wie Kontakte gesammelt werden Wenn eine Besucherin oder ein Besucher im Chat den Namen, die E-Mail-Adresse oder weitere Angaben nennt, erfasst InboxMate diese Informationen und legt einen Kontakteintrag an. Du kannst das Widget außerdem so einstellen, dass es nach einer festgelegten Anzahl von Nachrichten von sich aus nach der E-Mail-Adresse fragt. ### Kontakte aus E-Mails Absender von E-Mails werden **nicht** automatisch zu Kontakten. Ein Kontakt entsteht aus einer E-Mail nur dann, wenn die Aktionskette der zugeordneten Kategorie die Aktion **Kontakt anlegen** enthält — sie sucht den Kontakt über die E-Mail-Adresse oder legt ihn an, verknüpft ihn mit der Konversation und lässt Name und Rolle von der KI automatisch ausfüllen. So entscheidest du, aus welcher Art von Absendern Kontakte werden: Nimm die Aktion bei *Kundenanfrage* dazu, lass sie bei *Spam* / *Newsletter* weg. Wie du sie einem Kategorisierer hinzufügst, steht unter [Kontakt anlegen](/de/user-guide/inbox/categorizers#kontakt-anlegen-add-the-sender-as-a-contact). ## Kontaktdaten Jeder Kontakteintrag enthält: * Name * E-Mail-Adresse * Konversationsverlauf * Zeitstempel „erstmals gesehen“ und „zuletzt gesehen“ ## Datenschutz und Compliance In Tarifen mit aktiviertem erweitertem Compliance-Modus (EU) gelten für den Umgang mit Kontaktdaten strengere Regeln: * Daten in Frankfurt gehostet, KI-Verarbeitung in Schweden — alles bleibt in der EU * Steuerung der Aufbewahrung * Export- und Löschmöglichkeiten Wie du Compliance einstellst, steht unter [Workspace-Einstellungen](/de/user-guide/workspace/settings) (englisch). # Entscheidungen — die Warteschlange Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/decisions Die eine Warteschlange, in der von der KI vorgeschlagene Aktionen — Entwürfe, Weiterleitungen, Tickets, Archivierungen — auf deine Freigabe warten, bevor sie laufen. Immer wenn eine Kategorie-Regel eine Aktion ausführen will, der du noch nicht vertraust, hält InboxMate sie zurück, statt sie stillschweigend auszulösen. Sie taucht in den **Entscheidungen** auf — eine übergreifende Warteschlange für alle Postfächer, damit nichts in einer einzelnen Konversation untergeht. Hier findet beaufsichtigte Automatisierung tatsächlich statt: Die KI schlägt vor, du entscheidest. Die Seite **Entscheidungen** hat zwei Tabs: **Warteschlange** — die laufende Warteschlange, um die es auf dieser Seite geht — und **KI-Reife**, die Übersicht darüber, wie viel Autonomie sich jede Regel verdient hat. Zum zweiten siehe [KI-Reife](/de/user-guide/inbox/ai-maturity). Sichtbar ist die Warteschlange *immer*, benachrichtigt wirst du nur *auf Wunsch*. Ein Badge in der Seitenleiste und eine Dashboard-Karte „X offen — Entscheidungen ausstehend“ zeigen die Anzahl jederzeit an; eine Meldung per E-Mail oder in der App bei neuen Entscheidungen ist ein eigener Schalter in den Benachrichtigungseinstellungen (**Benachrichtige mich, wenn eine Entscheidung ansteht**) und standardmäßig aus. ## Was hier landet Jede Aktion, die eine zutreffende Kategorie ausführen will und der noch nicht genug vertraut wird, um automatisch zu laufen: eine E-Mail weiterleiten, senden oder automatisch beantworten, ein Ticket anlegen, archivieren, als gelesen markieren, in einen Ordner verschieben oder endgültig löschen. Jede davon ist ein **Vorschlag** mit Vorschau — bei einer Weiterleitung siehst du Empfänger und Notiz, bei einem Ticket Betreff, Priorität und zugewiesene Person, bei einer Antwort den entworfenen Text. Aktionen aus derselben eingegangenen E-Mail werden zu einer **Ketten-Karte** zusammengefasst — Betreff, Absender, Kategorie und Konfidenz der E-Mail stehen einmal oben, darunter folgt eine Zeile pro offener Aktion in der Reihenfolge ihrer Ausführung. ## Über eine Aktion entscheiden Jede Zeile bietet drei Möglichkeiten: Freigeben. Die Aktion läuft sofort mit dem Inhalt aus der Vorschau. Umlenken: vor dem Ausführen eine andere empfangende Person, eine andere zuständige Person oder eine andere Priorität wählen. Bei Aktionen ohne Umlenkziel (Archivieren, endgültig Löschen) ist die Option ausgeblendet. Ablehnen. Eine optionale Begründung im Freitext hilft der KI beim Lernen — siehe unten. Bei einer Kette mit mehreren Schritten gibst du mit **Alle bestätigen** die ganze Kette auf einmal frei, oder du klappst sie mit **Einzeln** auf und entscheidest Zeile für Zeile. Schritte, die von einem vorherigen abhängen, zeigen statt der Buttons einen gesperrten Chip — **läuft danach automatisch**, wenn dieser Schritt auf automatisch steht, oder **danach freigeben**, wenn es eine weitere Entscheidung ist, die du triffst, sobald der Schritt darüber freigegeben ist. ### Vor der Freigabe bearbeiten Bei Weiterleitungen, gesendeten E-Mails und automatischen Antworten zeigt die Zeile einen Ausschnitt des entworfenen Textes samt **Nachricht ansehen & bearbeiten**. Damit öffnest du eine geteilte Ansicht — auf der einen Seite die ursprüngliche Nachricht des Absenders, auf der anderen dein bearbeitbarer Entwurf — sodass du die Notiz oder den Antworttext umschreiben kannst, ohne den Kontext zu verlieren. Bestätigst du dort (**Freigeben & senden**), wird mit deinem bearbeiteten Text freigegeben; das ist dieselbe Freigabe wie ein Klick auf **Ja** in der Zeile. ## Verlauf der erledigten Entscheidungen Unterhalb der offenen Warteschlange listet **Erledigte Entscheidungen** auf, was du bereits freigegeben oder ignoriert hast — jeweils mit **Details ansehen** für den vollständigen Eintrag: warum die KI so eingeordnet hat, was passiert ist, und wer wann freigegeben oder ignoriert hat. Nichts davon ist eine still ausgelöste Automatik — hier tauchen nur Entscheidungen auf, die tatsächlich ein Mensch getroffen hat. Der Verlauf liest sich damit wie ein Entscheidungsprotokoll und nicht wie eine rohe Aktivitätsliste. ## Wie das ins Lernen einfließt Ein **Ignorieren** mit Begründung oder eine Korrektur per **Anders** (eine andere empfangende Person, eine andere zuständige Person oder eine andere Priorität als die von der KI vorgeschlagene) wird gemerkt — das ist die leichtgewichtige Lernschleife, die unter [Aus Korrekturen lernen](/de/user-guide/inbox/learning) beschrieben ist. Dabei wird kein Modell neu trainiert; es wird ein kurzes Gedächtnis der jüngsten Korrekturen geführt, das in künftige Einordnungen dieses Kategorisierers zurückfließt. ## Wie das mit der Automatisierung zusammenhängt Jedes **Ja** (und jedes **Anders**) bei derselben Regel zählt auf das Vertrauen in diese Regel ein. Gibst du sie oft genug frei, bietet InboxMate an, sie hochzustufen, damit sie automatisch läuft — ohne weitere Vorschläge. Diesen Fortschritt kannst du für jede Regel im Reiter **KI-Reife** verfolgen und dort auch bewusst hochstufen; der komplette Weg dorthin, inklusive der Frage, welche Aktionen aufsteigen können und welche nie, steht unter [KI-Reife](/de/user-guide/inbox/ai-maturity). Ein Klick auf **In Flow ansehen** an einer Kette öffnet den Kategorisierer-Editor mit dem Trace zu der E-Mail, aus der sie entstanden ist. So siehst du genau, welche Regel gegriffen hat, und kannst sie anpassen, wenn die KI danebenlag. # Dokumente (Beta) Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/documents Wie InboxMate mit der Beta-Funktion Document Intelligence Rechnungen und Belege, die per E-Mail eintreffen, per OCR in strukturierte, durchsuchbare Einträge verwandelt. Document Intelligence ist im **Beta**-Stadium und wird pro Konto freigeschaltet. Siehst du **Dokumente** nicht in der Sidebar, ist die Funktion für deinen Workspace noch nicht aktiviert — melde dich bei uns, dann schalten wir sie frei. **Dokumente** macht aus rechnungsartigen Anhängen, die in deinen Postfächern eintreffen, automatisch strukturierte Einträge: keine manuelle Datenerfassung, kein Weiterleiten an die Buchhaltungssoftware, nur um eine Zahl aus einem PDF abzulesen. ## Was ausgelesen wird Wenn ein Kategorisierer die Dokumentenauslesung auf einen eingehenden Anhang anwendet (PDF oder Bild — gescannt oder mit dem Handy fotografiert), tut InboxMate Folgendes: 1. Liest ihn per OCR über Azure Document Intelligence aus 2. Klassifiziert den Dokumententyp: **Rechnung**, **Beleg**, **Auftragsbestätigung**, **Lieferschein**, **Angebot**, **Gutschrift** oder **Sonstiges** 3. Strukturiert die wichtigsten Felder aus dem OCR-Text heraus — Absenderfirma/-name, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Bestellnummer, Bruttobetrag, Währung, Dokumentdatum, Fälligkeitsdatum, IBAN — jeweils mit einem Konfidenzwert Dieselbe Datei wird pro Konto immer nur einmal verarbeitet: Trifft derselbe Anhang erneut ein, verwendet InboxMate das gespeicherte Ergebnis wieder, statt die OCR erneut laufen zu lassen und sie noch einmal abzurechnen. ## In Dokumente speichern Auslesen und Ablegen sind zwei getrennte Kategorisierer-Aktionen, die du auf einer Kategorie konfigurierst: * **Dokument auslesen** (`extract_document`) — liest den Anhang per OCR aus und strukturiert ihn, damit seine Felder eine nachgelagerte Aktion anreichern können, etwa einen Antwortentwurf oder ein Support-Ticket. Von sich aus legt die Aktion nichts in der Sammlung Dokumente ab. * **In Dokumente speichern** (`save_to_page`) — legt den Anhang der Konversation in der Sammlung **Dokumente** ab. Standardmäßig liest sie ihn vorher aus (damit die Zeile strukturierte Felder hat); ist noch keine Auslesung gelaufen, kann sie den Anhang auch unverändert ablegen. ## Die Dokumente-Seite Filtere die Liste nach **Postfach** (wenn du mehr als ein Postfach hast), **Dokumententyp**, **Status**, per Freitextsuche über Dateiname oder Rechnungsnummer sowie über die Checkbox **Nur abgelegte**, die nur die ausdrücklich auf der Seite gespeicherten Dokumente zeigt. Jede Zeile zeigt den Dateinamen (und die Rechnungsnummer, falls gefunden), den Typ, den Absender, den Betrag, das Datum und den Status: | Status (Bezeichnung in der App) | Bedeutung | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Ausgelesen** | Ausgelesen, noch nicht geprüft | | **Prüfen** | Ausgelesen, aber mindestens ein Feld hat eine niedrige Konfidenz und sollte kontrolliert werden | | **Bestätigt** | Jemand aus dem Team hat die Felder geprüft und als korrekt bestätigt | | **Korrigiert** | Jemand aus dem Team hat ein oder mehrere Felder korrigiert | | **Fehlgeschlagen** | Die Auslesung ist fehlgeschlagen | Klick auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen: eine Vorschau des Original-PDFs bzw. -Bilds neben den bearbeitbaren Feldern, die jeweils ihre Auslese-Konfidenz anzeigen. Korrigiere, was falsch ist, und klick auf **Korrektur speichern** — oder klick auf **Bestätigen**, um die Auslesung ohne Änderungen als geprüft zu markieren. ## Nur-EU-Daten und Document Intelligence Ist in deinem Workspace **Datenschutz & Verarbeitungsstandort → Nur EU-Rechenzentren** aktiviert, bleibt die Dokumentenauslesung pausiert, bis wir ausdrücklich bestätigt haben, dass der OCR-Dienst selbst in einer EU-Region läuft — getrennt von (und zusätzlich zu) dem EU-Routing, das für die KI-Modelle bereits gilt. Bis zu dieser Bestätigung bekommen Nur-EU-Konten auch mit aktivierter Beta keine Auslese-Ergebnisse; der LLM-Schritt, der die Felder strukturiert, wird genauso über die EU geleitet wie überall sonst in InboxMate, aber der OCR-Schritt braucht seine eigene ausdrückliche Freigabe. Läufst du auf Nur-EU-Routing und willst Document Intelligence nutzen, sag uns Bescheid — wir bestätigen dann die OCR-Region für dein Konto, bevor wir die Funktion einschalten. # E-Mail-Integration Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/email-integration Verbinde dein Postfach, damit Kunden-E-Mails in InboxMate landen — mit Outlook-OAuth, Gmail-OAuth (geschlossene Beta), Weiterleitung, Freigaben im Team und KI-Entwürfen, die in deinem Outlook-Entwurfsordner erscheinen. Verbinde dein Postfach mit InboxMate, damit eingehende E-Mails gemeinsam mit den Chat-Konversationen an einem Ort landen. Postfächer sind **personenbezogen**: Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach und entscheidet selbst, ob sie es mit dem Team teilt. ## Wo du verbindest Öffne **Einstellungen → Mein Profil → Meine Postfächer** und klick auf **Postfach hinzufügen**. Zur Auswahl stehen: * **Outlook / Microsoft 365** — OAuth mit einem Klick, voller Funktionsumfang * **E-Mail-Weiterleitung** — funktioniert mit jedem Anbieter über eine Weiterleitungsregel * **Gmail / Google Workspace** — OAuth mit einem Klick (geschlossene Beta, auf Anfrage; unter **Erweitert**) * **SMTP / IMAP** — für eigene Mailserver, auf Anfrage über den Vertrieb Gmail und SMTP/IMAP findest du im eingeklappten Bereich **Erweitert**. In früheren Versionen lag die Einrichtung im Tab *E-Mail Integration* des Agenten. Dieser Tab zeigt jetzt nur noch an, welche Postfächer aktuell zum Agenten leiten. Einrichtung, Freigaben und Trennen laufen alle über **Mein Profil**. ## Weg 1 — Outlook / Microsoft 365 (empfohlen) OAuth-Anmeldung mit einem Klick über Microsoft Graph. 1. **Mein Profil → Postfach hinzufügen → Outlook / Microsoft 365** 2. Beantworte die kurze Rückfrage, ob du Admin deiner Organisation bist (siehe unten) 3. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen 4. InboxMate holt neue E-Mails etwa alle 2 Minuten ab — du musst nichts weiter tun. Direkt nach dem Verbinden und jederzeit danach kannst du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung oder über den Button **Jetzt prüfen** im Postfach sofort anstoßen. Das kann dieser Weg zusätzlich zur Weiterleitung: * **Aktionen wirken im echten Postfach** — archiviert ein Kategorisierer eine Konversation, wandert die Nachricht auch in deinen Outlook-Archivordner. Manuelles Archivieren (über das Aktionsmenü einer Konversation oder *Alle archivieren* bei einer Mehrfachauswahl) verhält sich genauso. * **Senden von deiner echten Adresse** — Antworten aus InboxMate gehen über dein echtes Outlook-Konto raus und landen in deinem Ordner „Gesendete Elemente“, nicht über einen Weiterleitungs-Alias. * **KI-Entwürfe erscheinen in deinem Outlook-Entwurfsordner** — siehe „Entwürfe nach Outlook spiegeln“ weiter unten. Funktioniert sowohl mit Microsoft-365-Firmenkonten als auch mit privaten Outlook.com- und Hotmail-Konten. ### Microsoft 365 Admin-Freigabe \[#microsoft-365-admin-consent] Gehört dein Konto zu einer verwalteten Microsoft-365-Organisation, muss InboxMate meist **einmalig von der IT freigegeben** werden, bevor irgendjemand ein Postfach verbinden kann. Damit du gar nicht erst in die Microsoft-Fehlermeldung „Administratorgenehmigung erforderlich“ läufst, fragt InboxMate schon **vor** der Weiterleitung zu Microsoft nach: > Firmen-Outlook-Konten brauchen oft eine einmalige Freigabe durch die IT. Sind Sie Admin Ihrer Organisation? Private Konten und Admins verbinden sich direkt. * **Ja – jetzt verbinden** — du wirst direkt zu Microsoft weitergeleitet * **Nein – Link an meine IT senden** — du trägst die Adresse eurer Administration ein, InboxMate schickt ihr einen fertigen Freigabe-Link Die Freigabe ist **einmal pro Organisation** nötig, nicht einmal pro Person. Was deine IT bekommt, welche Berechtigungen angefragt werden und was zu tun ist, wenn es trotz Freigabe nicht klappt. ### Ein gemeinsames Postfach verbinden Statt deines persönlichen Postfachs kannst du auch ein gemeinsames Postfach wie `office@` oder `support@` anbinden. Du meldest dich dabei weiterhin mit deinem eigenen Konto an. Vor der Weiterleitung zu Microsoft setzt du dafür das Häkchen bei *Ich möchte ein gemeinsames Postfach verbinden (z. B. office@)* und trägst die Adresse ein. Dabei gibt es auf Microsoft-Seite mehrere Stolperfallen — getrennte Berechtigungen für Lesen und Senden, verzögert wirksame Rechte und eine Outlook-Einstellung für gesendete Elemente, die standardmäßig falsch steht. Lies vorher [Gemeinsames Postfach verbinden](/de/user-guide/inbox/shared-mailbox). ### Kategorien nach Outlook spiegeln Jede Outlook-Verbindung hat einen eigenen Schalter: **InboxMate-Kategorien zu Outlook spiegeln**. Ist er aktiv, erscheint jede Kategorie, die die KI einer E-Mail zuweist, auch als farbige Outlook-Kategorie an der Nachricht selbst — derselbe Stand in InboxMate, im Outlook-Web, am Desktop und am Handy. Der Schalter steht standardmäßig auf **an**, wenn die Outlook-Kategorieliste des Postfachs beim Verbinden leer ist, und auf **aus**, wenn dort bereits Kategorien definiert sind (damit InboxMate deine bestehende Systematik nicht durcheinanderbringt). Du kannst ihn jederzeit im Einstellungs-Popover der Verbindung umstellen. Wird eine Kategorie zum ersten Mal gespiegelt, registriert InboxMate sie mit einer festen Farbe in deiner Outlook-Kategorieliste, damit das Kennzeichen überall richtig dargestellt wird. Bei einer Neukategorisierung wird das vorherige Kennzeichen entfernt und das neue gesetzt — immer nur eine gespiegelte Kategorie gleichzeitig, passend zur Darstellung in InboxMate. Bei [gemeinsamen Postfächern](/de/user-guide/inbox/shared-mailbox) funktioniert das Spiegeln der **Farben** nicht — eine Einschränkung von Microsoft. Die Kategorie wird der E-Mail trotzdem zugewiesen, nur das farbige Kennzeichen fehlt. ### Entwürfe nach Outlook spiegeln Ein zweiter Schalter pro Postfach: **KI-Entwürfe in Outlook spiegeln**. Bei neuen Outlook-Verbindungen standardmäßig aktiv. Ist er aktiv, landet jeder KI-Antwortentwurf — egal ob automatisch über die Aktion *Antwort entwerfen* einer Kategorie oder manuell über **Neu generieren** erzeugt — zusätzlich in deinem Outlook-Entwurfsordner, eingehängt in die ursprüngliche Konversation und mit deiner Signatur. Generierst du neu, wird der Outlook-Entwurf aktualisiert statt dupliziert. Das Ergebnis: Du kannst KI-Entwürfe am Handy oder am Desktop direkt aus Outlook prüfen und senden, ohne InboxMate zu öffnen. Der Entwurf ist ein ganz normaler Outlook-Entwurf, den du in Microsofts eigener Oberfläche bearbeiten und verschicken kannst. ## Weg 2 — Gmail / Google Workspace (OAuth) **Geschlossene Beta — auf Anfrage.** Gmail-OAuth ist derzeit auf freigegebene Domains beschränkt. Liegt dein Google-Konto auf einer freigeschalteten Domain, läuft die Verbindung durch; andernfalls wird die Anmeldung direkt nach dem Zustimmungsbildschirm abgelehnt und es wird kein Postfach angelegt. Schreib uns, um deine Workspace-Domain freischalten zu lassen: [sales@psquared.dev](mailto:sales@psquared.dev). (Jede Gmail-Adresse lässt sich weiterhin über [Weiterleitung](#option-3-email-forwarding-any-provider) anbinden — dieser Weg ist nicht beschränkt.) OAuth mit einem Klick für Gmail und Google Workspace — das Google-Gegenstück zum Outlook-Weg oben, mit derselben Synchronisierung in beide Richtungen. 1. **Mein Profil → Postfach hinzufügen → Erweitert → Gmail / Google Workspace** 2. Melde dich mit deinem Google-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen 3. InboxMate holt neue E-Mails in kurzen Abständen ab. Direkt nach dem Verbinden und jederzeit danach kannst du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung oder über **Jetzt prüfen** im Postfach sofort anstoßen. Das kann dieser Weg zusätzlich zur Weiterleitung (analog zu Outlook): * **Aktionen wirken in Gmail** — archiviert ein Kategorisierer oder eine Person eine Konversation, markiert sie als gelesen oder vergibt Labels, wird das auch in Gmail übernommen. Endgültiges Löschen entspricht dem Gmail-**Papierkorb** (die Gmail-Berechtigungen erlauben kein hartes Löschen). * **Senden von deiner echten Adresse** — Antworten und neue E-Mails gehen über dein echtes Gmail-Konto raus, nicht über einen Weiterleitungs-Alias. ### Angefragte Berechtigungen * `gmail.modify` — Nachrichten lesen und ihren Status ändern (Labels, Archivieren, als gelesen markieren) * `gmail.send`, `gmail.compose` — Antworten senden und neue E-Mails verfassen * `userinfo.email`, `openid` — Identität bei der Anmeldung ### Domain-Beschränkung (geschlossene Beta) Nur Google-Konten auf einer freigegebenen Domain können die Verbindung abschließen. Die Prüfung läuft **nach** Googles Zustimmungsbildschirm — ein nicht freigeschaltetes Konto sieht also noch die Google-Abfrage, wird aber bei der Rückkehr zu InboxMate abgewiesen. Es wird nichts gespeichert. Melde dich bei uns, um eure Workspace-Domain freischalten zu lassen. ## Weg 3 — E-Mail-Weiterleitung (jeder Anbieter) \[#option-3-email-forwarding-any-provider] Für Gmail (ohne OAuth), IONOS, FastMail oder alles, was eine Weiterleitungsregel beherrscht. 1. **Mein Profil → Postfach hinzufügen → E-Mail-Weiterleitung** 2. Wähle den KI-Agenten, der die eingehenden E-Mails bearbeiten soll 3. Trag deine Support-Adresse ein, optional mit Anzeigename 4. Kopier die erzeugte Weiterleitungsadresse (`*@mail.inboxmate.psquared.dev`) 5. Richte in deinem E-Mail-Programm die Weiterleitung an diese Adresse ein Weitergeleitete E-Mails kommen in dem Moment an, in dem dein Anbieter sie weiterleitet — hier gibt es keine Verzögerung durch das Abrufintervall. Bei der Weiterleitung sieht InboxMate eine Kopie jeder E-Mail, kann aber nicht auf das ursprüngliche Postfach zugreifen. Aktionen wie *Archivieren* verändern die Konversation nur innerhalb von InboxMate — im Originalpostfach bleibt alles unangetastet. Im Aktivitätsprotokoll erscheint dafür der Hinweis „nur InboxMate“. ## Weg 4 — SMTP / IMAP (über den Vertrieb) Für eigene Mailserver — eigene Domain, Mailserver im Haus oder selbst gehostetes Setup — richten wir die Anbindung für dich ein. Klick im Dialog **Postfach hinzufügen** auf **Vertrieb kontaktieren** oder schreib an [sales@psquared.dev](mailto:sales@psquared.dev). Eine Selbsteinrichtung gibt es dafür noch nicht. ## Freigaben und Eigentümerschaft \[#sharing-ownership] Jedes Postfach hat eine **Eigentümerin oder einen Eigentümer** — die Person, die es verbunden hat. Standardmäßig sieht nur diese Person die Konversationen. Im Einstellungs-Popover der Verbindung kannst du: * **Mit allen im Team teilen** aktivieren — dann sehen alle Personen im Workspace die Konversationen * Oder gezielt einzelne Personen auswählen (wenn *Mit allen* aus ist) Administrator:innen und Workspace-Inhaber:innen sehen alle Postfächer im Workspace. Alle anderen sehen nur die Postfächer, die ihnen gehören oder die mit ihnen geteilt wurden. Welcher **KI-Agent** ein Postfach bearbeitet, kannst du jederzeit über das Auswahlfeld auf der Verbindungskarte ändern — dafür musst du nichts löschen und neu anlegen. ## Agenten für ein verbundenes Postfach wechseln Die Verbindungskarte unter **Mein Profil → Meine Postfächer** hat eine eingebaute Agentenauswahl. Wähl einen anderen Agenten, und eingehende E-Mails werden ab sofort dorthin geleitet. Bestehende Konversationen bleiben, wo sie sind. ## Verbindung trennen Öffne das Einstellungs-Popover einer Verbindung und klick auf **Trennen**. InboxMate fragt dann, was mit den vorhandenen Konversationen passieren soll: * **Für alle sichtbar machen** — die Konversationen bleiben erhalten und werden für alle im Workspace sichtbar (die Verknüpfung zur Verbindung entfällt, die Konversationen bleiben bestehen) * **Alle archivieren** — alle Konversationen dieses Postfachs archivieren und die Verbindung anschließend entfernen Bei Outlook-Verbindungen wird beim Trennen zusätzlich unser OAuth-Token sofort ungültig gemacht — die Verbindung wird spätestens beim nächsten geplanten Abgleich (innerhalb von etwa 2 Minuten) nicht mehr abgefragt. ## KI-Funktionen für E-Mail ### KI-Entwürfe (alle Tarife) InboxMate wertet eingehende E-Mails aus und entwirft Antwortvorschläge auf Basis deiner Wissensdatenbank, der Notizen zum Kontakt und der recherchierten Informationen zum Unternehmen. Du kannst die Entwürfe prüfen, anpassen und senden — oder selbst etwas Eigenes schreiben. ### Kategorisierer (ab Pro) In allen bezahlten Tarifen (Pro, Business, Enterprise) sortiert InboxMate jede eingehende E-Mail in eine deiner Kategorien und führt pro Kategorie Aktionen aus: archivieren, Ticket erstellen, benachrichtigen, Webhook auslösen, **Unternehmen recherchieren**, **Antwort entwerfen** oder **Mit KI antworten**. Die vollständige Anleitung steht unter [Kategorisierer](/de/user-guide/inbox/categorizers). ### Automatische KI-Antwort (alle bezahlten Tarife) In allen bezahlten Tarifen lässt sich die Aktion **Mit KI antworten** für eine Kategorie auf automatisch stellen. Die KI verschickt Antworten dann ohne manuelle Prüfung, auf Basis deiner Wissensdatenbank und der Persönlichkeit deines Agenten. Im Vorschlagsmodus läuft dieselbe Aktion als vorbereiteter Entwurf, den ein Mensch freigibt. ## Tarifgrenzen und Verbrauch Wie viele Postfächer du verbinden kannst, hängt von deinem Tarif ab (siehe die Zeile zu Postfächern im [Tarifvergleich](/de/user-guide/workspace/usage-and-billing#plans) (englisch)) — Weiterleitung, Outlook, Gmail und SMTP/IMAP zählen dabei gleich, unabhängig von der Art der Verbindung. Auch Kategorisierer und die automatische KI-Antwort richten sich nach deinem Tarif, siehe [Kategorisierer](/de/user-guide/inbox/categorizers). Die KI-Arbeit an E-Mails — Antworten entwerfen, automatisch antworten und alles Weitere — läuft über das gemeinsame **Credits**-Modell und nicht über eine feste Monatsgrenze. Wie Credits funktionieren und was die einzelnen Aktionen kosten, steht unter [Nutzung und Abrechnung](/de/user-guide/workspace/usage-and-billing) (englisch). # Der Flow-Editor Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/flow-editor Einen Kategorisierer visuell bearbeiten — Kategorien, Verzweigungen und Aktionen auf einer Arbeitsfläche — und ihn an einer Beispiel-E-Mail testen, bevor du ihm echte Post anvertraust. Der Flow-Editor ist der visuelle Weg, einen Kategorisierer zu bauen und nachzuschärfen. Statt eines Einstellungsformulars siehst du dein komplettes Regelwerk als Ablauf von links nach rechts: Der Kategorisierer fächert sich in **Kategorien** auf, Kategorien können sich in **Verzweigungen** mit Bedingungen aufteilen, und jede Kategorie oder Verzweigung endet in einer oder mehreren **Aktionen**. Du öffnest ihn, indem du auf der [System Visualisierung](/de/user-guide/inbox/system-visualization) auf einen Kategorisierer-Knoten klickst — oder über einen der Buttons **Im Flow-Editor öffnen**. Einen komplett neuen legst du dort mit **+ Kategorie** an. ## Die Arbeitsfläche lesen Der Ablauf läuft von links nach rechts: ``` Kategorisierer → Kategorie → (Verzweigung mit Bedingung) → Aktion → Aktion (ohne Bedingung — läuft bei jedem Treffer) ``` * Der **Kategorisierer**-Knoten ganz links ist die Wurzel — klick ihn an, um Name, Modell, Prompt, Postfach-Bereich, Wissen und die Konfidenz-Voreinstellung zu bearbeiten. * Jeder **Kategorie**-Knoten ist eine Bezeichnung, die die KI einer E-Mail zuordnen kann. * Ein **Verzweigungs**-Knoten taucht nur auf, wenn er eine Bedingung trägt. Eine Verzweigung ohne Bedingung ist unsichtbar — ihre Aktionen hängen direkt an der Kategorie. Ein Kategorisierer ohne Bedingungslogik sieht deshalb schlicht aus wie *Kategorie → Aktionen*. * **Aktions**-Knoten sind das, was passiert (archivieren, eine Antwort entwerfen, eine E-Mail senden, einen Webhook auslösen …). Du kannst jeden Knoten verschieben und das Layout so umbauen. Die Positionen werden am Kategorisierer gespeichert — wer ihn später öffnet, sieht dieselbe Anordnung. **Reset** in den Steuerelementen der Arbeitsfläche verwirft deine manuellen Positionen und lässt das automatische Layout neu rechnen. ### Kategorien mit mehreren Verzweigungen werden zur Switch-Karte Hat eine Kategorie **mehr als eine Verzweigung**, fächert sie sich nicht mehr in einzelne Verzweigungs-Knoten auf, sondern wird als eine einzige **Switch-Karte** dargestellt. So ist die ganze Entscheidung auf einen Blick lesbar. Die Karte zeigt: * Eine Kopfzeile mit dem **Namen der Kategorie**. * **Nummerierte Bedingungszeilen**, die **von oben nach unten** geprüft werden — **der erste Treffer gewinnt**. Jede Zeile hat rechts ihren **eigenen Ausgangspunkt**, der zur Aktionskette dieser Verzweigung führt. * Ganz unten eine Standardzeile **„Sonst (alle übrigen)“**, die alles auffängt, worauf keine Zeile gepasst hat — ebenfalls mit eigenem Ausgangspunkt. * Einen Button **„+ Zweig hinzufügen“** direkt am Knoten, um eine weitere Verzweigung zu ergänzen. Ein Klick auf eine Zeile wählt die Verzweigung aus; Bedingung und Aktionen bearbeitest du dann im Seitenpanel. Eine Kategorie ohne Bedingungen (oder mit einer einzigen bedingungslosen Verzweigung) bleibt weiterhin ein schlichter Ablauf *Kategorie → Aktionen*. Siehe [Bedingungen und Verzweigungen](/de/user-guide/inbox/conditions-branches). ## Knoten bearbeiten Ein Klick auf einen Knoten öffnet rechts sein Seitenpanel. Name, KI-Prompt und Modell, die abgedeckten Postfächer (und ob er auch auf Widget-Chats läuft), Wissensquellen sowie die Konfidenz-Voreinstellung (Vorsichtig / Standard / Aggressiv). Die Bezeichnung, gegen die die KI abgleicht, und eine optionale Beschreibung, die der KI sagt, wann sie diese Kategorie wählen soll. Beschreibe die Absicht, nicht einzelne Stichwörter. Eine Bedingung, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Aktionen dieser Verzweigung laufen — Absender, Text in Betreff oder Nachricht, Anhänge, bekannte Kontakte oder eine Mindest-Konfidenz. Siehe [Bedingungen und Verzweigungen](/de/user-guide/inbox/conditions-branches). Der Aktionstyp, sein Modus (**automatisch tun** oder **nur vorschlagen**) und die Einstellungen der jeweiligen Aktion — bei *Benachrichtigung* die Empfänger und Kanäle (Empfänger über eine Mehrfachauswahl mit Avataren; In-App, E-Mail, Slack-/Teams-Webhook), bei Tickets die Priorität, bei *E-Mail senden* Empfänger und Text, bei *E-Mail weiterleiten* die Notiz und so weiter. Alle Auswahllisten hier sind durchsuchbar. Empfänger für *E-Mail senden* und *E-Mail weiterleiten* ist immer ein **Kontakt** — über den Button **Neuer Kontakt** in der Empfängerliste legst du direkt einen an, ohne den Editor zu verlassen. ### Kategorien, Verzweigungen und Aktionen hinzufügen Wähle einen Knoten aus, dann erscheint unten an der Arbeitsfläche die Leiste zum schnellen Hinzufügen: * Ist der **Kategorisierer** ausgewählt → **Kategorie hinzufügen**. * Ist eine **Kategorie** ausgewählt → eine **Verzweigung** ergänzen oder direkt eine Aktion (Kontakt anlegen, Archivieren, Antwort entwerfen, Benachrichtigung, E-Mail senden, E-Mail weiterleiten). * Ist eine **Verzweigung** ausgewählt → eine Aktion ergänzen, die nur läuft, wenn die Bedingung dieser Verzweigung zutrifft. Das Löschen einer Kategorie, Verzweigung oder Aktion läuft immer über eine Rückfrage. Entfernst du eine Verzweigung, gehen ihre Aktionen nicht verloren — sie laufen danach bei jedem Treffer der Kategorie. ### Eine Aktionskette bauen Die Aktionen einer Kategorie laufen als **Kette von oben nach unten** — das ist die Reihenfolge. Zum Bauen wählst du die Kategorie aus und fügst Aktionen hinzu (Archivieren, E-Mail senden, Benachrichtigung, …); sie reihen sich der Reihe nach ein. **Umsortiert wird mit den Pfeilen ↑/↓** im Panel eines Knotens — es gibt keine Nummer zu pflegen, die Position *ist* die Reihenfolge. Aktions-Knoten sind nach ihrer Wirkung eingefärbt: **Archivieren = Orange**, **Endgültig löschen = Rot**, Antworten und Entwürfe = Grün, Senden und Weiterleiten = Blau, Benachrichtigung = Violett. ### Mehrere Kategorien in dieselbe Kette laufen lassen Damit zwei Kategorien in **derselben** Kette enden (etwa *Spam* und *Newsletter* archivieren beide, oder beide laufen über *Ticket → Antwort entwerfen*), ziehst du vom **Punkt am rechten Rand der zweiten Kategorie auf die erste Aktion der Kette**, die sie mitbenutzen soll. Ab dieser Stelle läuft die Kategorie durch dieselben Aktionen — ein Satz Aktions-Knoten, gespeist von beiden Kategorien. Änderst du eine geteilte Aktion oder sortierst die Kette um, wirkt das für jede Kategorie, die hineinläuft: Du pflegst die Abfolge nur an einer Stelle. Ziehst du auf eine Aktion, **ersetzt** das, was die Ausgangskategorie dort bisher hatte — die Kategorie läuft in die geteilte Kette hinein, es entsteht keine Kopie. ### Aktionen sehen einander Weil die Kette der Reihe nach läuft, bekommt jeder Schritt eine kurze Zusammenfassung dessen, was die vorherigen Schritte getan haben. *Kontakt anlegen* verknüpft also zuerst den Absender, dann schreibt *Unternehmen recherchieren* die Unternehmens-Recherche, und ein danach platziertes *Antwort entwerfen* oder *Ticket erstellen* weiß, dass Kontakt und Unternehmen existieren, und kann sich auf diese Recherche beziehen. Bei **E-Mail senden** mit KI-generiertem Text zeigt das Aktions-Panel eine **Prompt-Vorschau**: die Anweisung plus den Kontext (Absender, Betreff, Zusammenfassung, vorherige Schritte), den das System beim Versand ergänzt. ### Warnungen zur Reihenfolge und Korrektur per Klick Weil Aktionen auf den Schritten davor aufbauen, markiert der Editor eine Reihenfolge, die eine Abhängigkeit verletzt: * **Unternehmen recherchieren** *setzt* **Kontakt anlegen** davor *voraus* — dafür gibt es eine **deutliche Warnung** mit einer **Korrektur per Klick**, die den Kontakt-Schritt einfügt oder nach vorne schiebt. Fehlt er, wird die Recherche zur Laufzeit übersprungen. * Bei **Antwort entwerfen**, **Mit KI antworten** und **Ticket erstellen** erscheint nur ein **dezenter Hinweis**: Stell **Unternehmen recherchieren** davor, dann fällt ihr Ergebnis inhaltlich reicher aus. Alle Regeln dazu stehen unter [Reihenfolge der Aktionen](/de/user-guide/inbox/categorizers#action-order--dependencies). ## Speichern und verwerfen Änderungen bleiben im Arbeitsspeicher, bis du speicherst — sobald sich etwas ändert, erscheint das Kennzeichen **Ungespeichert**. * **Speichern** (oder ⌘/Strg + S) schreibt den kompletten Flow auf einmal. * **Verwerfen** wirft ungespeicherte Änderungen weg und stellt den zuletzt gespeicherten Stand wieder her — ohne die Seite neu zu laden. Sobald der Kategorisierer gespeichert ist, läuft die Kategorisierung **automatisch bei jeder neuen Mail**. Einen Button „auf Posteingang anwenden“ gibt es im Editor nicht — beim Speichern (und beim erstmaligen Verbinden eines Postfachs) arbeitet InboxMate zusätzlich die zuletzt eingegangenen Konversationen im Hintergrund nach. Eine Änderung wirkt sich damit auch auf Mails aus, die schon im Posteingang liegen, ganz ohne manuellen Schritt. ## An einer Beispiel-E-Mail testen Bevor du einer Regel echte Post anvertraust, klick auf **Testen**. Gib ein Beispiel ein — Absender, Betreff, Text und ob ein Anhang dabei ist — und InboxMate spielt den kompletten Klassifizierungspfad durch, **ohne etwas zu speichern und ohne eine einzige Aktion auszulösen**. Du bekommst zurück: * Die Kategorie, die zugeordnet wurde (und gegebenenfalls die Verzweigung). * Die Konfidenz der KI und ob sie die Zuordnungs-Schwelle des Kategorisierers erreicht hat. * Die Zusammenfassung und die Begründung der KI. * Die **geplanten Aktionen** — jeweils mit dem eingestellten *und* dem tatsächlich wirksamen Modus. Eine auf „automatisch“ gestellte Aktion fällt hier auf „vorschlagen“ zurück, wenn die Konfidenz zwischen der Zuordnungs- und der Automatik-Schwelle liegt. So siehst du genau, was passieren würde. Damit prüfst du, ob eine neue Verzweigung wirklich die erwarteten Absender erwischt — oder ob eine enger gefasste Beschreibung nicht versehentlich die falschen Mails einsammelt. ## Bestehende Mails nacharbeiten Neue Regeln gelten automatisch für jede E-Mail, die *nach* dem Speichern eintrifft — du musst nichts drücken. Zusätzlich arbeitet InboxMate beim Speichern eines Kategorisierers (und beim Verbinden eines neuen Postfachs) die zuletzt eingegangenen Konversationen im Hintergrund nach, ungefähr die letzten zwei Wochen. Damit wirkt eine Änderung auch auf Mails, die schon im Posteingang liegen. Dabei **überspringt InboxMate Konversationen, die dieser Kategorisierer bereits eingeordnet hat** — erneutes Speichern verarbeitet dieselbe Mail also nie doppelt. ## Trace-Modus — den Weg einer E-Mail nachverfolgen \[#trace-mode--see-the-path-an-email-took] Du kannst genau nachspielen, welchen Weg eine echte E-Mail (oder ein Chat) durch die Knoten eines Kategorisierers genommen hat. Den Trace-Modus öffnest du auf drei Wegen: * Über das Popover **Letzte Läufe** in der Werkzeugleiste der [System Visualisierung](/de/user-guide/inbox/system-visualization#recent-runs) — ein Klick auf einen Lauf öffnet dessen Kategorisierer im Trace-Modus. * Über den Link **Im Flow ansehen** in der Aktivitätsliste des Kategorisierers. * Über das anklickbare **Kategorie-Badge** in der Kopfzeile einer Konversation (siehe [Posteingang – Überblick](/de/user-guide/inbox/overview#see-how-an-email-was-sorted)). Alle drei öffnen den Editor mit `?traceType=…&traceId=…` in der URL. Die Arbeitsfläche: * Blendet jeden Knoten ab, den die E-Mail *nicht* durchlaufen hat. * Färbt den tatsächlich genommenen Weg ein — Grün für **ausgeführte** Aktionen, Orange für **vorgeschlagene**, Rot für **fehlgeschlagene**. * Zeigt die Zusammenfassung der KI zu dieser E-Mail in einer kleinen Legende. Das ist der schnellste Weg, die Frage „Warum wurde diese Mail archiviert?“ zu beantworten — du siehst den Weg durch deine Regeln buchstäblich vor dir. Mit **Trace beenden** (oder indem du die URL-Parameter entfernst) kommst du zurück in die normale Bearbeitung. Der Trace-Modus ist schreibgeschützt — Verschieben und Bearbeiten sind gesperrt, solange ein Trace geladen ist. So änderst du keine Regel aus Versehen, während du den Weg einer einzelnen E-Mail untersuchst. # Aus deinen Änderungen lernen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/learning Wie InboxMate deine Änderungen an Entwürfen und deine Ablehnungen in wiederverwendbare Hinweise für künftige KI-Antworten verwandelt — und wie du nachsiehst oder löschst, was gelernt wurde. Jedes Mal, wenn du einen KI-Entwurf vor dem Absenden noch aufräumst — oder einen Vorschlag ablehnst und dazu sagst, warum — behandelt InboxMate das als Lektion. Es wird nicht bloß protokolliert, damit du es später nachlesen kannst: Die Korrektur wird zu einer kurzen, wiederverwendbaren Anweisung verdichtet und still in künftige Entwürfe für ähnliche E-Mails eingespeist, damit derselbe Fehler nicht immer wieder auftaucht. Das ist etwas anderes als [Korrekturen am Kategorisierer](/de/user-guide/inbox/decisions): Die trainieren nach, wie E-Mails *einsortiert* werden, und verblassen nach 30 Tagen. Diese Lernschleife trainiert nach, wie Antworten *geschrieben* werden, und sie läuft nie ab — eine Lektion bleibt, bis du sie selbst entfernst. ## Wie eine Lektion entsteht Zwei Momente in [Entscheidungen](/de/user-guide/inbox/decisions) lösen das aus: Du änderst eine von der KI entworfene Antwort, bevor du sie abschickst. InboxMate vergleicht den Vorschlag mit dem, was du tatsächlich verschickt hast. Du lehnst einen Vorschlag ab und gibst eine Begründung an (z. B. „zu förmlich, wir duzen diese Kunden“). Die Begründung selbst ist das Signal. Kleine Änderungen mit wenig Aussagekraft — ein korrigierter Tippfehler, ein einzelnes anderes Wort — werden automatisch herausgefiltert; daraus eine Regel zu machen lohnt sich nicht. Alles Substanziellere geht an einen KI-Klassifizierer, der die Änderung einer von fünf Arten zuordnet und daraus eine kurze, wiederverwendbare Anweisung formuliert: | Art (Bezeichnung in der App) | Was sie abdeckt | | ---------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | **Ton** | Anrede, Register, Höflichkeit (du/Sie, förmlich/locker, Begrüßung oder Grußformel) | | **Fakten** | Falsche oder fehlende Fakten — Preise, Öffnungszeiten, Namen, Links, Fristen | | **Struktur** | Länge, Reihenfolge, Absätze, was ergänzt oder gestrichen wurde | | **Signatur** | Grußformel / Signatur | | **Sonstiges** | Alles Übrige | Der ursprüngliche Text vor und nach der Änderung sowie die interne Anweisung werden dir nie zurückgespielt — für die Oberfläche wird nur eine kurze, allgemeinverständliche deutsche Zusammenfassung des Gelernten aufbewahrt. Korrigierst du dieselbe Art von Sache noch einmal, erkennt InboxMate, dass es dieselbe Lektion ist, und zählt einfach einen Zähler hoch, statt ein Duplikat zu speichern. ## Wo Lektionen greifen Jede Lektion ist auf dein Konto zugeschnitten, auf das **Postfach**, in dem sie gelernt wurde, auf die Kategorie, in der die E-Mail lag, und — sofern relevant — auf die Domain des Absenders. Eine allgemein gelernte Ton-Korrektur fließt breit in Entwürfe ein; eine Fakten-Korrektur, die an `@lieferant-x.at` hängt, taucht vor allem bei Post aus dieser Domain wieder auf. Wenn InboxMate eine neue Antwort entwirft, sucht es die für diese E-Mail passendsten Lektionen heraus und wendet sie still an — im Entwurf werden sie nicht eigens ausgewiesen, aber die Formulierung sollte widerspiegeln, was du ihm beigebracht hast. ## Nachsehen und löschen, was gelernt wurde Öffne **KI trainieren** in der Seitenleiste und dort den Reiter **Gelernt** (`/knowledge?tab=learned`). Jeder Eintrag zeigt: * Eine allgemeinverständliche Zusammenfassung der Lektion * Einen farbig codierten Art-Chip (Ton, Fakten, Struktur, Signatur, Sonstiges) * Die Absender-Domain, falls die Lektion darauf eingeschränkt ist * Ein Abzeichen `{count}×`, sobald dieselbe Lektion mehr als einmal bestätigt wurde * Wie lange es her ist, dass sie gelernt wurde Hier wird weder der ursprüngliche E-Mail-Text angezeigt noch der genaue Wortlaut, den InboxMate stattdessen zu sagen gelernt hat — nur die Zusammenfassung, die für die Anzeige gedacht ist. Das hält die Liste lesbar und verhindert, dass absenderspezifische Formulierungen aus dem Zusammenhang gerissen auftauchen. Klick auf das Papierkorb-Symbol eines Eintrags, um ihn zu entfernen. Das ist ein Soft Delete: Die Lektion wird sofort nicht mehr auf Entwürfe angewendet, und der Schritt lässt sich über die Oberfläche nicht rückgängig machen. Stützt sich ein Entwurf plötzlich auf eine überholte Anweisung (ein Preis, der sich geändert hat, ein Ton, den du nicht mehr willst), such sie unter **Gelernt** und lösche sie — der nächste Entwurf in diesem Bereich verlässt sich dann wieder allein auf deine Wissensdatenbank und die Persönlichkeit deines Agenten. ## Wie das zusammenpasst Sowohl diese Lernschleife als auch Korrekturen an der Kategorisierung im Posteingang fließen darin zusammen, wie eigenständig InboxMate mit der Zeit wird — nachverfolgt unter [KI-Reife](/de/user-guide/inbox/ai-maturity). Änderungen an Entwürfen verbessern gezielt, *was* die KI schreibt; Korrekturen am Kategorisierer verbessern, *wo* eine E-Mail landet und *welche* Aktion ausgelöst wird. # Microsoft 365 Admin-Freigabe Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/microsoft-365-admin-consent Warum Microsoft bei Firmenkonten eine einmalige Freigabe verlangt, wie du sie bei deiner IT anforderst und was deine Administration dafür tun muss. Wenn dein Outlook-Konto zu einer Firma gehört, verlangt Microsoft oft eine **einmalige Freigabe durch eine Administratorin oder einen Administrator**, bevor irgendjemand in eurer Organisation InboxMate mit Outlook verbinden darf. Das ist eine Sicherheitsfunktion von Microsoft 365 und hat nichts mit deinem Konto oder mit InboxMate zu tun. Du hast nichts falsch gemacht. Private Outlook.com- und Hotmail-Konten sind nicht betroffen. Die Freigabe gilt nur für verwaltete Microsoft-365-Organisationen — und sie ist **einmal pro Organisation** nötig, nicht einmal pro Person. ## Woran du es erkennst InboxMate fragt dich, **bevor** es dich zu Microsoft weiterleitet. Nach dem Klick auf **Outlook / Microsoft 365** erscheint eine kurze Rückfrage mit dem Titel „Kurz vorab“: > Firmen-Outlook-Konten brauchen oft eine einmalige Freigabe durch die IT. Sind Sie Admin Ihrer Organisation? Private Konten und Admins verbinden sich direkt. Darunter stehen zwei Schaltflächen: * **Ja – jetzt verbinden** — du wirst direkt zu Microsoft weitergeleitet * **Nein – Link an meine IT senden** — InboxMate schickt deiner Administration einen fertigen Freigabe-Link Diese Rückfrage gibt es genau deshalb, damit du gar nicht erst in die Microsoft-Fehlermeldung „Administratorgenehmigung erforderlich“ läufst. Wähle **Ja – jetzt verbinden** nur, wenn du wirklich Administrator:in bist. InboxMate prüft das nicht nach — die Frage ist reine Selbstauskunft. Bist du es nicht, zeigt dir **Microsoft** auf seiner eigenen Seite, dass eine Genehmigung nötig ist. Brichst du dort ab, landest du wieder in InboxMate — allerdings ohne Fehlermeldung und auf der Agenten-Übersicht statt dort, wo du gestartet bist. Es ist also nichts kaputt: Starte den Verbindungsversuch einfach neu und wähle diesmal **Nein – Link an meine IT senden**. ## Weg 1 — Freigabe-Link an die IT senden (empfohlen) Das ist der schnellste Weg, wenn du keine Admin-Rechte hast. Es öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Titel **InboxMate für dein Firmenkonto freigeben**. Trag die Adresse der Person oder des Teams ein, die euer Microsoft 365 verwaltet — zum Beispiel `it-admin@deinefirma.de`. Mehr wird nicht abgefragt. InboxMate verschickt eine vorbereitete E-Mail mit dem fertigen Freigabe-Link. Danach siehst du die Bestätigung **Anfrage gesendet**. Nicht sicher, wer zuständig ist? Über **An weitere Adresse senden** kannst du dieselbe Anfrage an weitere Adressen schicken. Sobald deine IT den Link bestätigt hat, gehst du zurück in InboxMate und verbindest Outlook einfach noch einmal. Diesmal läuft die Anmeldung ohne Rückfrage durch. Die Anfrage-Mail trägt **deine** Adresse als Antwortadresse. Wenn deine IT Rückfragen hat, landet die Antwort direkt bei dir. Die Sprache der Mail richtet sich nach der Spracheinstellung eures Workspace: Steht sie auf Englisch, geht die Anfrage auf Englisch raus, sonst auf Deutsch. ## Weg 2 — Du bist selbst Administrator:in Wähle **Ja – jetzt verbinden**, melde dich mit deinem **Administratorkonto** an und bestätige die angefragten Berechtigungen. Microsoft hinterlegt die Freigabe anschließend für die gesamte Organisation. Alternativ kannst du dir den Freigabe-Link über **Nein – Link an meine IT senden** an deine eigene Adresse schicken und ihn in Ruhe mit dem Administratorkonto öffnen — etwa dann, wenn du im Alltag mit einem normalen Benutzerkonto angemeldet bist. ## Was deine Administration bekommt und tun muss Die E-Mail, die InboxMate verschickt, hat den Betreff: > Freigabe benötigt: *\* möchte InboxMate mit Outlook verbinden Sie enthält eine kurze Erklärung, die Liste der angefragten Berechtigungen, einen Sicherheitshinweis und die Schaltfläche **InboxMate jetzt freigeben**. Für die Administration sind es drei Schritte: 1. Als **Globale/r Administrator/in** bei Microsoft 365 anmelden — mit einem normalen Benutzerkonto funktioniert die Freigabe nicht. 2. Den Link aus der E-Mail öffnen und die Berechtigungen bestätigen. 3. Fertig. Es erscheint die Bestätigungsseite **InboxMate erfolgreich hinzugefügt**. Der Tab kann geschlossen werden — es ist keine Anmeldung bei InboxMate nötig. Bricht der Vorgang ab, erscheint stattdessen **Freigabe nicht abgeschlossen**. In dem Fall den Link erneut öffnen und sicherstellen, dass die Anmeldung wirklich mit einem globalen Administratorkonto erfolgt. ### Sicherheitshinweis in der E-Mail Die Anfrage-Mail enthält bewusst eine Warnung an die Administration, vor der Freigabe kurz zu prüfen, ob die Anfrage tatsächlich von der genannten Person stammt. Das ist Absicht: Ein Freigabe-Link gilt für die **gesamte** Organisation, deshalb soll niemand ihn ungeprüft anklicken. ## Welche Berechtigungen InboxMate anfragt In der Anfrage-Mail steht die Kurzfassung in Alltagssprache: * E-Mails lesen und organisieren * Antworten im Namen der Nutzerin/des Nutzers senden * Postfach-Kategorien verwalten (farbige Labels in Outlook) Technisch sind das diese sieben **delegierten** Microsoft-Graph-Berechtigungen: | Berechtigung | Wofür | | --------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | | `offline_access` | Verbindung aufrechterhalten, ohne dass du dich täglich neu anmeldest | | `User.Read` | Anmeldung und Identität | | `Mail.ReadWrite` | E-Mails lesen, archivieren, verschieben, kategorisieren | | `Mail.Send` | Antworten in deinem Namen senden | | `Mail.ReadWrite.Shared` | Zugriff auf [gemeinsame Postfächer](/de/user-guide/inbox/shared-mailbox), in denen du Mitglied bist | | `Mail.Send.Shared` | Senden aus einem gemeinsamen Postfach | | `MailboxSettings.ReadWrite` | Kategorien in Outlook als farbige Labels registrieren | **Delegiert** heißt: InboxMate handelt ausschließlich im Kontext der jeweils angemeldeten Person und sieht nur, worauf diese Person ohnehin Zugriff hat. Es gibt keinen organisationsweiten Zugriff auf fremde Postfächer. ## Häufige Rückfragen Nein. Die Freigabe gilt einmal für die gesamte Organisation. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Postfach ohne weitere Rückfrage. Prüft, ob die Freigabe tatsächlich mit einem globalen Administratorkonto erteilt wurde und ob die Bestätigungsseite **InboxMate erfolgreich hinzugefügt** erschienen ist. Wurde der Vorgang vorher abgebrochen, ist die Freigabe nicht hinterlegt. Ja. Entfernt InboxMate in **Microsoft Entra ID → Unternehmensanwendungen**. Danach müssen Nutzer:innen beim nächsten Verbindungsversuch erneut durch die Freigabe. Das passiert, wenn der Microsoft-Login abgebrochen wurde — in aller Regel, weil die Freigabe fehlt oder mit einem Konto ohne Admin-Rechte versucht wurde. InboxMate leitet dich dann auf die Agenten-Übersicht zurück, ohne einen Hinweis anzuzeigen. Es wurde nichts gespeichert: Starte den Verbindungsversuch neu und wähle **Nein – Link an meine IT senden**. ## Weiter Alle Verbindungswege im Vergleich — Outlook, Weiterleitung, Gmail, SMTP/IMAP. `office@` oder `support@` verbinden — und die Stolperfallen dabei. # Posteingang – Überblick Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/overview Alle Kundenkonversationen in einem einzigen, KI-gestützten Posteingang verwalten. Dieses Kapitel gilt nur, wenn Sie ein E-Mail-Postfach mit InboxMate verbunden haben. Nutzen Sie nur den Chatbot auf Ihrer Website, überspringen Sie es. Der Posteingang von InboxMate führt Chats, E-Mails und Tickets in einer einzigen Ansicht zusammen. Die KI unterstützt dich, indem sie Antworten entwirft und Aktionen vorschlägt. ## Konversationsliste Alle eingehenden Konversationen erscheinen in deinem Posteingang, sortiert nach der jüngsten Aktivität. Jeder Eintrag zeigt: * Name oder Kennung des Kunden * Vorschau der letzten Nachricht * Kanal (Chat-Widget, E-Mail) * Status (offen, erledigt) * Zeitstempel ### Mehrfachauswahl Mehrere Konversationen in einem Durchgang abarbeiten, statt jede einzeln zu öffnen: * **Shift-Klick** auf eine weitere Zeile wählt jede Konversation zwischen dem letzten Einzelklick und der neuen Zeile aus. * **Cmd-Klick** (macOS) oder **Strg-Klick** (Windows / Linux) nimmt eine einzelne Konversation in die Auswahl auf oder wieder heraus. * Ausgewählte Zeilen werden grün hervorgehoben. Ein normaler Klick hebt die Mehrfachauswahl auf und wechselt zurück in die Einzelansicht. Sobald zwei oder mehr Zeilen ausgewählt sind, wechselt der rechte Bereich zum Panel für Sammelaktionen. Von dort aus kannst du: * **Alle archivieren** — jede ausgewählte Konversation archivieren. Bei Postfächern, die über Outlook verbunden sind, wandern die Nachrichten zusätzlich in den Outlook-Archivordner. * **Sammelticket erstellen** — ein Ticket erstellen, das mit allen ausgewählten Konversationen verknüpft ist. Gehören alle ausgewählten Chats zum selben Kontakt, wird dieser Kontakt am Ticket eingetragen; bei gemischter Auswahl entsteht ein Ticket ohne Kontakt. * **Alle löschen** — E-Mail-Konversationen endgültig löschen. Widget-Chats werden stattdessen archiviert (damit die ursprüngliche Interaktion für die Verbrauchserfassung erhalten bleibt). Jede eingreifende Aktion zeigt vor dem Ausführen einen Bestätigungsdialog, der jeden ausgewählten Betreff auflistet. Die Aktionen laufen nacheinander pro Konversation — schlägt eine fehl, laufen die übrigen trotzdem durch, und InboxMate meldet den ersten Fehler. ## Konversationen ansehen Wenn du eine Konversation auswählst, siehst du den vollständigen Nachrichtenverlauf — auch die Nachrichten zwischen Besucher:innen und dem KI-Agenten. Als Admin siehst du zusätzliche Informationen, die Besucher:innen nicht sehen: * **Tool-Aufrufe** — welche Tools die KI verwendet hat (z. B. Suche in der Wissensdatenbank, Websuche) und welche Ergebnisse sie zurückgeliefert haben. Tool-Aufrufe erscheinen als aufklappbare Karten mit Name, Status und Ergebnis des Tools. * **Interne Notizen** — Notizen nur für das Team, für Besucher:innen unsichtbar * **Übernahme-Status** — ob die Konversation von der KI oder von einem Menschen betreut wird ### Nachvollziehen, wie eine E-Mail einsortiert wurde \[#see-how-an-email-was-sorted] Sobald ein Kategorisierer eine E-Mail eingeordnet hat, erscheint ihre Kategorie als **Badge in der Kopfzeile der Konversation**. Das Badge ist anklickbar — mit **Im Flow ansehen** öffnest du diesen Kategorisierer im [Trace-Modus des Flow-Editors](/de/user-guide/inbox/flow-editor#trace-mode--see-the-path-an-email-took), und der genaue Weg, den diese E-Mail durch deine Regeln genommen hat, wird nachgespielt (welche Verzweigung gegriffen hat, welche Aktionen gelaufen sind oder vorgeschlagen wurden). Das ist der schnellste Weg, die Frage „Warum wurde ausgerechnet die archiviert?“ direkt aus der Konversation heraus zu beantworten. ## Übernahme durch einen Menschen Wenn die KI mit einer Anfrage nicht weiterkommt oder du persönlich antworten möchtest, kannst du die Konversation übernehmen: 1. Klick unten im Chat auf **Konversation übernehmen** 2. Schreib deine Antwort ins Antwortfeld — sie geht direkt an die Besucherin oder den Besucher 3. Solange du die Konversation übernommen hast, antwortet die KI nicht 4. Klick auf **Zurück an KI übergeben**, wenn du fertig bist Während der Übernahme durch einen Menschen wird der Tippindikator unterdrückt — Besucher:innen sehen keine „denkt nach …“-Punkte, wenn ohnehin keine KI-Antwort zu erwarten ist. ## KI-Antwortentwürfe Sobald ein Kunde eine Nachricht schickt, entwirft InboxMate eine Antwort auf Basis deiner Wissensdatenbank. Du kannst: * **Unverändert senden**, wenn der Entwurf passt * Den Entwurf vor dem Senden **bearbeiten** * **Selbst eine Antwort schreiben**, komplett von Hand Einen Antwortentwurf zu erzeugen kostet KI-Credits und wird nicht auf ein festes Monatskontingent an Entwürfen angerechnet — was die einzelnen Aktionen kosten und wie Credits funktionieren, steht unter [Nutzung und Abrechnung](/de/user-guide/workspace/usage-and-billing) (englisch). ## Ticket-Vorschläge Der Posteingang kann vorschlagen, für komplexe Anliegen mit Folgebedarf ein Ticket zu erstellen. Diese Funktion gibt es in den Tarifen Pro und Business. # Gemeinsames Postfach verbinden Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/shared-mailbox office@ oder support@ mit InboxMate verbinden — welche Berechtigungen Microsoft dafür braucht, warum es manchmal eine Stunde dauert und welche Outlook-Einstellung du nicht vergessen darfst. Die meisten Teams wollen nicht ihr persönliches Postfach automatisieren, sondern das gemeinsame: `office@`, `support@`, `buchung@`, `rechnung@`. Genau dafür gibt es diesen Weg. Du meldest dich dabei **weiterhin mit deinem eigenen Microsoft-Konto an**. InboxMate arbeitet anschließend nicht in deinem persönlichen Posteingang, sondern in dem gemeinsamen Postfach, das du angibst. Gemeint sind echte **freigegebene Postfächer** in Microsoft 365 (Shared Mailboxes) — also Adressen ohne eigene Lizenz und ohne eigenes Passwort, auf die mehrere Personen Zugriff haben. Verteilerlisten und Microsoft-365-Gruppen sind etwas anderes und funktionieren hier nicht. ## So verbindest du es **Einstellungen → Mein Profil → Meine Postfächer → Postfach hinzufügen → Outlook / Microsoft 365** In der Rückfrage, die vor der Weiterleitung zu Microsoft erscheint, findest du die Option: > Ich möchte ein gemeinsames Postfach verbinden (z. B. office@) Setz das Häkchen und trag unter **Adresse des gemeinsamen Postfachs** die vollständige Adresse ein, zum Beispiel `office@deinefirma.at`. Darunter steht der Hinweis: *Sie melden sich weiterhin mit Ihrem eigenen Konto an. Voraussetzung: Sie sind Mitglied dieses Postfachs.* Lässt du das Feld leer, kommst du gar nicht erst zu Microsoft — InboxMate meldet *Bitte geben Sie die Adresse des gemeinsamen Postfachs ein.* Nicht mit dem gemeinsamen Postfach — das hat in der Regel gar kein Passwort. Du meldest dich mit deinem persönlichen Firmenkonto an; Microsoft leitet den Zugriff über deine Berechtigungen auf das gemeinsame Postfach weiter. InboxMate prüft sofort, ob du das gemeinsame Postfach tatsächlich lesen darfst, und legt die Verbindung erst danach an. Schlägt die Prüfung fehl, wird nichts gespeichert. Nach dem Verbinden läuft alles wie bei einem persönlichen Postfach: InboxMate liest, kategorisiert, archiviert und entwirft Antworten — nur eben im gemeinsamen Postfach. Gesendete Antworten tragen die gemeinsame Adresse als Absender, nicht deinen Namen. **Das Postfach gehört danach erst einmal nur dir.** Auch ein gemeinsames Postfach wird als persönliche Verbindung angelegt — die Konversationen sieht zunächst nur die Person, die es verbunden hat. Damit dein Team damit arbeiten kann, musst du es im Einstellungs-Popover der Verbindung ausdrücklich freigeben (**Mit allen im Team teilen** oder einzelne Personen auswählen). Siehe [Freigaben und Eigentümerschaft](/de/user-guide/inbox/email-integration#sharing-ownership). InboxMate liest ausschließlich den **Posteingang** des gemeinsamen Postfachs. Verschieben Outlook-Regeln eingehende Mails direkt in Unterordner, bekommt InboxMate sie nie zu sehen. ## Voraussetzungen in Microsoft 365 Hier scheitern die meisten Verbindungsversuche. Es sind **zwei getrennte Berechtigungen**, und beide werden gebraucht: | Berechtigung | Wofür InboxMate sie braucht | | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | | **Vollzugriff** (Full Access) | E-Mails im gemeinsamen Postfach lesen, kategorisieren, archivieren, verschieben | | **Senden als** (Send As) | Antworten mit der gemeinsamen Adresse als Absender verschicken | **Mitgliedschaft allein reicht nicht.** In einem gemeinsamen Postfach als Mitglied eingetragen zu sein, heißt in Microsoft 365 nicht automatisch, dass du darin auch senden darfst. **Vollzugriff** und **Senden als** sind zwei separate Einstellungen und müssen einzeln vergeben werden. Fehlt nur **Senden als**, lässt sich die Verbindung trotzdem anlegen — InboxMate prüft beim Verbinden nur den Lesezugriff. Der Fehler fällt dann erst auf, wenn die erste Antwort rausgehen soll. Beides vergibt eure IT im **Microsoft 365 Admin Center** unter **Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer → das Postfach auswählen → Mitglieder bzw. Berechtigungen bearbeiten**. ### Berechtigungen brauchen Zeit Frisch vergebene Postfach-Berechtigungen gelten in Microsoft 365 **nicht sofort**. Erfahrungsgemäß dauert es 15 bis 60 Minuten, bis sie überall greifen. Wenn die Verbindung direkt nach dem Freischalten scheitert: kurz warten und den Verbindungsversuch danach einfach wiederholen. Das ist normal und kein Fehler in InboxMate. ### Der Selbsttest, der alles beantwortet Bevor du in InboxMate suchst, mach diesen einen Test: > Öffne Outlook, schreib eine neue E-Mail, setz die gemeinsame Adresse als Absender (Feld **Von**) und schick sie an dich selbst. * **Funktioniert das?** Dann sind Vollzugriff und Senden als korrekt gesetzt. Ein Verbindungsproblem in InboxMate liegt dann woanders. * **Funktioniert das nicht?** Dann kann InboxMate es auch nicht. InboxMate sendet über exakt denselben Microsoft-Mechanismus wie du beim manuellen Senden. Erst die Berechtigung klären, dann erneut verbinden. ## „Gesendete Elemente“ richtig einstellen Das ist die Einstellung, die am häufigsten übersehen wird — und **Microsoft liefert sie standardmäßig ausgeschaltet aus**. Standardmäßig landet eine E-Mail, die jemand *als* das gemeinsame Postfach verschickt, in den **persönlichen** gesendeten Elementen dieser Person — nicht im gemeinsamen Postfach. Für InboxMate heißt das: Antworten, die eine Kollegin direkt aus Outlook verschickt hat, sind unsichtbar. InboxMate liest ausschließlich das gemeinsame Postfach. Die Folge im Alltag: Ein Vorgang gilt als unbeantwortet, obwohl längst geantwortet wurde — und die KI schlägt womöglich eine zweite Antwort vor. Eure IT muss deshalb einstellen, dass Kopien gesendeter Nachrichten **im gemeinsamen Postfach** abgelegt werden. Im Microsoft 365 Admin Center: **Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer → Postfach auswählen → Gesendete Elemente → Kopien von Elementen speichern, die als dieses Postfach gesendet werden**. Den passenden PowerShell-Befehl zeigt InboxMate fertig ausgefüllt im Einstellungs-Popover der Verbindung an: ```powershell theme={null} Set-Mailbox "office@deinefirma.at" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true ``` Diese Einstellung betrifft nur Nachrichten, die **Menschen aus Outlook heraus** verschicken. Was InboxMate selbst versendet, wird ohnehin im gemeinsamen Postfach abgelegt. ### Der eingebaute Notnagel — und seine Grenze Es gibt einen Rückfall-Mechanismus, aber er deckt ehrlicherweise nur einen Teil ab. Ist **KI-Entwürfe in Outlook spiegeln** aktiv, legt InboxMate seine Antwortentwürfe im Entwurfsordner des gemeinsamen Postfachs ab. Findet es die dazugehörige gesendete Nachricht anschließend nicht in den gesendeten Elementen des gemeinsamen Postfachs, schaut es zusätzlich in den **gesendeten Elementen des Kontos nach, mit dem die Verbindung angelegt wurde**. Abgeglichen wird über die eindeutige Message-ID der Nachricht — geraten wird nichts. Was das *nicht* abdeckt: * Es greift **nur für die Person, die das Postfach verbunden hat**. Schickt eine Kollegin die Antwort raus, bleibt sie für InboxMate unsichtbar. * Es greift **nur für Entwürfe, die InboxMate selbst erzeugt und nach Outlook gespiegelt hat** — eine frei getippte Antwort wird so nicht erkannt. * Es setzt voraus, dass für die Verbindung **KI-Entwürfe in Outlook spiegeln** eingeschaltet ist. Denselben Hinweis findest du in InboxMate im Einstellungs-Popover der Verbindung unter **Gesendete Elemente des gemeinsamen Postfachs**. InboxMate kann nicht prüfen, ob eure IT die Kopie ins gemeinsame Postfach schon eingeschaltet hat — Microsoft gibt diese Einstellung über die Graph-API gar nicht heraus. Der Hinweis im Einstellungs-Popover erscheint deshalb immer, auch wenn längst alles richtig eingestellt ist. ## Einschränkung: keine farbigen Kategorien in Outlook Bei gemeinsamen Postfächern kann InboxMate seine Kategorien **nicht** als farbige Outlook-Labels registrieren. Das ist eine Einschränkung von Microsoft, nicht von InboxMate: Die Farbliste eines Postfachs liegt in Microsoft 365 in einem Bereich, für den es keine Freigabe für gemeinsame Postfächer gibt. Deshalb steht der Schalter **InboxMate-Kategorien zu Outlook spiegeln** bei gemeinsamen Postfächern von Anfang an auf *aus*. Das ist auch die sinnvollere Voreinstellung für ein Postfach, in dem mehrere Personen ohnehin schon von Hand kategorisieren. Schaltest du ihn trotzdem ein, passiert Folgendes: * Die Kategorie wird der E-Mail **trotzdem zugewiesen** und ist in Outlook an der Nachricht sichtbar * Nur die **Farbe** des Kennzeichens fehlt — das Anlegen in der Farbliste schlägt still fehl * In InboxMate selbst sieht alles normal aus — Kategorien, Filter und Auswertungen funktionieren vollständig ## Fehlermeldungen beim Verbinden | Meldung | Was zu tun ist | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | *Sie haben keinen Zugriff auf dieses gemeinsame Postfach. Sie müssen als Mitglied des Postfachs eingetragen sein — Ihre IT-Administration kann das in Microsoft 365 freigeben.* | Dir fehlt der Lesezugriff, oder die Berechtigung ist noch nicht aktiv: Vollzugriff vergeben lassen, 15–60 Minuten warten, erneut versuchen | | *Dieses gemeinsame Postfach gibt es in Ihrer Organisation nicht. Bitte prüfen Sie die Schreibweise der Adresse.* | Tippfehler, oder die Adresse gehört zu einer anderen Organisation — Schreibweise prüfen | | *Die Adresse des gemeinsamen Postfachs ist unvollständig. Bitte geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein (z. B. [office@ihrefirma.at](mailto:office@ihrefirma.at)).* | Ganze Adresse eintragen, z. B. `office@deinefirma.at` | | *Das gemeinsame Postfach konnte gerade nicht geprüft werden. Bitte versuchen Sie es in einem Moment erneut.* | Microsoft hat vorübergehend nicht geantwortet — kurz warten und erneut versuchen | Für ein fehlendes **Senden als** gibt es keine solche Meldung. Der Verbindungsaufbau prüft nur den Lesezugriff, deshalb scheitert erst das Senden — und zwar mit einer technischen Fehlermeldung von Microsoft statt mit einem verständlichen Hinweis. Genau deshalb lohnt sich der Selbsttest oben. Gehört euer Microsoft 365 zu einer verwalteten Organisation, braucht InboxMate zusätzlich die einmalige **Admin-Freigabe** — unabhängig davon, ob du ein persönliches oder ein gemeinsames Postfach verbindest. Siehe [Microsoft 365 Admin-Freigabe](/de/user-guide/inbox/microsoft-365-admin-consent). ## Das Postfach später wechseln Die Zieladresse einer bestehenden Verbindung lässt sich in der Oberfläche derzeit nicht umstellen. Um ein anderes gemeinsames Postfach zu verbinden, trenne die bestehende Verbindung unter **Mein Profil → Meine Postfächer** und leg sie mit der neuen Adresse neu an. Zwei Dinge, die dabei gerne überraschen: * Verbindest du Outlook **mit einer anderen** gemeinsamen Adresse neu, ohne vorher zu trennen, entsteht eine **zweite, eigenständige Verbindung** — die alte bleibt bestehen. * Verbindest du **ohne** gesetztes Häkchen neu, wird das gemeinsame Postfach **nicht** entfernt. Die Verbindung zeigt weiterhin auf dieselbe Adresse, es werden nur die Zugangsdaten erneuert. ## Checkliste vor dem Verbinden Kein Verteiler, keine Microsoft-365-Gruppe, kein Alias auf einem persönlichen Postfach. Im Admin Center muss es unter **Freigegebene Postfächer** stehen. Beides einzeln prüfen. Mitgliedschaft allein genügt nicht. Aus Outlook eine Mail **von** der gemeinsamen Adresse an dich selbst senden. Klappt das nicht, klappt auch InboxMate nicht. Sonst sieht InboxMate nicht, was dein Team aus Outlook heraus beantwortet hat. Frisch vergebene Rechte greifen in Microsoft 365 verzögert. ## Weiter Die einmalige Freigabe durch eure IT — und wie du sie anforderst. Alle Verbindungswege, Freigaben im Team und das Spiegeln von Entwürfen. # System Visualisierung Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/inbox/system-visualization Eine Karte deines kompletten InboxMate-Setups — Postfächer, Widgets, Agenten, Kategorisierer und Outlook-Spiegelung. Die **Visualisierung** (Sidebar → *Visualisierung*) ist die visuelle Übersicht über dein gesamtes InboxMate-Setup. Jedes verbundene Postfach, jeder Chat-Agent, jede Widget-Domain, jeder Kategorisierer und jede Aktion landet als Knoten auf einer Vue-Flow-Leinwand — verbunden durch die Datenströme, die zwischen ihnen fließen. Wir zeigen die Visualisierung Demo-Kunden gerne als erstes nach dem Dashboard: sie macht in einem Blick klar, was InboxMate für sie tut. ## Was die Karte zeigt Jeder Knoten-Typ hat eine eigene farbliche Identität (kleines Pill-Label oben links): | Knoten | Farbe | Bedeutung | | -------------------------------------- | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Postfach** | Emerald | Ein verbundenes Postfach — Outlook, E-Mail-Weiterleitung, SMTP/IMAP. Trigger (links). | | **Chatbot-Widget** | Blau | Eine Chat-Oberfläche auf deiner Webseite. Trigger (links). | | **KI-Agent** | Indigo | Ein Agent, der Mails oder Chats bearbeitet. | | **Kategorisierer** | Lila | Das Regelwerk, das eingehende Nachrichten in Kategorien sortiert. | | **Triage- / Recherche-Agent** | Hellindigo (gestrichelt) | Virtuelle Agenten, die hinter Kategorisierer-Schritten arbeiten. | | **Aktion** (Archivieren, Ticket, etc.) | Aktionsspezifisch | Eine Pipeline-Aktion auf einer Kategorie. | | **Outlook-Sync** | Sky-Blue | Wo eine Aktion zurück in dein Outlook spiegelt (z. B. *Verschiebt nach Archiv*, *Landet in Entwürfe*). | | **Keine Aktion** | Grau | Sammelterminal für Kategorien ohne konfigurierte Aktion. | Trigger (Postfach + Widget) sind immer ganz links auf der linken Spalte, egal wie tief ihr Daten-Strom geht. ## Per-User-Filter Oben rechts gibt es Avatar-Chips für jedes Team-Mitglied. Klick auf einen Avatar zoomt die Sicht auf das, was diese Person tatsächlich sieht: * Postfächer, die sie selbst verbunden hat, * Postfächer, die mit ihr explizit geteilt sind, * Postfächer, die mit dem ganzen Team geteilt sind (*Mit allen geteilt*), * alle nachgelagerten Knoten (Kategorisierer, Aktionen, Outlook-Sync). Postfächer und Pfade außerhalb der ausgewählten Sicht werden grau ausgeblendet, nicht entfernt — du behältst den Gesamtüberblick und siehst gleichzeitig die individuelle Sichtbarkeit. Klick auf **Alle**, um den Filter zu löschen. ## Mit der Karte arbeiten * **Klick** auf einen Knoten öffnet das **Detail-Panel** rechts (siehe unten). * **Drag** verschiebt einen Knoten; die Position wird pro Workspace im Browser gespeichert. * **Reset** (oben rechts) verwirft die manuellen Positionen und legt das Auto-Layout wieder darauf. * **+ Postfach** öffnet den *Postfach hinzufügen*-Dialog ohne Settings-Detour. * **+ Kategorie** springt zum Kategorisierer-Tab in den Einstellungen. * **Testen** öffnet einen Probelauf, ohne in den Editor zu wechseln (siehe unten). * **Letzte Läufe** zeigt die jüngsten Kategorisierungen und lässt dich eine davon im Flow nachverfolgen (siehe unten). ## Testen — Probelauf direkt aus der Karte Mit **Testen** in der Toolbar prüfst du einen Kategorisierer, ohne den Editor zu öffnen. Hast du mehr als einen Kategorisierer bzw. Kanal, fragt der Dialog zuerst, welchen du testen willst (E-Mail vs. Chat-Widget) — bei nur einem ist die Auswahl automatisch fixiert. * **E-Mail-Kanäle** zeigen ein Formular mit *Absender*, *Betreff* und *Text*. * **Chat-Widget-Kanäle** zeigen nur ein *Nachricht*-Feld (kein Betreff). InboxMate führt einen Probelauf (Dry-Run) durch und zeigt die **vorhergesagte Kategorie** sowie die **Aktionen, die ausgelöst würden**. Es wird nichts tatsächlich versendet, archiviert oder verschoben — rein zum Ausprobieren. ## Letzte Läufe — eine echte Ausführung nachverfolgen \[#recent-runs] Das **Letzte Läufe**-Popover in der Toolbar listet die jüngsten Kategorisierungen (Kategorie + Zeitpunkt + Status). Ein Klick auf einen Eintrag öffnet den zugehörigen Kategorisierer im **Trace-Modus** und spielt den Pfad nach, den diese E-Mail genommen hat: * **Grün** — Aktion wurde ausgeführt. * **Amber** — Aktion wurde vorgeschlagen. * **Abgeblendet** — Knoten, den die E-Mail nicht durchlaufen hat. So siehst du auf einen Blick, warum eine bestimmte Mail z. B. archiviert wurde. Mehr zum Trace-Modus (und weiteren Einstiegen, etwa über das Kategorie-Badge in einer Konversation) unter [Flow-Editor → Trace-Modus](/de/user-guide/inbox/flow-editor#trace-mode--see-the-path-an-email-took). ## Knoten-Detail-Panel Ein Klick auf einen Knoten öffnet ein Panel an der rechten Seite mit den wichtigsten Eckdaten und einem Sprung-Button ins passende Setup: | Knoten | Was das Panel zeigt | Primär-Button | | ------------------ | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | **Postfach** | Provider, Weiterleitungsadresse, Besitzer:in | Postfach-Einstellungen öffnen | | **KI-Agent** | Rolle, Anzahl Wissenseinträge + Tools | Agent öffnen | | **Kategorisierer** | Anzahl Kategorien | **Im Editor öffnen** ([Flow-Editor](/de/user-guide/inbox/flow-editor)) | | **Aktion** | Modus (auto / vorschlagen), Detail-Label | Springt zum passenden Settings-Tab | ### Handling-Agent inline neu zuweisen Beim **Postfach**-Knoten enthält das Panel eine Auswahl **Bearbeitender Agent**. Wähle dort direkt einen anderen Agenten aus — die Zuweisung wird sofort gespeichert, und die Karte aktualisiert die Verbindung, ohne dass du die Postfach-Einstellungen öffnen musst. Praktisch, wenn ein Postfach an einen anderen Support- oder Vertriebsagenten übergeben werden soll. ## Konvergierende Aktionen Wenn mehrere Kategorien dieselbe Aktion teilen (z. B. *Spam*, *Newsletter*, *Zustellfehler* werden alle archiviert), zeigt die Karte das als kleine Kategorie-Tiles, die in **einen** gemeinsamen *Archivieren*-Knoten zusammenlaufen — keine drei separaten Archiv-Boxen. Die gestrichelten Linien vom Kategorisierer zeigen pro Kategorie, welche Tile sie ansteuert. Das gleiche Muster greift für *Endgültig löschen* und *Benachrichtigung* — die Aktion erscheint einmal, die Kategorien fächern davor auf. ## Outlook-Sync-Knoten Wenn eine Aktion das Postfach des Kunden mit verändert — z. B. eine archivierte Mail wird im Outlook ins Archiv verschoben, oder ein *Antwort entwerfen* landet im Outlook-Entwürfeordner — fügt die Karte einen **Outlook-Sync**-Knoten rechts neben der Aktion ein und beschriftet ihn (*Verschiebt nach Archiv*, *Landet in Entwürfe*, *Versendet als Antwort*). So sieht der Operator auf einen Blick, welche Pipeline-Schritte aus dem App-Sandkasten herausreichen. ## Verfügbarkeit Die Visualisierung ist auf allen InboxMate-Plänen verfügbar — sie ist eine reine Lese-Ansicht auf das, was du sowieso konfiguriert hast. # KI-Modelle und EU-Daten Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/ai-models Die KI-Verarbeitung auf Europa beschränken oder einen eigenen Modell-Endpunkt verwenden. Unter **Einstellungen → KI-Modelle** — nur für Administratoren und den Eigentümer, alle anderen sehen eine reine Anzeige. Der Bereich regelt zwei voneinander unabhängige Dinge: ob die KI-Verarbeitung Europa verlassen darf, und ob InboxMate statt der eingebauten Verarbeitung einen eigenen Endpunkt verwenden soll. ## Verarbeitung nur in der EU Der Schalter **Datenschutz und Verarbeitungsstandort** beschränkt die KI-Verarbeitung auf europäische Rechenzentren. Ist er aktiv, stehen nur Modelle mit europäischem Standort zur Auswahl. Gibt es für eine Funktion keinen europäischen Anbieter, führt InboxMate sie nicht aus. Ihre Daten gehen in keinem Fall aus Europa heraus — auch nicht, wenn dadurch eine Funktion ausfällt. Im Einzelnen: * **Chat- und Entwurfsmodelle** werden auf ihre europäische Entsprechung umgestellt (Azure, Schweden). Gibt es keine, wird die Anfrage abgelehnt. * **Einbettungen** für die Wissenssuche verhalten sich genauso. * **Sprachtranskription** verarbeitet außerhalb der EU und ist daher vollständig gesperrt. * **Websuche** ist nicht gesperrt: sie überträgt nur die Suchanfrage, keine Kunden- oder Kontaktdaten. Schalten Sie die EU-Pflicht ein, während noch Agenten auf einem außereuropäischen Modell stehen, erscheint zuerst ein Umstellungsdialog. Er stellt alle betroffenen Agenten um und konfiguriert Agenten ohne Modell. Erst nach der Bestätigung ist der Schalter aktiv. Für Chatbot-Kunden heißt das praktisch: Es stehen die in Europa betriebenen Modelle zur Auswahl. Welches davon passt, hängt vom Agenten ab — ein sparsames Modell hält sich schlechter an strenge Regeln wie „zeige Produkte immer als Karte". Wenn ein Agent seine Anweisungen ignoriert, lohnt der Versuch mit einem stärkeren Modell, bevor Sie den Anweisungstext weiter verlängern. ## Eigener Modell-Endpunkt Unter **Eigene Modell-Endpunkte** lässt sich InboxMate auf einen selbst betriebenen, zum OpenAI-Schema kompatiblen Endpunkt richten — getrennt für die beiden Zwecke: | Feld | Zweck | | ------------------------------------- | ------------------------------------------ | | **LLM-Endpunkt (Chat und Entwürfe)** | Alle Texterzeugung: Triage, Entwürfe, Chat | | **Embedding-Endpunkt (Wissenssuche)** | Aufbereitung und Suche im Wissen | Je Endpunkt stellen Sie ein: * **Basisadresse**, zum Beispiel `https://llm.example.at/v1` * **API-Schlüssel** * **Modellname** * **Embedding-Dimensionen** (nur beim Embedding-Endpunkt) — muss bei 1536 bleiben, sonst passt das bestehende Wissen nicht mehr Ein eingerichteter eigener Endpunkt hat Vorrang vor der Standardverarbeitung **und** erfüllt die EU-Einstellung. Es ist Ihre eigene Infrastruktur, also entscheiden Sie über den Standort. # Datenexport und Protokoll Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/data-export-audit Ein vollständiges DSGVO-Archiv herunterladen und nachsehen, wer wann was geändert hat. Zwei verwandte Werkzeuge: der **DSGVO-Datenexport** unter **Einstellungen → Konto** und das **Protokoll** unter **Einstellungen → Audit-Log**. Beide hängen an der Rolle. ## DSGVO-Datenexport Administratoren und der Eigentümer finden unter **Einstellungen → Konto** den Abschnitt **Datenexport (DSGVO)**. Ein Klick auf **Export anfordern** baut das Archiv und lädt es direkt als JSON-Datei herunter. Nur Eigentümer und Administratoren. Mitglieder und Betrachter sehen den Abschnitt gar nicht. ### Was enthalten ist * Konto und Einstellungen * Benutzer und Mitgliedschaften * Agenten * Wissens-Sammlungen und Wissenseinträge * Kategorisierer mit Kategorien, Verzweigungen und Aktionen * Zuordnungen und deren Protokoll * Metadaten der Postfachverbindungen * Kontakte und Firmen * Tickets und Kommentare * Chats und Nachrichten * Gelernte Schreibstil-Beispiele Jeder Abschnitt ist bei 5.000 Zeilen gedeckelt. Bei mehr meldet der Abschnitt die tatsächliche Gesamtzahl und ein Kennzeichen, dass gekürzt wurde — damit ein unvollständiges Archiv nicht vollständig aussieht. Geheimnisse verlassen den Server nie. API-Schlüssel werden maskiert, Postfach-Passwörter und OAuth-Zeichen entfernt, und jede Spalte, die dem Namen nach wie ein Zugangsdatum aussieht, wird zusätzlich geleert. Einbettungsvektoren fallen heraus — sie sind umfangreich und für Menschen ohne Aussage. Der Export selbst wird im Protokoll festgehalten. ## Protokoll **Einstellungen → Audit-Log** zeigt zeitlich geordnet die Änderungen, die Berechtigungen betreffen: Rollenwechsel, Einladungen, entfernte Personen, Änderungen an Postfachfreigaben, befristete Zugriffe und Datenexporte. Jeder Eintrag nennt Person und Zeitpunkt. | Rolle | Sichtbar | | -------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | **Eigentümer und Administrator** | Alle Berechtigungsereignisse des ganzen Kontos | | **Mitglied und Betrachter** | Nur Ereignisse zu eigenen Postfächern oder zu Freigaben, an denen sie beteiligt sind | Dieses Protokoll ist enger gefasst als das allgemeine Aktivitätsprotokoll der App. Berechtigungsrelevante Einträge erscheinen ausschließlich hier und nie in einer allgemeinen Ansicht, die auch Nicht-Administratoren lesen könnten. # Mobile App Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/mobile-app Entscheidungen unterwegs freigeben und Push-Nachrichten erhalten. **Neu, noch in Beta.** Push-Nachrichten brauchen die installierte und angemeldete App. In manchen Arbeitsbereichen ist Push noch nicht freigeschaltet. Die mobile App ergänzt die Web-App für das, was man unterwegs tun will: die Warteschlange der **Entscheidungen** abarbeiten. ## Installieren und anmelden 1. App auf dem Telefon installieren (iOS oder Android) 2. Mit **demselben Konto** anmelden, das Sie im Web verwenden 3. **Benachrichtigungen erlauben**, wenn gefragt wird — damit meldet sich das Gerät an Beim Abmelden wird das Gerät wieder abgemeldet. Die Erlaubnis lässt sich jederzeit in den Telefoneinstellungen zurücknehmen. ## Entscheidungen Wartet eine neue Freigabe, kann die App eine Meldung schicken, die direkt in die Warteschlange führt. Dort geben Sie frei, leiten anders weiter oder verwerfen — genau wie im Web. Ob Sie diese Meldung bekommen, steuert die Einstellung **Benachrichtige mich, wenn eine Entscheidung ansteht**. Sie ist standardmäßig aus. ## Push je Kategorie Die Aktion **Benachrichtigung senden** in jedem Kategorisierer hat neben *In der App*, *E-Mail* und *Slack/Teams* auch den Weg **Mobile App**. Die Meldung enthält Kategorie, Betreff, Absender und die Kurzfassung der KI. Wer die App nicht installiert hat, wird übersprungen, ohne die anderen Wege zu blockieren. ## Push je Ereignis In Ihren persönlichen Benachrichtigungen gibt es neben *In der App* und *E-Mail* einen dritten Schalter **Mobil**, je Ereignis. Er ist standardmäßig aus. Siehe [Benachrichtigungen](/de/user-guide/workspace/notifications). # Benachrichtigungen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/notifications Selbst festlegen, worüber Sie informiert werden und auf welchem Weg. InboxMate meldet sich, wenn im Arbeitsbereich etwas passiert. Jede Person stellt das für sich ein, je Ereignis. ## Die Wege | Weg | Beschreibung | | -------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **In der App** | Hinweis am Glockensymbol | | **E-Mail** | An Ihre Konto-Adresse | | **Mobil** | Push an die [mobile App](/de/user-guide/workspace/mobile-app), sofern installiert und angemeldet | Webhooks gibt es zusätzlich, aber nicht als persönliche Einstellung — sie gelten für das ganze Konto und werden von Administratoren eingerichtet. Das sind Ihre **persönlichen** Einstellungen für den ganzen Arbeitsbereich. Wollen Sie bei einer bestimmten E-Mail-Kategorie einen Slack- oder Teams-Kanal benachrichtigen, nutzen Sie stattdessen die Aktion **Benachrichtigung senden** im Kategorisierer. Einstellungen, Benachrichtigungen ## Ereignisse | Ereignis | Wann es auslöst | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | **Ticket erstellt** | Ein neues Ticket entsteht | | **Ticket mir zugewiesen** | Ein Ticket wird Ihnen zugewiesen | | **Ticket kommentiert** | Jemand kommentiert ein Ticket, das Sie verfolgen | | **Ticket-Status geändert** | Ein Ticket wechselt den Status | | **Ticket-Frist rückt näher** | Noch sieben, drei oder ein Tag | | **Neuer Chat** | Ein Besucher beginnt ein Gespräch | | **Übergabe angefordert** | Ein Besucher will einen Menschen sprechen | | **Zusammenfassung bei inaktivem Chat** | Ein Gespräch ruht, der Agent fasst es zusammen | | **E-Mail empfangen** | Eine neue Nachricht trifft ein | | **Geplante Aufgabe fertig** | Eine Automatisierung ist durchgelaufen | | **Geplante Aufgabe fehlgeschlagen** | Eine Automatisierung ist gescheitert | | **Neue Kontaktdaten aus dem Chat** | Ein Besucher hat Name und E-Mail hinterlassen | | **Neuer Kontakt aus einer E-Mail** | Ein Kontakt wurde automatisch angelegt | | **Bekannter Kontakt startet einen Chat** | Ein vorhandener Kontakt beginnt ein neues Gespräch | | **Entscheidung steht an** | Eine Kategorisierung wartet auf Ihre Freigabe | | **Kategorisierer meldet sich** | Eine Regel im Kategorisierer will Sie erreichen | | **Wochenbericht** | Zusammenfassung dessen, was die KI für Sie erledigt hat | Die Voreinstellung schickt E-Mails für Dinge, die Ihr Handeln brauchen, und zeigt den Rest in der App. ## Einstellen 1. **Einstellungen → Benachrichtigungen** öffnen 2. Je Ereignis die Wege ein- oder ausschalten 3. Oben **Änderungen speichern** klicken — ohne diesen Klick ist nichts übernommen Für Ereignisse rund um Postfach, Chat und Automatisierung gilt: Solange Sie die Einstellungen nie gespeichert haben, wird dafür **nichts** verschickt — auch dann nicht, wenn der Schalter auf der Seite eingeschaltet aussieht. Bei Ticket-Ereignissen, die Sie direkt betreffen (Zuweisung, Kommentar, Statuswechsel, Frist), gilt die angezeigte Voreinstellung dagegen auch ohne Speichern. Einmal **Änderungen speichern** legt die Einträge für alle Ereignisse an. Prüfen Sie danach mit einem Testfall, ob die Nachricht wirklich ankommt. ## Nur Chatbot? Nutzen Sie InboxMate ausschließlich als Chatbot, sind die Ereignisse rund um Postfach und Tickets für Sie ohne Bedeutung. Sinnvoll sind dann: * **Neuer Chat** — in der App * **Übergabe angefordert** — per E-Mail * **Neue Kontaktdaten aus dem Chat** — per E-Mail ## Sprache E-Mails kommen in der Sprache, die Sie in der App gewählt haben. Nach dem Umschalten oben rechts gilt die neue Sprache ab der nächsten Nachricht. ## Protokoll Jede Zustellung wird dauerhaft festgehalten. Administratoren sehen je Webhook die letzten 50 Zustellungen unter **Einstellungen → Webhooks**; fehlgeschlagene lassen sich dort wiederholen. ## Vorübergehend stummschalten Einen Gesamtschalter gibt es nicht. Schalten Sie für das betreffende Ereignis alle Wege aus und später wieder ein. # Berechtigungen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/permissions Einzelne Rechte statt fester Rollen, eigene Rollen und Aktionen, die immer einen Menschen brauchen. Bis August 2026 war eine Rolle ein Bündel, das man nicht öffnen konnte. „Darf eine Regel automatisieren" hieß schlicht „ist Administrator" — wer also eine einzige Regel scharf schalten wollte, wurde Administrator und bekam Benutzerverwaltung, Postfacheinstellungen und Abrechnung obendrauf. **Einstellungen → Berechtigungen** nimmt das auseinander. ## Die Rechtetabelle Rechte sind die Zeilen, Rollen die Spalten, jede Kreuzung ein Kästchen. | Recht | Umfasst | | ------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | **Vorschläge freigeben** | Was die KI vorschlägt, annehmen, ändern oder verwerfen | | **Regeln automatisieren** | Eine gereifte Regel ohne Rückfrage laufen lassen | | **Geteilte Abläufe bearbeiten** | Geteilte Kategorisierer ändern oder löschen. Eigene private darf jeder bearbeiten | | **Postfächer verbinden** | Postfächer verbinden und trennen | | **Benutzer verwalten** | Einladen, Rollen ändern, Personen archivieren | | **Freigabepflicht ändern** | Die Liste der Aktionen bearbeiten, die immer einen Menschen brauchen | | **Abrechnung** | Tarif einsehen und ändern | Zwei Rechte sind bewusst nicht frei vergebbar: * **Abrechnung** liegt allein beim Eigentümer. * **Freigabepflicht ändern** haben nur Administrator und Eigentümer. Ein Recht, das eine Sicherung lockert, darf nicht selbst verteilbar sein — sonst könnte ein Mitglied das Recht bekommen, sich die Sicherung selbst abzunehmen. Der Eigentümer hat immer alle Rechte. So kann sich ein Arbeitsbereich nicht selbst aussperren. **Von allein ändert sich nichts.** Die Voreinstellung bildet genau das Verhalten ab, das Ihr Arbeitsbereich vorher hatte. Ihre Leute behalten, was sie hatten, bis Sie ein Kästchen umstellen. Ein ausgegrautes Kästchen zeigt trotzdem seinen Zustand. „Der Eigentümer hat das immer" und „diese Rolle kann das nie haben" sind gegenteilige Aussagen, und beide sollen auf einen Blick sichtbar sein statt hinter einem Strich zu verschwinden. # Mein Profil Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/profile Persönliche Einstellungen: Bild, Postfächer, Angaben, Signatur und Sprache. Unter **Einstellungen → Mein Profil**. Alles hier gilt nur für Sie. Einstellungen für den ganzen Arbeitsbereich liegen unter [Konto](/de/user-guide/workspace/settings). ## Meine Postfächer Die Postfächer, die Sie selbst verbunden haben. Postfächer gehören immer einer Person. * **Postfach hinzufügen** — über Outlook, Weiterleitung oder SMTP * **Agent wechseln** — direkt an der Verbindungskarte * **Einstellungen** (Zahnrad) — Freigabe ändern, Weiterleitungsadresse ansehen oder die Verbindung trennen Administratoren und der Eigentümer sehen hier alle Postfächer des Arbeitsbereichs, um Freigaben zentral zu verwalten. Alle anderen sehen ihre eigenen und die, die mit dem ganzen Team geteilt sind. ## Profilbild Das Bild neben Ihrem Namen in der ganzen App. * Jedes Bildformat, höchstens 5 MB * Nach dem Hochladen erscheint ein Zuschnitt-Fenster * **Entfernen** setzt auf die Initialen zurück ## Persönliche Angaben Diese Felder dienen als Platzhalter in der Signatur **und** als Zusammenhang für KI-Entwürfe, damit der Ton zu Ihrer Rolle passt. | Feld | Verwendung | | ---------------- | -------------------------------------------- | | Rolle oder Titel | `{{agent.role}}` und Zusammenhang für die KI | | Durchwahl | `{{agent.phone}}` | | Mobil | `{{agent.mobile}}` | | LinkedIn | `{{agent.linkedinUrl}}` | Die Felder speichern beim Verlassen, es gibt keinen Speichern-Knopf. ## E-Mail-Signatur Ihre persönliche Signatur unter jedem Entwurf, den Sie senden. Der Editor bietet Formatierung, Bilder und anklickbare Platzhalter. * **Aktivieren** — ausschalten sendet ohne Signatur * **Vorschau anzeigen** — mit aufgelösten Platzhaltern * **Auf Standard zurücksetzen** — übernimmt die Vorlage aus den Konto-Einstellungen Der Abschnitt erscheint erst, wenn mindestens ein Postfach verbunden ist. ## Sprache Deutsch oder Englisch, nur für Sie. Ohne eigene Wahl gilt die Sprache des Arbeitsbereichs. Die Sprache bestimmt auch, in welcher Sprache Ihre Benachrichtigungs-E-Mails kommen. ## Spracheingabe Erscheint nur, wenn im Arbeitsbereich mindestens ein Chat-Agent existiert. Hier stellen Sie die Sprache für die Spracheingabe in der Chat-Vorschau ein. # Konto-Einstellungen Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/settings Firmenangaben, Standardsprache, Signatur und EU-Konformität — alles für den ganzen Arbeitsbereich. Diese Einstellungen gelten für den gesamten Arbeitsbereich. Sie finden sie unter **Einstellungen → Konto**. Alles Persönliche — Ihr Bild, Ihre Signatur, Ihre Sprache — liegt stattdessen unter [Mein Profil](/de/user-guide/workspace/profile). ## Name und Ansprechpartner * **Name des Arbeitsbereichs** — erscheint im Dashboard und dient als Rückfall für Signaturplatzhalter * **Haupt-Ansprechpartner** — an diese Person gehen Rechnungen und Konto-Meldungen ## Firmenangaben Sie werden als Platzhalter in Signaturen verwendet und dienen der KI als Anhaltspunkt, damit sie in Entwürfen keine falschen Angaben erfindet. | Feld | Verwendung | | -------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | Adresse, Postleitzahl, Ort, Land | Platzhalter `{{company.address}}`, rechtlicher Fuß in ausgehender Post | | Telefon | Platzhalter `{{company.phone}}` | | Website | Platzhalter `{{company.website}}` | ## Standardsprache Deutsch oder Englisch — die Sprache der Oberfläche für neue Benutzer und für alle, die unter **Mein Profil** nichts anderes gewählt haben. KI-Entwürfe richten sich davon unabhängig immer nach der Sprache des Kunden. ## Standard-Signatur Eine Vorlage, die jede Person mit einem Klick in die eigene Signatur übernehmen kann. Platzhalter wie `{{agent.name}}` und `{{company.address}}` werden beim Senden je Person aufgelöst. Der Abschnitt erscheint erst, wenn mindestens ein Postfach verbunden ist — ohne Postfach gäbe es nichts zu unterschreiben. Ändern Sie die Vorlage später, bleiben bestehende persönliche Signaturen erhalten. Sie werden erst überschrieben, wenn jemand sie zurücksetzt. ## Tarif Den InboxMate-Tarif verwalten Sie hier. Einzelheiten unter [Nutzung und Abrechnung](/de/user-guide/workspace/usage-and-billing). ## Erweiterte EU-Konformität Alle Tarife speichern Daten in der EU (Frankfurt), die KI-Verarbeitung läuft in Schweden. Ihre Daten verlassen Europa in keinem Tarif. Die erweiterte Konformität gibt es ab Pro und Business. Sie ergänzt die Grundlage um zusätzliche Kontrollen. Enthalten sind dann: * Steuerbare Aufbewahrungsfristen * Export und Löschung von Kontaktdaten * Unterlagen für Auftragsverarbeitungsverträge Ist die EU-Pflicht aktiv, stehen im Agenten nur Modelle zur Auswahl, die in Europa betrieben werden. Ein Modell ohne europäischen Standort wird nicht heimlich ersetzt, sondern gar nicht erst angeboten. # Team verwalten Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/team-management Personen einladen, Rollen vergeben, Postfächer freigeben. ## Wie viele Personen der Tarif erlaubt | Tarif | Personen | | ---------- | ----------- | | Free | 1 | | Pro | 5 | | Business | 10 | | Enterprise | individuell | Gezählt werden aktive Personen plus offene Einladungen. Siehe [Nutzung und Abrechnung](/de/user-guide/workspace/usage-and-billing). ## Rollen Jede Person hat genau eine Rolle. Sie wird bei der Einladung vergeben und lässt sich später durch einen Administrator oder den Eigentümer ändern. Seit August 2026 ist eine Rolle kein festes Bündel mehr. Was eine Rolle darf, ist eine Liste einzelner Rechte, die Sie ankreuzen — und Sie können eigene Rollen anlegen. Die Tabelle unten zeigt die **Voreinstellung**. Siehe [Berechtigungen](/de/user-guide/workspace/permissions). | Rolle | Darf | | ----------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Eigentümer** | Alles, was ein Administrator darf. Es gibt genau einen pro Arbeitsbereich, und nur er selbst kann die Rolle weitergeben | | **Administrator** | Vollzugriff: Benutzer, Konto-Einstellungen, Agenten, Werkzeuge, Abrechnung | | **Mitglied** | Agenten nutzen, Chats führen, auf Post antworten, Wissen nutzen. Keine Benutzerverwaltung, keine Konto-Einstellungen, keine Abrechnung | | **Betrachter** | Nur lesen. Sieht freigegebene Postfächer und Gespräche, kann aber nichts senden, freigeben oder archivieren | Zum Eigentümer lädt man niemanden ein. Neue Personen kommen als Betrachter, Mitglied oder Administrator herein. Der aktuelle Eigentümer übergibt die Rolle über **Eigentümer machen** neben dem Namen — er selbst wird damit sofort zum Administrator. ## Jemanden einladen Nur Administratoren und der Eigentümer dürfen einladen. 1. **Einstellungen → Benutzer** öffnen 2. **Benutzer einladen** — der Knopf ist gesperrt, sobald das Tarif-Limit erreicht ist 3. E-Mail, Name und Rolle eintragen 4. **Einladung senden** Der Link in der Einladung gilt sieben Tage. Bis zur Annahme steht die Einladung unter **Offene Einladungen** und kann dort zurückgezogen werden. Rolle ändern oder jemanden entfernen geht später über **Bearbeiten** und **Löschen** in der Benutzerliste. Die eigene Rolle kann nur eine andere Person mit Administratorrechten ändern. ## Postfächer freigeben Der Zugriff auf Postfächer gehört **nicht** zur Rolle. Er wird je Postfach eingestellt, nachdem die Person beigetreten ist — unter **Mein Profil → Meine Postfächer** in den Einstellungen der jeweiligen Verbindung: * **Mit allen im Team teilen**, oder * einzelne Personen namentlich auswählen **Keine Rolle sieht ein Postfach, das ihr nicht gegeben wurde.** Auch Administrator oder Eigentümer nicht. Rolle und Postzugriff sind absichtlich getrennt, damit jemand Benutzer und Abrechnung verwalten kann, ohne die Post aller mitzulesen. Seit August 2026 setzt das die Datenbank durch, nicht nur die Oberfläche. # Nutzung und Abrechnung Source: https://docs.inboxmate.psquared.dev/de/user-guide/workspace/usage-and-billing Credits verstehen, Tarifgrenzen sehen, Verbrauch beobachten und den Tarif verwalten. ## Wie sich der Preis zusammensetzt Der Preis hat zwei Teile: 1. **Ihr Tarif** — bestimmt durch die Zahl der verbundenen **Postfächer**, dazu Teamgröße und Funktionsumfang. 2. **KI-Credits** — eine gemeinsame Währung für alle KI-Arbeit, monatlich im Tarif enthalten. Nachkaufen jederzeit möglich. Die Einheit ist der **Durchlauf**. Eine E-Mail durch die Triage kostet pauschal 2 Credits — gleich, wie viele Schritte die Regel daran hängt. Weiterleiten, ablegen, archivieren, als gelesen markieren, ein Ticket öffnen und jemanden benachrichtigen sind darin enthalten, ebenso die Werkzeugaufrufe der KI und das Lesen der Textebene eines PDF-Anhangs. | Aktion | Credits | | ------------------------------------------------- | ------- | | Eine E-Mail durch die Triage, mit allen Schritten | 2 | | Antwortentwurf geschrieben | +1 | | Antwort gesendet oder automatisch beantwortet | +1 | | Webhook ausgelöst | +0,5 | | Gescanntes Dokument per Texterkennung gelesen | +1 | | Firma im Web nachgeschlagen | +5 | | KI-Antwort im Chat (Chatbot) | 1 | **Vorschläge sind kostenlos, bis Sie sie freigeben.** Ein Schritt, der in Ihren Entscheidungen wartet, ist noch nicht gelaufen und daher nicht berechnet. Verwerfen Sie ihn, kostet er nie etwas. Regeln einrichten, Postfächer verbinden, Firmenwissen anlegen und Test-Chats im Playground sind kostenlos. ## Tarife | | Free | Pro | Business | Enterprise | | -------------------------------------------- | ------- | ----------------------------------- | ----------------------------------- | ----------------------------------- | | **Preis** (netto, zzgl. USt.) | 0 € | 129 €/Mon. · 107 €/Mon. jährlich | 389 €/Mon. · 349 €/Mon. jährlich | individuell, auf Anfrage | | **E-Mails pro Monat (Richtwert)** | — | \~1.200 | \~7.000 | auf Anfrage | | **KI-Credits pro Monat** | 50 | 2.500 | 15.000 | individuell | | **Credits nachkaufen** | — | 40 € / 1.000 · 175 € / 5.000 | 40 € / 1.000 · 175 € / 5.000 | nach Vereinbarung | | **Postfächer** | — | 1 | 5 | individuell | | **Weiteres Postfach** | — | 49 €/Mon. | 39 €/Mon. | nach Vereinbarung | | **Plätze** | 1 | 5 | 10 | individuell | | **Triage, Verteilung, automatisches Senden** | — | ja | ja | ja | | **KI-Entwürfe (Outlook-Abgleich)** | — | ja | ja | ja | | **Übergabe an Menschen** | ja | ja | ja | ja | | **API, MCP und eigene Werkzeuge** | — | ja | ja | ja | | **Eigens gebaute Anbindungen** | — | — | — | ja | | **Agenten** | 1 | 5 | unbegrenzt | unbegrenzt | | **Speicher** | 50 MB | 1 GB | 5 GB | individuell | | **Verarbeitung in der EU** | ja | ja | ja | ja | | **Auswertung** | einfach | erweitert | erweitert und Export | erweitert und Export | | **SLA** | — | — | — | ja | | **Einrichtung** | — | einmalige Einrichtung (siehe unten) | einmalige Einrichtung (siehe unten) | individuell, fester Ansprechpartner | Die Spalte **E-Mails pro Monat** ist ein Richtwert, keine harte Grenze. Sie geht von einigen Entwürfen je hundert E-Mails aus. Gezählt werden Credits. ## Einmalige Einrichtung Pro und Business starten mit einer einmaligen Einrichtung. Bei Enterprise wird die Einrichtung individuell vereinbart. | | Umfang | Preis (netto) | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------- | | **Einrichtung Standard** | 1 Postfach, bis zu 10 Regeln, Anbindung Microsoft 365 / IMAP, Testlauf, 2 Nachjustierungen | 890 € einmalig, jedes weitere Postfach + 290 € | | **Einrichtung Individuell** | Webhooks, Integrationen, komplexe Regeln | Fixpreis nach Erstgespräch | ## Testzeitraum Nach einem Erstgespräch schalten wir Ihnen **14 Tage Pro** frei, ohne Kreditkarte. [Termin buchen](https://calendar.app.google/meaT7PkMv8QhTHhR9). Endet der Testzeitraum ohne bezahlten Tarif, wechselt der Arbeitsbereich in den Tarif **Free**. Ihre Daten bleiben erhalten. ## Verbrauch beobachten Nutzung und Abrechnung Den Stand sehen Sie unter **Nutzung & Abrechnung** in der Seitenleiste: verbrauchte gegenüber enthaltenen Credits, Speicher und die verbleibenden Tage im Abrechnungszeitraum. * Bei **80 %** bekommen Sie eine Hinweis-E-Mail. * Bei **100 %** arbeiten die Agenten in einem **Puffer von 20 %** weiter — mitten im Gespräch bricht nichts ab. * **Nachkaufen** wirkt sofort, die Rechnung folgt mit dem nächsten Abrechnungslauf. Ist auch der Puffer aufgebraucht, ruht die KI-Arbeit bis zum nächsten Abrechnungszeitraum oder bis zum Nachkauf. Verloren geht nichts — eingehende Post liegt im Postfach wie zuvor. ## Rechnung * Alle Preise netto, zzgl. USt. * Tarife und Nachkäufe werden monatlich in Rechnung gestellt und per Überweisung bezahlt, ohne Kreditkarte * Jährliche Abrechnung: Pro 107 €/Mon. statt 129 € (rund 17 % weniger), Business 349 €/Mon. statt 389 € (rund 10 % weniger) * Höherstufungen wirken sofort, Herabstufungen zum nächsten Abrechnungszeitraum * Enterprise wird einzeln vereinbart — [Termin vereinbaren](https://calendar.app.google/meaT7PkMv8QhTHhR9)