Zwei verwandte Werkzeuge: der DSGVO-Datenexport unter Einstellungen → Konto und das Protokoll unter Einstellungen → Audit-Log. Beide hängen an der Rolle.
DSGVO-Datenexport
Administratoren und der Eigentümer finden unter Einstellungen → Konto den Abschnitt Datenexport (DSGVO). Ein Klick auf Export anfordern baut das Archiv und lädt es direkt als JSON-Datei herunter.
Nur Eigentümer und Administratoren. Mitglieder und Betrachter sehen den Abschnitt gar nicht.
Was enthalten ist
- Konto und Einstellungen
- Benutzer und Mitgliedschaften
- Agenten
- Wissens-Sammlungen und Wissenseinträge
- Kategorisierer mit Kategorien, Verzweigungen und Aktionen
- Zuordnungen und deren Protokoll
- Metadaten der Postfachverbindungen
- Kontakte und Firmen
- Tickets und Kommentare
- Chats und Nachrichten
- Gelernte Schreibstil-Beispiele
Jeder Abschnitt ist bei 5.000 Zeilen gedeckelt. Bei mehr meldet der Abschnitt die tatsächliche Gesamtzahl und ein Kennzeichen, dass gekürzt wurde — damit ein unvollständiges Archiv nicht vollständig aussieht.
Geheimnisse verlassen den Server nie. API-Schlüssel werden maskiert, Postfach-Passwörter und OAuth-Zeichen entfernt, und jede Spalte, die dem Namen nach wie ein Zugangsdatum aussieht, wird zusätzlich geleert. Einbettungsvektoren fallen heraus — sie sind umfangreich und für Menschen ohne Aussage.
Protokoll
Einstellungen → Audit-Log zeigt zeitlich geordnet die Änderungen, die Berechtigungen betreffen: Rollenwechsel, Einladungen, entfernte Personen, Änderungen an Postfachfreigaben, befristete Zugriffe und Datenexporte. Jeder Eintrag nennt Person und Zeitpunkt.
Dieses Protokoll ist enger gefasst als das allgemeine Aktivitätsprotokoll der App. Berechtigungsrelevante Einträge erscheinen ausschließlich hier und nie in einer allgemeinen Ansicht, die auch Nicht-Administratoren lesen könnten.
