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Verbinde dein Postfach mit InboxMate, damit eingehende E-Mails gemeinsam mit den Chat-Konversationen an einem Ort landen. Postfächer sind personenbezogen: Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach und entscheidet selbst, ob sie es mit dem Team teilt.

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Wo du verbindest

Öffne Einstellungen → Mein Profil → Meine Postfächer und klick auf Postfach hinzufügen. Zur Auswahl stehen:
  • Outlook / Microsoft 365 — OAuth mit einem Klick, voller Funktionsumfang
  • E-Mail-Weiterleitung — funktioniert mit jedem Anbieter über eine Weiterleitungsregel
  • Gmail / Google Workspace — OAuth mit einem Klick (geschlossene Beta, auf Anfrage; unter Erweitert)
  • SMTP / IMAP — für eigene Mailserver, auf Anfrage über den Vertrieb
Gmail und SMTP/IMAP findest du im eingeklappten Bereich Erweitert.
In früheren Versionen lag die Einrichtung im Tab E-Mail Integration des Agenten. Dieser Tab zeigt jetzt nur noch an, welche Postfächer aktuell zum Agenten leiten. Einrichtung, Freigaben und Trennen laufen alle über Mein Profil.

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Weg 1 — Outlook / Microsoft 365 (empfohlen)

OAuth-Anmeldung mit einem Klick über Microsoft Graph.
  1. Mein Profil → Postfach hinzufügen → Outlook / Microsoft 365
  2. Beantworte die kurze Rückfrage, ob du Admin deiner Organisation bist (siehe unten)
  3. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen
  4. InboxMate holt neue E-Mails etwa alle 2 Minuten ab — du musst nichts weiter tun. Direkt nach dem Verbinden und jederzeit danach kannst du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung oder über den Button Jetzt prüfen im Postfach sofort anstoßen.
Das kann dieser Weg zusätzlich zur Weiterleitung:
  • Aktionen wirken im echten Postfach — archiviert ein Kategorisierer eine Konversation, wandert die Nachricht auch in deinen Outlook-Archivordner. Manuelles Archivieren (über das Aktionsmenü einer Konversation oder Alle archivieren bei einer Mehrfachauswahl) verhält sich genauso.
  • Senden von deiner echten Adresse — Antworten aus InboxMate gehen über dein echtes Outlook-Konto raus und landen in deinem Ordner „Gesendete Elemente“, nicht über einen Weiterleitungs-Alias.
  • KI-Entwürfe erscheinen in deinem Outlook-Entwurfsordner — siehe „Entwürfe nach Outlook spiegeln“ weiter unten.
Funktioniert sowohl mit Microsoft-365-Firmenkonten als auch mit privaten Outlook.com- und Hotmail-Konten. Gehört dein Konto zu einer verwalteten Microsoft-365-Organisation, muss InboxMate meist einmalig von der IT freigegeben werden, bevor irgendjemand ein Postfach verbinden kann. Damit du gar nicht erst in die Microsoft-Fehlermeldung „Administratorgenehmigung erforderlich“ läufst, fragt InboxMate schon vor der Weiterleitung zu Microsoft nach:
Firmen-Outlook-Konten brauchen oft eine einmalige Freigabe durch die IT. Sind Sie Admin Ihrer Organisation? Private Konten und Admins verbinden sich direkt.
  • Ja – jetzt verbinden — du wirst direkt zu Microsoft weitergeleitet
  • Nein – Link an meine IT senden — du trägst die Adresse eurer Administration ein, InboxMate schickt ihr einen fertigen Freigabe-Link
Die Freigabe ist einmal pro Organisation nötig, nicht einmal pro Person.

Vollständige Anleitung zur Admin-Freigabe

Was deine IT bekommt, welche Berechtigungen angefragt werden und was zu tun ist, wenn es trotz Freigabe nicht klappt.

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Ein gemeinsames Postfach verbinden

Statt deines persönlichen Postfachs kannst du auch ein gemeinsames Postfach wie office@ oder support@ anbinden. Du meldest dich dabei weiterhin mit deinem eigenen Konto an. Vor der Weiterleitung zu Microsoft setzt du dafür das Häkchen bei Ich möchte ein gemeinsames Postfach verbinden (z. B. office@) und trägst die Adresse ein.
Dabei gibt es auf Microsoft-Seite mehrere Stolperfallen — getrennte Berechtigungen für Lesen und Senden, verzögert wirksame Rechte und eine Outlook-Einstellung für gesendete Elemente, die standardmäßig falsch steht. Lies vorher Gemeinsames Postfach verbinden.

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Kategorien nach Outlook spiegeln

Jede Outlook-Verbindung hat einen eigenen Schalter: InboxMate-Kategorien zu Outlook spiegeln. Ist er aktiv, erscheint jede Kategorie, die die KI einer E-Mail zuweist, auch als farbige Outlook-Kategorie an der Nachricht selbst — derselbe Stand in InboxMate, im Outlook-Web, am Desktop und am Handy. Der Schalter steht standardmäßig auf an, wenn die Outlook-Kategorieliste des Postfachs beim Verbinden leer ist, und auf aus, wenn dort bereits Kategorien definiert sind (damit InboxMate deine bestehende Systematik nicht durcheinanderbringt). Du kannst ihn jederzeit im Einstellungs-Popover der Verbindung umstellen. Wird eine Kategorie zum ersten Mal gespiegelt, registriert InboxMate sie mit einer festen Farbe in deiner Outlook-Kategorieliste, damit das Kennzeichen überall richtig dargestellt wird. Bei einer Neukategorisierung wird das vorherige Kennzeichen entfernt und das neue gesetzt — immer nur eine gespiegelte Kategorie gleichzeitig, passend zur Darstellung in InboxMate.
Bei gemeinsamen Postfächern funktioniert das Spiegeln der Farben nicht — eine Einschränkung von Microsoft. Die Kategorie wird der E-Mail trotzdem zugewiesen, nur das farbige Kennzeichen fehlt.

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Entwürfe nach Outlook spiegeln

Ein zweiter Schalter pro Postfach: KI-Entwürfe in Outlook spiegeln. Bei neuen Outlook-Verbindungen standardmäßig aktiv. Ist er aktiv, landet jeder KI-Antwortentwurf — egal ob automatisch über die Aktion Antwort entwerfen einer Kategorie oder manuell über Neu generieren erzeugt — zusätzlich in deinem Outlook-Entwurfsordner, eingehängt in die ursprüngliche Konversation und mit deiner Signatur. Generierst du neu, wird der Outlook-Entwurf aktualisiert statt dupliziert. Das Ergebnis: Du kannst KI-Entwürfe am Handy oder am Desktop direkt aus Outlook prüfen und senden, ohne InboxMate zu öffnen. Der Entwurf ist ein ganz normaler Outlook-Entwurf, den du in Microsofts eigener Oberfläche bearbeiten und verschicken kannst.

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Weg 2 — Gmail / Google Workspace (OAuth)

Geschlossene Beta — auf Anfrage. Gmail-OAuth ist derzeit auf freigegebene Domains beschränkt. Liegt dein Google-Konto auf einer freigeschalteten Domain, läuft die Verbindung durch; andernfalls wird die Anmeldung direkt nach dem Zustimmungsbildschirm abgelehnt und es wird kein Postfach angelegt. Schreib uns, um deine Workspace-Domain freischalten zu lassen: sales@psquared.dev. (Jede Gmail-Adresse lässt sich weiterhin über Weiterleitung anbinden — dieser Weg ist nicht beschränkt.)
OAuth mit einem Klick für Gmail und Google Workspace — das Google-Gegenstück zum Outlook-Weg oben, mit derselben Synchronisierung in beide Richtungen.
  1. Mein Profil → Postfach hinzufügen → Erweitert → Gmail / Google Workspace
  2. Melde dich mit deinem Google-Konto an und bestätige die angefragten Berechtigungen
  3. InboxMate holt neue E-Mails in kurzen Abständen ab. Direkt nach dem Verbinden und jederzeit danach kannst du den Abruf im Einstellungs-Popover der Verbindung oder über Jetzt prüfen im Postfach sofort anstoßen.
Das kann dieser Weg zusätzlich zur Weiterleitung (analog zu Outlook):
  • Aktionen wirken in Gmail — archiviert ein Kategorisierer oder eine Person eine Konversation, markiert sie als gelesen oder vergibt Labels, wird das auch in Gmail übernommen. Endgültiges Löschen entspricht dem Gmail-Papierkorb (die Gmail-Berechtigungen erlauben kein hartes Löschen).
  • Senden von deiner echten Adresse — Antworten und neue E-Mails gehen über dein echtes Gmail-Konto raus, nicht über einen Weiterleitungs-Alias.

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Angefragte Berechtigungen

  • gmail.modify — Nachrichten lesen und ihren Status ändern (Labels, Archivieren, als gelesen markieren)
  • gmail.send, gmail.compose — Antworten senden und neue E-Mails verfassen
  • userinfo.email, openid — Identität bei der Anmeldung

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Domain-Beschränkung (geschlossene Beta)

Nur Google-Konten auf einer freigegebenen Domain können die Verbindung abschließen. Die Prüfung läuft nach Googles Zustimmungsbildschirm — ein nicht freigeschaltetes Konto sieht also noch die Google-Abfrage, wird aber bei der Rückkehr zu InboxMate abgewiesen. Es wird nichts gespeichert. Melde dich bei uns, um eure Workspace-Domain freischalten zu lassen.

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Weg 3 — E-Mail-Weiterleitung (jeder Anbieter) [#option-3-email-forwarding-any-provider]

Für Gmail (ohne OAuth), IONOS, FastMail oder alles, was eine Weiterleitungsregel beherrscht.
  1. Mein Profil → Postfach hinzufügen → E-Mail-Weiterleitung
  2. Wähle den KI-Agenten, der die eingehenden E-Mails bearbeiten soll
  3. Trag deine Support-Adresse ein, optional mit Anzeigename
  4. Kopier die erzeugte Weiterleitungsadresse (*@mail.inboxmate.psquared.dev)
  5. Richte in deinem E-Mail-Programm die Weiterleitung an diese Adresse ein
Weitergeleitete E-Mails kommen in dem Moment an, in dem dein Anbieter sie weiterleitet — hier gibt es keine Verzögerung durch das Abrufintervall. Bei der Weiterleitung sieht InboxMate eine Kopie jeder E-Mail, kann aber nicht auf das ursprüngliche Postfach zugreifen. Aktionen wie Archivieren verändern die Konversation nur innerhalb von InboxMate — im Originalpostfach bleibt alles unangetastet. Im Aktivitätsprotokoll erscheint dafür der Hinweis „nur InboxMate“.

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Weg 4 — SMTP / IMAP (über den Vertrieb)

Für eigene Mailserver — eigene Domain, Mailserver im Haus oder selbst gehostetes Setup — richten wir die Anbindung für dich ein. Klick im Dialog Postfach hinzufügen auf Vertrieb kontaktieren oder schreib an sales@psquared.dev. Eine Selbsteinrichtung gibt es dafür noch nicht.

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Freigaben und Eigentümerschaft [#sharing-ownership]

Jedes Postfach hat eine Eigentümerin oder einen Eigentümer — die Person, die es verbunden hat. Standardmäßig sieht nur diese Person die Konversationen. Im Einstellungs-Popover der Verbindung kannst du:
  • Mit allen im Team teilen aktivieren — dann sehen alle Personen im Workspace die Konversationen
  • Oder gezielt einzelne Personen auswählen (wenn Mit allen aus ist)
Administrator:innen und Workspace-Inhaber:innen sehen alle Postfächer im Workspace. Alle anderen sehen nur die Postfächer, die ihnen gehören oder die mit ihnen geteilt wurden. Welcher KI-Agent ein Postfach bearbeitet, kannst du jederzeit über das Auswahlfeld auf der Verbindungskarte ändern — dafür musst du nichts löschen und neu anlegen.

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Agenten für ein verbundenes Postfach wechseln

Die Verbindungskarte unter Mein Profil → Meine Postfächer hat eine eingebaute Agentenauswahl. Wähl einen anderen Agenten, und eingehende E-Mails werden ab sofort dorthin geleitet. Bestehende Konversationen bleiben, wo sie sind.

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Verbindung trennen

Öffne das Einstellungs-Popover einer Verbindung und klick auf Trennen. InboxMate fragt dann, was mit den vorhandenen Konversationen passieren soll:
  • Für alle sichtbar machen — die Konversationen bleiben erhalten und werden für alle im Workspace sichtbar (die Verknüpfung zur Verbindung entfällt, die Konversationen bleiben bestehen)
  • Alle archivieren — alle Konversationen dieses Postfachs archivieren und die Verbindung anschließend entfernen
Bei Outlook-Verbindungen wird beim Trennen zusätzlich unser OAuth-Token sofort ungültig gemacht — die Verbindung wird spätestens beim nächsten geplanten Abgleich (innerhalb von etwa 2 Minuten) nicht mehr abgefragt.

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KI-Funktionen für E-Mail

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KI-Entwürfe (alle Tarife)

InboxMate wertet eingehende E-Mails aus und entwirft Antwortvorschläge auf Basis deiner Wissensdatenbank, der Notizen zum Kontakt und der recherchierten Informationen zum Unternehmen. Du kannst die Entwürfe prüfen, anpassen und senden — oder selbst etwas Eigenes schreiben.

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Kategorisierer (ab Pro)

In den Tarifen Pro und Business sortiert InboxMate jede eingehende E-Mail in eine deiner Kategorien und führt pro Kategorie Aktionen aus: archivieren, Ticket erstellen, benachrichtigen, Webhook auslösen, Unternehmen recherchieren, Antwort entwerfen oder Mit KI antworten (Business). Die vollständige Anleitung steht unter Kategorisierer.

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Automatische KI-Antwort (nur Business)

Im Business-Tarif lässt sich die Aktion Mit KI antworten für eine Kategorie auf automatisch stellen. Die KI verschickt Antworten dann ohne manuelle Prüfung, auf Basis deiner Wissensdatenbank und der Persönlichkeit deines Agenten. Im Pro-Tarif läuft dieselbe Aktion im Vorschlagsmodus — als vorbereiteter Entwurf, den ein Mensch freigibt.

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Tarifgrenzen und Verbrauch

Wie viele Postfächer du verbinden kannst, hängt von deinem Tarif ab (siehe die Zeile zu Postfächern im Tarifvergleich (englisch)) — Weiterleitung, Outlook, Gmail und SMTP/IMAP zählen dabei gleich, unabhängig von der Art der Verbindung. Auch Kategorisierer und die automatische KI-Antwort richten sich nach deinem Tarif, siehe Kategorisierer. Die KI-Arbeit an E-Mails — Antworten entwerfen, automatisch antworten und alles Weitere — läuft über das gemeinsame Credits-Modell und nicht über eine feste Monatsgrenze. Wie Credits funktionieren und was die einzelnen Aktionen kosten, steht unter Nutzung und Abrechnung (englisch).