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Die meisten Teams wollen nicht ihr persönliches Postfach automatisieren, sondern das gemeinsame: office@, support@, buchung@, rechnung@. Genau dafür gibt es diesen Weg. Du meldest dich dabei weiterhin mit deinem eigenen Microsoft-Konto an. InboxMate arbeitet anschließend nicht in deinem persönlichen Posteingang, sondern in dem gemeinsamen Postfach, das du angibst.
Gemeint sind echte freigegebene Postfächer in Microsoft 365 (Shared Mailboxes) — also Adressen ohne eigene Lizenz und ohne eigenes Passwort, auf die mehrere Personen Zugriff haben. Verteilerlisten und Microsoft-365-Gruppen sind etwas anderes und funktionieren hier nicht.

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So verbindest du es

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Outlook-Verbindung starten

Einstellungen → Mein Profil → Meine Postfächer → Postfach hinzufügen → Outlook / Microsoft 365
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Häkchen setzen

In der Rückfrage, die vor der Weiterleitung zu Microsoft erscheint, findest du die Option:
Ich möchte ein gemeinsames Postfach verbinden (z. B. office@)
Setz das Häkchen und trag unter Adresse des gemeinsamen Postfachs die vollständige Adresse ein, zum Beispiel office@deinefirma.at. Darunter steht der Hinweis: Sie melden sich weiterhin mit Ihrem eigenen Konto an. Voraussetzung: Sie sind Mitglied dieses Postfachs.Lässt du das Feld leer, kommst du gar nicht erst zu Microsoft — InboxMate meldet Bitte geben Sie die Adresse des gemeinsamen Postfachs ein.
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Mit deinem eigenen Konto anmelden

Nicht mit dem gemeinsamen Postfach — das hat in der Regel gar kein Passwort. Du meldest dich mit deinem persönlichen Firmenkonto an; Microsoft leitet den Zugriff über deine Berechtigungen auf das gemeinsame Postfach weiter.
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Prüfung abwarten

InboxMate prüft sofort, ob du das gemeinsame Postfach tatsächlich lesen darfst, und legt die Verbindung erst danach an. Schlägt die Prüfung fehl, wird nichts gespeichert.
Nach dem Verbinden läuft alles wie bei einem persönlichen Postfach: InboxMate liest, kategorisiert, archiviert und entwirft Antworten — nur eben im gemeinsamen Postfach. Gesendete Antworten tragen die gemeinsame Adresse als Absender, nicht deinen Namen.
Das Postfach gehört danach erst einmal nur dir. Auch ein gemeinsames Postfach wird als persönliche Verbindung angelegt — die Konversationen sieht zunächst nur die Person, die es verbunden hat. Damit dein Team damit arbeiten kann, musst du es im Einstellungs-Popover der Verbindung ausdrücklich freigeben (Mit allen im Team teilen oder einzelne Personen auswählen). Siehe Freigaben und Eigentümerschaft.
InboxMate liest ausschließlich den Posteingang des gemeinsamen Postfachs. Verschieben Outlook-Regeln eingehende Mails direkt in Unterordner, bekommt InboxMate sie nie zu sehen.

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Voraussetzungen in Microsoft 365

Hier scheitern die meisten Verbindungsversuche. Es sind zwei getrennte Berechtigungen, und beide werden gebraucht:
Mitgliedschaft allein reicht nicht. In einem gemeinsamen Postfach als Mitglied eingetragen zu sein, heißt in Microsoft 365 nicht automatisch, dass du darin auch senden darfst. Vollzugriff und Senden als sind zwei separate Einstellungen und müssen einzeln vergeben werden.Fehlt nur Senden als, lässt sich die Verbindung trotzdem anlegen — InboxMate prüft beim Verbinden nur den Lesezugriff. Der Fehler fällt dann erst auf, wenn die erste Antwort rausgehen soll.
Beides vergibt eure IT im Microsoft 365 Admin Center unter Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer → das Postfach auswählen → Mitglieder bzw. Berechtigungen bearbeiten.

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Berechtigungen brauchen Zeit

Frisch vergebene Postfach-Berechtigungen gelten in Microsoft 365 nicht sofort. Erfahrungsgemäß dauert es 15 bis 60 Minuten, bis sie überall greifen. Wenn die Verbindung direkt nach dem Freischalten scheitert: kurz warten und den Verbindungsversuch danach einfach wiederholen. Das ist normal und kein Fehler in InboxMate.

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Der Selbsttest, der alles beantwortet

Bevor du in InboxMate suchst, mach diesen einen Test:
Öffne Outlook, schreib eine neue E-Mail, setz die gemeinsame Adresse als Absender (Feld Von) und schick sie an dich selbst.
  • Funktioniert das? Dann sind Vollzugriff und Senden als korrekt gesetzt. Ein Verbindungsproblem in InboxMate liegt dann woanders.
  • Funktioniert das nicht? Dann kann InboxMate es auch nicht. InboxMate sendet über exakt denselben Microsoft-Mechanismus wie du beim manuellen Senden. Erst die Berechtigung klären, dann erneut verbinden.

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„Gesendete Elemente“ richtig einstellen

Das ist die Einstellung, die am häufigsten übersehen wird — und Microsoft liefert sie standardmäßig ausgeschaltet aus. Standardmäßig landet eine E-Mail, die jemand als das gemeinsame Postfach verschickt, in den persönlichen gesendeten Elementen dieser Person — nicht im gemeinsamen Postfach. Für InboxMate heißt das: Antworten, die eine Kollegin direkt aus Outlook verschickt hat, sind unsichtbar. InboxMate liest ausschließlich das gemeinsame Postfach. Die Folge im Alltag: Ein Vorgang gilt als unbeantwortet, obwohl längst geantwortet wurde — und die KI schlägt womöglich eine zweite Antwort vor. Eure IT muss deshalb einstellen, dass Kopien gesendeter Nachrichten im gemeinsamen Postfach abgelegt werden. Im Microsoft 365 Admin Center: Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer → Postfach auswählen → Gesendete Elemente → Kopien von Elementen speichern, die als dieses Postfach gesendet werden. Den passenden PowerShell-Befehl zeigt InboxMate fertig ausgefüllt im Einstellungs-Popover der Verbindung an:
Diese Einstellung betrifft nur Nachrichten, die Menschen aus Outlook heraus verschicken. Was InboxMate selbst versendet, wird ohnehin im gemeinsamen Postfach abgelegt.

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Der eingebaute Notnagel — und seine Grenze

Es gibt einen Rückfall-Mechanismus, aber er deckt ehrlicherweise nur einen Teil ab. Ist KI-Entwürfe in Outlook spiegeln aktiv, legt InboxMate seine Antwortentwürfe im Entwurfsordner des gemeinsamen Postfachs ab. Findet es die dazugehörige gesendete Nachricht anschließend nicht in den gesendeten Elementen des gemeinsamen Postfachs, schaut es zusätzlich in den gesendeten Elementen des Kontos nach, mit dem die Verbindung angelegt wurde. Abgeglichen wird über die eindeutige Message-ID der Nachricht — geraten wird nichts. Was das nicht abdeckt:
  • Es greift nur für die Person, die das Postfach verbunden hat. Schickt eine Kollegin die Antwort raus, bleibt sie für InboxMate unsichtbar.
  • Es greift nur für Entwürfe, die InboxMate selbst erzeugt und nach Outlook gespiegelt hat — eine frei getippte Antwort wird so nicht erkannt.
  • Es setzt voraus, dass für die Verbindung KI-Entwürfe in Outlook spiegeln eingeschaltet ist.
Denselben Hinweis findest du in InboxMate im Einstellungs-Popover der Verbindung unter Gesendete Elemente des gemeinsamen Postfachs.
InboxMate kann nicht prüfen, ob eure IT die Kopie ins gemeinsame Postfach schon eingeschaltet hat — Microsoft gibt diese Einstellung über die Graph-API gar nicht heraus. Der Hinweis im Einstellungs-Popover erscheint deshalb immer, auch wenn längst alles richtig eingestellt ist.

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Einschränkung: keine farbigen Kategorien in Outlook

Bei gemeinsamen Postfächern kann InboxMate seine Kategorien nicht als farbige Outlook-Labels registrieren. Das ist eine Einschränkung von Microsoft, nicht von InboxMate: Die Farbliste eines Postfachs liegt in Microsoft 365 in einem Bereich, für den es keine Freigabe für gemeinsame Postfächer gibt. Deshalb steht der Schalter InboxMate-Kategorien zu Outlook spiegeln bei gemeinsamen Postfächern von Anfang an auf aus. Das ist auch die sinnvollere Voreinstellung für ein Postfach, in dem mehrere Personen ohnehin schon von Hand kategorisieren. Schaltest du ihn trotzdem ein, passiert Folgendes:
  • Die Kategorie wird der E-Mail trotzdem zugewiesen und ist in Outlook an der Nachricht sichtbar
  • Nur die Farbe des Kennzeichens fehlt — das Anlegen in der Farbliste schlägt still fehl
  • In InboxMate selbst sieht alles normal aus — Kategorien, Filter und Auswertungen funktionieren vollständig

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Fehlermeldungen beim Verbinden

Für ein fehlendes Senden als gibt es keine solche Meldung. Der Verbindungsaufbau prüft nur den Lesezugriff, deshalb scheitert erst das Senden — und zwar mit einer technischen Fehlermeldung von Microsoft statt mit einem verständlichen Hinweis. Genau deshalb lohnt sich der Selbsttest oben.
Gehört euer Microsoft 365 zu einer verwalteten Organisation, braucht InboxMate zusätzlich die einmalige Admin-Freigabe — unabhängig davon, ob du ein persönliches oder ein gemeinsames Postfach verbindest. Siehe Microsoft 365 Admin-Freigabe.

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Das Postfach später wechseln

Die Zieladresse einer bestehenden Verbindung lässt sich in der Oberfläche derzeit nicht umstellen. Um ein anderes gemeinsames Postfach zu verbinden, trenne die bestehende Verbindung unter Mein Profil → Meine Postfächer und leg sie mit der neuen Adresse neu an. Zwei Dinge, die dabei gerne überraschen:
  • Verbindest du Outlook mit einer anderen gemeinsamen Adresse neu, ohne vorher zu trennen, entsteht eine zweite, eigenständige Verbindung — die alte bleibt bestehen.
  • Verbindest du ohne gesetztes Häkchen neu, wird das gemeinsame Postfach nicht entfernt. Die Verbindung zeigt weiterhin auf dieselbe Adresse, es werden nur die Zugangsdaten erneuert.

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Checkliste vor dem Verbinden

Kein Verteiler, keine Microsoft-365-Gruppe, kein Alias auf einem persönlichen Postfach. Im Admin Center muss es unter Freigegebene Postfächer stehen.
Beides einzeln prüfen. Mitgliedschaft allein genügt nicht.
Aus Outlook eine Mail von der gemeinsamen Adresse an dich selbst senden. Klappt das nicht, klappt auch InboxMate nicht.
Sonst sieht InboxMate nicht, was dein Team aus Outlook heraus beantwortet hat.
Frisch vergebene Rechte greifen in Microsoft 365 verzögert.

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Microsoft 365 Admin-Freigabe

Die einmalige Freigabe durch eure IT — und wie du sie anforderst.

E-Mail-Integration

Alle Verbindungswege, Freigaben im Team und das Spiegeln von Entwürfen.