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Wenn dein Outlook-Konto zu einer Firma gehört, verlangt Microsoft oft eine einmalige Freigabe durch eine Administratorin oder einen Administrator, bevor irgendjemand in eurer Organisation InboxMate mit Outlook verbinden darf. Das ist eine Sicherheitsfunktion von Microsoft 365 und hat nichts mit deinem Konto oder mit InboxMate zu tun. Du hast nichts falsch gemacht.
Private Outlook.com- und Hotmail-Konten sind nicht betroffen. Die Freigabe gilt nur für verwaltete Microsoft-365-Organisationen — und sie ist einmal pro Organisation nötig, nicht einmal pro Person.

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Woran du es erkennst

InboxMate fragt dich, bevor es dich zu Microsoft weiterleitet. Nach dem Klick auf Outlook / Microsoft 365 erscheint eine kurze Rückfrage mit dem Titel „Kurz vorab“:
Firmen-Outlook-Konten brauchen oft eine einmalige Freigabe durch die IT. Sind Sie Admin Ihrer Organisation? Private Konten und Admins verbinden sich direkt.
Darunter stehen zwei Schaltflächen:
  • Ja – jetzt verbinden — du wirst direkt zu Microsoft weitergeleitet
  • Nein – Link an meine IT senden — InboxMate schickt deiner Administration einen fertigen Freigabe-Link
Diese Rückfrage gibt es genau deshalb, damit du gar nicht erst in die Microsoft-Fehlermeldung „Administratorgenehmigung erforderlich“ läufst.
Wähle Ja – jetzt verbinden nur, wenn du wirklich Administrator:in bist. InboxMate prüft das nicht nach — die Frage ist reine Selbstauskunft.Bist du es nicht, zeigt dir Microsoft auf seiner eigenen Seite, dass eine Genehmigung nötig ist. Brichst du dort ab, landest du wieder in InboxMate — allerdings ohne Fehlermeldung und auf der Agenten-Übersicht statt dort, wo du gestartet bist. Es ist also nichts kaputt: Starte den Verbindungsversuch einfach neu und wähle diesmal Nein – Link an meine IT senden.
Das ist der schnellste Weg, wenn du keine Admin-Rechte hast.
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Nein – Link an meine IT senden wählen

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Titel InboxMate für dein Firmenkonto freigeben.
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E-Mail-Adresse der Administration eintragen

Trag die Adresse der Person oder des Teams ein, die euer Microsoft 365 verwaltet — zum Beispiel it-admin@deinefirma.de. Mehr wird nicht abgefragt.
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Auf Freigabe-Link senden klicken

InboxMate verschickt eine vorbereitete E-Mail mit dem fertigen Freigabe-Link. Danach siehst du die Bestätigung Anfrage gesendet.Nicht sicher, wer zuständig ist? Über An weitere Adresse senden kannst du dieselbe Anfrage an weitere Adressen schicken.
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Nach der Freigabe erneut verbinden

Sobald deine IT den Link bestätigt hat, gehst du zurück in InboxMate und verbindest Outlook einfach noch einmal. Diesmal läuft die Anmeldung ohne Rückfrage durch.
Die Anfrage-Mail trägt deine Adresse als Antwortadresse. Wenn deine IT Rückfragen hat, landet die Antwort direkt bei dir.Die Sprache der Mail richtet sich nach der Spracheinstellung eures Workspace: Steht sie auf Englisch, geht die Anfrage auf Englisch raus, sonst auf Deutsch.

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Weg 2 — Du bist selbst Administrator:in

Wähle Ja – jetzt verbinden, melde dich mit deinem Administratorkonto an und bestätige die angefragten Berechtigungen. Microsoft hinterlegt die Freigabe anschließend für die gesamte Organisation. Alternativ kannst du dir den Freigabe-Link über Nein – Link an meine IT senden an deine eigene Adresse schicken und ihn in Ruhe mit dem Administratorkonto öffnen — etwa dann, wenn du im Alltag mit einem normalen Benutzerkonto angemeldet bist.

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Was deine Administration bekommt und tun muss

Die E-Mail, die InboxMate verschickt, hat den Betreff:
Freigabe benötigt: <dein Name> möchte InboxMate mit Outlook verbinden
Sie enthält eine kurze Erklärung, die Liste der angefragten Berechtigungen, einen Sicherheitshinweis und die Schaltfläche InboxMate jetzt freigeben. Für die Administration sind es drei Schritte:
  1. Als Globale/r Administrator/in bei Microsoft 365 anmelden — mit einem normalen Benutzerkonto funktioniert die Freigabe nicht.
  2. Den Link aus der E-Mail öffnen und die Berechtigungen bestätigen.
  3. Fertig. Es erscheint die Bestätigungsseite InboxMate erfolgreich hinzugefügt. Der Tab kann geschlossen werden — es ist keine Anmeldung bei InboxMate nötig.
Bricht der Vorgang ab, erscheint stattdessen Freigabe nicht abgeschlossen. In dem Fall den Link erneut öffnen und sicherstellen, dass die Anmeldung wirklich mit einem globalen Administratorkonto erfolgt.

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Sicherheitshinweis in der E-Mail

Die Anfrage-Mail enthält bewusst eine Warnung an die Administration, vor der Freigabe kurz zu prüfen, ob die Anfrage tatsächlich von der genannten Person stammt. Das ist Absicht: Ein Freigabe-Link gilt für die gesamte Organisation, deshalb soll niemand ihn ungeprüft anklicken.

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Welche Berechtigungen InboxMate anfragt

In der Anfrage-Mail steht die Kurzfassung in Alltagssprache:
  • E-Mails lesen und organisieren
  • Antworten im Namen der Nutzerin/des Nutzers senden
  • Postfach-Kategorien verwalten (farbige Labels in Outlook)
Technisch sind das diese sieben delegierten Microsoft-Graph-Berechtigungen:
Delegiert heißt: InboxMate handelt ausschließlich im Kontext der jeweils angemeldeten Person und sieht nur, worauf diese Person ohnehin Zugriff hat. Es gibt keinen organisationsweiten Zugriff auf fremde Postfächer.

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Häufige Rückfragen

Nein. Die Freigabe gilt einmal für die gesamte Organisation. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Postfach ohne weitere Rückfrage.
Prüft, ob die Freigabe tatsächlich mit einem globalen Administratorkonto erteilt wurde und ob die Bestätigungsseite InboxMate erfolgreich hinzugefügt erschienen ist. Wurde der Vorgang vorher abgebrochen, ist die Freigabe nicht hinterlegt.
Ja. Entfernt InboxMate in Microsoft Entra ID → Unternehmensanwendungen. Danach müssen Nutzer:innen beim nächsten Verbindungsversuch erneut durch die Freigabe.
Das passiert, wenn der Microsoft-Login abgebrochen wurde — in aller Regel, weil die Freigabe fehlt oder mit einem Konto ohne Admin-Rechte versucht wurde. InboxMate leitet dich dann auf die Agenten-Übersicht zurück, ohne einen Hinweis anzuzeigen. Es wurde nichts gespeichert: Starte den Verbindungsversuch neu und wähle Nein – Link an meine IT senden.

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