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Zwei verwandte Werkzeuge: der DSGVO-Datenexport unter Einstellungen → Konto und das Protokoll unter Einstellungen → Audit-Log. Beide hängen an der Rolle.

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DSGVO-Datenexport

Administratoren und der Eigentümer finden unter Einstellungen → Konto den Abschnitt Datenexport (DSGVO). Ein Klick auf Export anfordern baut das Archiv und lädt es direkt als JSON-Datei herunter.
Nur Eigentümer und Administratoren. Mitglieder und Betrachter sehen den Abschnitt gar nicht.

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Was enthalten ist

  • Konto und Einstellungen
  • Benutzer und Mitgliedschaften
  • Agenten
  • Wissens-Sammlungen und Wissenseinträge
  • Kategorisierer mit Kategorien, Verzweigungen und Aktionen
  • Zuordnungen und deren Protokoll
  • Metadaten der Postfachverbindungen
  • Kontakte und Firmen
  • Tickets und Kommentare
  • Chats und Nachrichten
  • Gelernte Schreibstil-Beispiele
Jeder Abschnitt ist bei 5.000 Zeilen gedeckelt. Bei mehr meldet der Abschnitt die tatsächliche Gesamtzahl und ein Kennzeichen, dass gekürzt wurde — damit ein unvollständiges Archiv nicht vollständig aussieht.
Geheimnisse verlassen den Server nie. API-Schlüssel werden maskiert, Postfach-Passwörter und OAuth-Zeichen entfernt, und jede Spalte, die dem Namen nach wie ein Zugangsdatum aussieht, wird zusätzlich geleert. Einbettungsvektoren fallen heraus — sie sind umfangreich und für Menschen ohne Aussage.
Der Export selbst wird im Protokoll festgehalten.

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Aufbewahrung von Mails

Administratoren und der Eigentümer legen unter Einstellungen → Konto fest, wie lange InboxMate Mails aufbewahrt: 90 Tage, 180 Tage, 360 Tage oder Nie. Standard ist Nie.
  • Gezählt wird ab der letzten Nachricht einer Konversation. Eine Konversation wird als Ganzes gelöscht, wenn auch ihre neueste Mail älter ist als der gewählte Zeitraum. Solange jemand in einer Konversation schreibt, bleibt sie vollständig.
  • Gelöscht werden die Mails, ihre Anhänge, Entwürfe und die KI-Auswertungen der Konversation. Kontakte, Kennzahlen, Abrechnung, Kategorien und Regeln bleiben.
  • Dokumente, die auf der Seite Dokumente abgelegt sind, bleiben, bis jemand sie selbst entfernt.
  • Gelöscht wird jede Nacht um 04:00 UTC, nicht sofort. Vor dem Speichern eines kürzeren Zeitraums zeigt InboxMate, wie viele Mails beim nächsten Lauf gelöscht werden.
  • Gelöschte Mails holt InboxMate beim nächsten Abgleich nicht erneut ins System.
Die Einstellung betrifft nur InboxMate. Ihr Postfach in Outlook, Gmail oder per IMAP bleibt unverändert. InboxMate löscht nie eine Mail in Ihrem Postfach.

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Protokoll

Einstellungen → Audit-Log zeigt zeitlich geordnet die Änderungen, die Berechtigungen betreffen: Rollenwechsel, Einladungen, entfernte Personen, Änderungen an Postfachfreigaben, befristete Zugriffe und Datenexporte. Jeder Eintrag nennt Person und Zeitpunkt.
Dieses Protokoll ist enger gefasst als das allgemeine Aktivitätsprotokoll der App. Berechtigungsrelevante Einträge erscheinen ausschließlich hier und nie in einer allgemeinen Ansicht, die auch Nicht-Administratoren lesen könnten.