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Document Intelligence ist im Beta-Stadium und wird pro Konto freigeschaltet. Siehst du Dokumente nicht in der Sidebar, ist die Funktion für deinen Workspace noch nicht aktiviert — melde dich bei uns, dann schalten wir sie frei.
Dokumente macht aus rechnungsartigen Anhängen, die in deinen Postfächern eintreffen, automatisch strukturierte Einträge: keine manuelle Datenerfassung, kein Weiterleiten an die Buchhaltungssoftware, nur um eine Zahl aus einem PDF abzulesen.

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Was ausgelesen wird

Wenn ein Kategorisierer die Dokumentenauslesung auf einen eingehenden Anhang anwendet (PDF oder Bild — gescannt oder mit dem Handy fotografiert), tut InboxMate Folgendes:
  1. Liest ihn per OCR über Azure Document Intelligence aus
  2. Klassifiziert den Dokumententyp: Rechnung, Beleg, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Angebot, Gutschrift oder Sonstiges
  3. Strukturiert die wichtigsten Felder aus dem OCR-Text heraus — Absenderfirma/-name, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Bestellnummer, Bruttobetrag, Währung, Dokumentdatum, Fälligkeitsdatum, IBAN — jeweils mit einem Konfidenzwert
Dieselbe Datei wird pro Konto immer nur einmal verarbeitet: Trifft derselbe Anhang erneut ein, verwendet InboxMate das gespeicherte Ergebnis wieder, statt die OCR erneut laufen zu lassen und sie noch einmal abzurechnen.

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In Dokumente speichern

Auslesen und Ablegen sind zwei getrennte Kategorisierer-Aktionen, die du auf einer Kategorie konfigurierst:
  • Dokument auslesen (extract_document) — liest den Anhang per OCR aus und strukturiert ihn, damit seine Felder eine nachgelagerte Aktion anreichern können, etwa einen Antwortentwurf oder ein Support-Ticket. Von sich aus legt die Aktion nichts in der Sammlung Dokumente ab.
  • In Dokumente speichern (save_to_page) — legt den Anhang der Konversation in der Sammlung Dokumente ab. Standardmäßig liest sie ihn vorher aus (damit die Zeile strukturierte Felder hat); ist noch keine Auslesung gelaufen, kann sie den Anhang auch unverändert ablegen.

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Die Dokumente-Seite

Filtere die Liste nach Postfach (wenn du mehr als ein Postfach hast), Dokumententyp, Status, per Freitextsuche über Dateiname oder Rechnungsnummer sowie über die Checkbox Nur abgelegte, die nur die ausdrücklich auf der Seite gespeicherten Dokumente zeigt. Jede Zeile zeigt den Dateinamen (und die Rechnungsnummer, falls gefunden), den Typ, den Absender, den Betrag, das Datum und den Status: Klick auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen: eine Vorschau des Original-PDFs bzw. -Bilds neben den bearbeitbaren Feldern, die jeweils ihre Auslese-Konfidenz anzeigen. Korrigiere, was falsch ist, und klick auf Korrektur speichern — oder klick auf Bestätigen, um die Auslesung ohne Änderungen als geprüft zu markieren.

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Nur-EU-Daten und Document Intelligence

Ist in deinem Workspace Datenschutz & Verarbeitungsstandort → Nur EU-Rechenzentren aktiviert, bleibt die Dokumentenauslesung pausiert, bis wir ausdrücklich bestätigt haben, dass der OCR-Dienst selbst in einer EU-Region läuft — getrennt von (und zusätzlich zu) dem EU-Routing, das für die KI-Modelle bereits gilt. Bis zu dieser Bestätigung bekommen Nur-EU-Konten auch mit aktivierter Beta keine Auslese-Ergebnisse; der LLM-Schritt, der die Felder strukturiert, wird genauso über die EU geleitet wie überall sonst in InboxMate, aber der OCR-Schritt braucht seine eigene ausdrückliche Freigabe. Läufst du auf Nur-EU-Routing und willst Document Intelligence nutzen, sag uns Bescheid — wir bestätigen dann die OCR-Region für dein Konto, bevor wir die Funktion einschalten.