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Der Flow-Editor ist der visuelle Weg, einen Kategorisierer zu bauen und nachzuschärfen. Statt eines Einstellungsformulars siehst du dein komplettes Regelwerk als Ablauf von links nach rechts: Der Kategorisierer fächert sich in Kategorien auf, Kategorien können sich in Verzweigungen mit Bedingungen aufteilen, und jede Kategorie oder Verzweigung endet in einer oder mehreren Aktionen. Du öffnest ihn, indem du auf der System Visualisierung auf einen Kategorisierer-Knoten klickst — oder über einen der Buttons Im Flow-Editor öffnen. Einen komplett neuen legst du dort mit + Kategorie an.

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Die Arbeitsfläche lesen

Der Ablauf läuft von links nach rechts:
  • Der Kategorisierer-Knoten ganz links ist die Wurzel — klick ihn an, um Name, Modell, Prompt, Postfach-Bereich, Wissen und die Konfidenz-Voreinstellung zu bearbeiten.
  • Jeder Kategorie-Knoten ist eine Bezeichnung, die die KI einer E-Mail zuordnen kann.
  • Ein Verzweigungs-Knoten taucht nur auf, wenn er eine Bedingung trägt. Eine Verzweigung ohne Bedingung ist unsichtbar — ihre Aktionen hängen direkt an der Kategorie. Ein Kategorisierer ohne Bedingungslogik sieht deshalb schlicht aus wie Kategorie → Aktionen.
  • Aktions-Knoten sind das, was passiert (archivieren, eine Antwort entwerfen, eine E-Mail senden, einen Webhook auslösen …).
Du kannst jeden Knoten verschieben und das Layout so umbauen. Die Positionen werden am Kategorisierer gespeichert — wer ihn später öffnet, sieht dieselbe Anordnung. Reset in den Steuerelementen der Arbeitsfläche verwirft deine manuellen Positionen und lässt das automatische Layout neu rechnen.

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Kategorien mit mehreren Verzweigungen werden zur Switch-Karte

Hat eine Kategorie mehr als eine Verzweigung, fächert sie sich nicht mehr in einzelne Verzweigungs-Knoten auf, sondern wird als eine einzige Switch-Karte dargestellt. So ist die ganze Entscheidung auf einen Blick lesbar. Die Karte zeigt:
  • Eine Kopfzeile mit dem Namen der Kategorie.
  • Nummerierte Bedingungszeilen, die von oben nach unten geprüft werden — der erste Treffer gewinnt. Jede Zeile hat rechts ihren eigenen Ausgangspunkt, der zur Aktionskette dieser Verzweigung führt.
  • Ganz unten eine Standardzeile „Sonst (alle übrigen)“, die alles auffängt, worauf keine Zeile gepasst hat — ebenfalls mit eigenem Ausgangspunkt.
  • Einen Button „+ Zweig hinzufügen“ direkt am Knoten, um eine weitere Verzweigung zu ergänzen.
Ein Klick auf eine Zeile wählt die Verzweigung aus; Bedingung und Aktionen bearbeitest du dann im Seitenpanel. Eine Kategorie ohne Bedingungen (oder mit einer einzigen bedingungslosen Verzweigung) bleibt weiterhin ein schlichter Ablauf Kategorie → Aktionen. Siehe Bedingungen und Verzweigungen.

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Knoten bearbeiten

Ein Klick auf einen Knoten öffnet rechts sein Seitenpanel.
Name, KI-Prompt und Modell, die abgedeckten Postfächer (und ob er auch auf Widget-Chats läuft), Wissensquellen sowie die Konfidenz-Voreinstellung (Vorsichtig / Standard / Aggressiv).
Die Bezeichnung, gegen die die KI abgleicht, und eine optionale Beschreibung, die der KI sagt, wann sie diese Kategorie wählen soll. Beschreibe die Absicht, nicht einzelne Stichwörter.
Eine Bedingung, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Aktionen dieser Verzweigung laufen — Absender, Text in Betreff oder Nachricht, Anhänge, bekannte Kontakte oder eine Mindest-Konfidenz. Siehe Bedingungen und Verzweigungen.
Der Aktionstyp, sein Modus (automatisch tun oder nur vorschlagen) und die Einstellungen der jeweiligen Aktion — bei Benachrichtigung die Empfänger und Kanäle (Empfänger über eine Mehrfachauswahl mit Avataren; In-App, E-Mail, Slack-/Teams-Webhook), bei Tickets die Priorität, bei E-Mail senden Empfänger und Text, bei E-Mail weiterleiten die Notiz und so weiter. Alle Auswahllisten hier sind durchsuchbar. Empfänger für E-Mail senden und E-Mail weiterleiten ist immer ein Kontakt — über den Button Neuer Kontakt in der Empfängerliste legst du direkt einen an, ohne den Editor zu verlassen.

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Kategorien, Verzweigungen und Aktionen hinzufügen

Wähle einen Knoten aus, dann erscheint unten an der Arbeitsfläche die Leiste zum schnellen Hinzufügen:
  • Ist der Kategorisierer ausgewählt → Kategorie hinzufügen.
  • Ist eine Kategorie ausgewählt → eine Verzweigung ergänzen oder direkt eine Aktion (Kontakt anlegen, Archivieren, Antwort entwerfen, Benachrichtigung, E-Mail senden, E-Mail weiterleiten).
  • Ist eine Verzweigung ausgewählt → eine Aktion ergänzen, die nur läuft, wenn die Bedingung dieser Verzweigung zutrifft.
Das Löschen einer Kategorie, Verzweigung oder Aktion läuft immer über eine Rückfrage. Entfernst du eine Verzweigung, gehen ihre Aktionen nicht verloren — sie laufen danach bei jedem Treffer der Kategorie.

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Eine Aktionskette bauen

Die Aktionen einer Kategorie laufen als Kette von oben nach unten — das ist die Reihenfolge. Zum Bauen wählst du die Kategorie aus und fügst Aktionen hinzu (Archivieren, E-Mail senden, Benachrichtigung, …); sie reihen sich der Reihe nach ein. Umsortiert wird mit den Pfeilen ↑/↓ im Panel eines Knotens — es gibt keine Nummer zu pflegen, die Position ist die Reihenfolge. Aktions-Knoten sind nach ihrer Wirkung eingefärbt: Archivieren = Orange, Endgültig löschen = Rot, Antworten und Entwürfe = Grün, Senden und Weiterleiten = Blau, Benachrichtigung = Violett.

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Mehrere Kategorien in dieselbe Kette laufen lassen

Damit zwei Kategorien in derselben Kette enden (etwa Spam und Newsletter archivieren beide, oder beide laufen über Ticket → Antwort entwerfen), ziehst du vom Punkt am rechten Rand der zweiten Kategorie auf die erste Aktion der Kette, die sie mitbenutzen soll. Ab dieser Stelle läuft die Kategorie durch dieselben Aktionen — ein Satz Aktions-Knoten, gespeist von beiden Kategorien. Änderst du eine geteilte Aktion oder sortierst die Kette um, wirkt das für jede Kategorie, die hineinläuft: Du pflegst die Abfolge nur an einer Stelle. Ziehst du auf eine Aktion, ersetzt das, was die Ausgangskategorie dort bisher hatte — die Kategorie läuft in die geteilte Kette hinein, es entsteht keine Kopie.

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Aktionen sehen einander

Weil die Kette der Reihe nach läuft, bekommt jeder Schritt eine kurze Zusammenfassung dessen, was die vorherigen Schritte getan haben. Kontakt anlegen verknüpft also zuerst den Absender, dann schreibt Unternehmen recherchieren die Unternehmens-Recherche, und ein danach platziertes Antwort entwerfen oder Ticket erstellen weiß, dass Kontakt und Unternehmen existieren, und kann sich auf diese Recherche beziehen. Bei E-Mail senden mit KI-generiertem Text zeigt das Aktions-Panel eine Prompt-Vorschau: die Anweisung plus den Kontext (Absender, Betreff, Zusammenfassung, vorherige Schritte), den das System beim Versand ergänzt.

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Warnungen zur Reihenfolge und Korrektur per Klick

Weil Aktionen auf den Schritten davor aufbauen, markiert der Editor eine Reihenfolge, die eine Abhängigkeit verletzt:
  • Unternehmen recherchieren setzt Kontakt anlegen davor voraus — dafür gibt es eine deutliche Warnung mit einer Korrektur per Klick, die den Kontakt-Schritt einfügt oder nach vorne schiebt. Fehlt er, wird die Recherche zur Laufzeit übersprungen.
  • Bei Antwort entwerfen, Mit KI antworten und Ticket erstellen erscheint nur ein dezenter Hinweis: Stell Unternehmen recherchieren davor, dann fällt ihr Ergebnis inhaltlich reicher aus.
Alle Regeln dazu stehen unter Reihenfolge der Aktionen.

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Speichern und verwerfen

Änderungen bleiben im Arbeitsspeicher, bis du speicherst — sobald sich etwas ändert, erscheint das Kennzeichen Ungespeichert.
  • Speichern (oder ⌘/Strg + S) schreibt den kompletten Flow auf einmal.
  • Verwerfen wirft ungespeicherte Änderungen weg und stellt den zuletzt gespeicherten Stand wieder her — ohne die Seite neu zu laden.
Sobald der Kategorisierer gespeichert ist, läuft die Kategorisierung automatisch bei jeder neuen Mail. Einen Button „auf Posteingang anwenden“ gibt es im Editor nicht — beim Speichern (und beim erstmaligen Verbinden eines Postfachs) arbeitet InboxMate zusätzlich die zuletzt eingegangenen Konversationen im Hintergrund nach. Eine Änderung wirkt sich damit auch auf Mails aus, die schon im Posteingang liegen, ganz ohne manuellen Schritt.

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An einer Beispiel-E-Mail testen

Bevor du einer Regel echte Post anvertraust, klick auf Testen. Gib ein Beispiel ein — Absender, Betreff, Text und ob ein Anhang dabei ist — und InboxMate spielt den kompletten Klassifizierungspfad durch, ohne etwas zu speichern und ohne eine einzige Aktion auszulösen. Du bekommst zurück:
  • Die Kategorie, die zugeordnet wurde (und gegebenenfalls die Verzweigung).
  • Die Konfidenz der KI und ob sie die Zuordnungs-Schwelle des Kategorisierers erreicht hat.
  • Die Zusammenfassung und die Begründung der KI.
  • Die geplanten Aktionen — jeweils mit dem eingestellten und dem tatsächlich wirksamen Modus. Eine auf „automatisch“ gestellte Aktion fällt hier auf „vorschlagen“ zurück, wenn die Konfidenz zwischen der Zuordnungs- und der Automatik-Schwelle liegt. So siehst du genau, was passieren würde.
Damit prüfst du, ob eine neue Verzweigung wirklich die erwarteten Absender erwischt — oder ob eine enger gefasste Beschreibung nicht versehentlich die falschen Mails einsammelt.

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Bestehende Mails nacharbeiten

Neue Regeln gelten automatisch für jede E-Mail, die nach dem Speichern eintrifft — du musst nichts drücken. Zusätzlich arbeitet InboxMate beim Speichern eines Kategorisierers (und beim Verbinden eines neuen Postfachs) die zuletzt eingegangenen Konversationen im Hintergrund nach, ungefähr die letzten zwei Wochen. Damit wirkt eine Änderung auch auf Mails, die schon im Posteingang liegen. Dabei überspringt InboxMate Konversationen, die dieser Kategorisierer bereits eingeordnet hat — erneutes Speichern verarbeitet dieselbe Mail also nie doppelt.

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Trace-Modus — den Weg einer E-Mail nachverfolgen [#trace-mode—see-the-path-an-email-took]

Du kannst genau nachspielen, welchen Weg eine echte E-Mail (oder ein Chat) durch die Knoten eines Kategorisierers genommen hat. Den Trace-Modus öffnest du auf drei Wegen:
  • Über das Popover Letzte Läufe in der Werkzeugleiste der System Visualisierung — ein Klick auf einen Lauf öffnet dessen Kategorisierer im Trace-Modus.
  • Über den Link Im Flow ansehen in der Aktivitätsliste des Kategorisierers.
  • Über das anklickbare Kategorie-Badge in der Kopfzeile einer Konversation (siehe Posteingang – Überblick).
Alle drei öffnen den Editor mit ?traceType=…&traceId=… in der URL. Die Arbeitsfläche:
  • Blendet jeden Knoten ab, den die E-Mail nicht durchlaufen hat.
  • Färbt den tatsächlich genommenen Weg ein — Grün für ausgeführte Aktionen, Orange für vorgeschlagene, Rot für fehlgeschlagene.
  • Zeigt die Zusammenfassung der KI zu dieser E-Mail in einer kleinen Legende.
Das ist der schnellste Weg, die Frage „Warum wurde diese Mail archiviert?“ zu beantworten — du siehst den Weg durch deine Regeln buchstäblich vor dir. Mit Trace beenden (oder indem du die URL-Parameter entfernst) kommst du zurück in die normale Bearbeitung.
Der Trace-Modus ist schreibgeschützt — Verschieben und Bearbeiten sind gesperrt, solange ein Trace geladen ist. So änderst du keine Regel aus Versehen, während du den Weg einer einzelnen E-Mail untersuchst.